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电子档案访问日志审计制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范档案馆的档案访问日志审计工作，确保档案信息的安全性、完整性和合规性使用。通过对档案访问行为的记录、审查和分析，及时发现潜在的安全风险、违规操作以及服务质量问题，为档案馆的管理决策提供有力依据，保障档案馆运营的稳定和可持续发展，更好地践行我们“以客户为中心，守护历史记忆”的企业文化。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及所有访问档案馆档案资源的顾客。无论是通过线下实地查阅，还是线上数字化平台访问档案，其相关的访问行为均受本制度的约束。

3.基本原则

-全面覆盖：对所有类型的档案访问操作进行无死角记录与审计，确保没有任何重要信息被遗漏。

-客观公正：审计过程和结果应基于客观事实，不受任何主观偏见或外部因素干扰，秉持公正的态度对待每一次访问行为。

-及时高效：能够及时捕捉到异常访问行为，并迅速做出反应，以减少可能造成的损失或不良影响。同时，审计工作应注重效率，避免因繁琐流程导致信息滞后。

-必威体育官网网址性：在审计过程中，对涉及的敏感信息和机密内容严格必威体育官网网址，防止信息泄露。

二、组织架构与职责划分

1.审计小组

-组成：由档案馆行政主管担任组长，成员包括信息技术部门的技术骨干、档案管理部门的资深馆员以及法务合规专家。

-职责：全面负责档案访问日志审计工作的规划、组织和实施。定期审查审计报告，对发现的问题进行深入分析，并提出针对性的改进措施和决策建议。

2.信息技术部门

-职责：负责搭建和维护档案访问日志记录系统，确保系统的稳定性和可靠性，保证日志数据的准确采集和存储。协助审计小组进行数据提取、分析工具的提供以及技术方面的支持，对涉及技术层面的异常访问行为进行深入调查和解释。

3.档案管理部门

-职责：配合审计小组开展工作，提供与档案业务相关的专业知识和背景信息。对涉及档案内容和使用权限的问题进行解释和说明，协助核实访问行为是否符合档案管理规定和业务流程。

4.法务合规部门

-职责：审查档案访问行为是否符合法律法规和档案馆内部的规章制度，对审计过程中发现的潜在法律风险进行评估和预警。为审计小组提供法律意见和建议，确保审计工作在合法合规的框架内进行。

三、管理流程

1.日志记录

-记录范围：详细记录所有档案访问行为，包括访问时间、访问者身份（员工工号、顾客身份信息）、访问的档案名称或编号、访问方式（在线检索、实地查阅等）、访问操作类型（查询、下载、复制等）以及访问结果（成功、失败及原因）。

-记录方式：通过信息技术手段，在档案管理系统和网络访问日志中自动记录相关信息。对于实地查阅，要求查阅者填写纸质或电子查阅登记表，确保信息完整准确。

-数据存储：日志数据应按照规定的格式和周期进行存储，存储期限根据法律法规和档案馆实际需求设定，确保数据的可追溯性。同时，采用数据备份和恢复机制，防止数据丢失。

2.审计计划制定

-定期审计：审计小组制定年度、季度和月度审计计划，明确审计的范围、重点和时间安排。定期审计应覆盖不同部门、不同类型档案以及不同访问方式的日志记录。

-专项审计：根据实际情况，如发生安全事件、投诉举报或业务调整等，启动专项审计。专项审计针对特定问题或时间段进行深入审查，及时发现和解决问题。

3.审计实施

-数据分析：审计人员运用数据分析工具和技术，对日志数据进行筛选、排序、统计和关联分析，寻找异常模式和潜在问题线索。例如，频繁访问敏感档案、异常的访问时间分布、大量的数据下载等。

-实地核实：对于通过数据分析发现的可疑情况，审计人员应与相关部门和人员进行沟通核实。必要时，查阅实地查阅记录、访谈访问者或相关工作人员，获取更多证据。

-形成审计报告：审计人员根据审计结果，撰写详细的审计报告。报告内容应包括审计目的、范围、方法、发现的问题、问题分析以及改进建议等。审计报告应采用规范的格式和清晰的表述，确保管理层和相关部门能够准确理解审计结果。

4.问题处理与反馈

-问题分类与评估：审计小组对审计发现的问题进行分类，如安全违规、操作失误、流程缺陷等，并评估问题的严重程度和影响范围。根据评估结果，确定问题的优先级和处理方式。

-整改措施制定与执行：针对发现的问题，审计小组与相关部门共同制定整改措施，并明确责任人和整改期限。相关部门负责整改措施的具体执行，确保问题得到有效解决。

-反馈与跟踪：整改完成后，相关部门应向审计小组反馈整改情况。审计小组对整改效果进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对于反复出现的问题，应深入分析原因，完善制度和流程，防止问题再次发生。