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费用系统培训课件

费用系统培训目标1了解系统全流程全面掌握费用系统的各个模块功能，包括费用申请、审批、报销和查询等全流程操作，建立系统性认知。2提高操作效率通过规范化操作流程，减少报销单据往返修改次数，缩短费用报销周期，提高员工工作效率和满意度。3降低错误率明确各类费用报销规范和系统操作要点，减少因操作不当导致的错误和延误，提升费用管理质量。

费用系统整体架构介绍系统架构我们的费用系统采用云原生架构设计，主要包含以下核心模块：报销模块：支持各类费用的申请、提交和跟踪审批模块：多级审批流程配置与执行预算模块：预算编制、分配和控制分析模块：费用数据统计与分析展示系统管理：用户权限与基础数据管理系统支持PC端Web访问及移动端APP操作，实现随时随地处理费用事务。数据安全与权限管理系统采用严格的数据加密和访问控制机制，确保费用数据安全：分级权限管理，确保数据按需访问操作日志全记录，支持审计追溯数据传输加密，防止信息泄露

用户与权限管理角色权限定义系统设置了多种用户角色，每种角色拥有不同的操作权限：普通员工：提交费用申请、查询个人费用历史部门主管：审批下属费用、查看部门费用统计财务人员：费用核算、发票查验、账务处理系统管理员：系统配置、权限分配、基础数据维护权限分级配置权限配置遵循最小授权原则，按照组织层级进行设置：公司级：全局数据查看与系统配置权限部门级：本部门及下属部门数据查看权限个人级：仅限个人相关数据的操作权限特殊权限需经过审批流程，确保权限合理分配。账号维护与分配账号管理流程规范化：新员工入职自动创建账号并分配基础权限员工调岗时权限自动调整，确保数据安全离职员工账号及时冻结，防止信息泄露

费用种类与科目设置主要费用类型系统预设了常用费用类型，便于快速选择：费用大类具体科目适用场景差旅费交通、住宿、餐饮出差期间产生的相关费用办公费文具、耗材、设备日常办公所需物品会议费场地、餐饮、设备租赁举办会议产生的费用培训费培训费、资料费员工培训相关支出招待费餐饮、礼品业务接待相关费用其他费用通讯、福利等不属于以上类别的费用自定义费用科目规则针对公司特殊业务需求，系统支持自定义费用科目：支持多级科目体系，最多可设置4级科目科目可设置使用权限，限定特定部门使用科目可关联预算控制，实现精细化管理支持科目有效期设置，便于临时项目管理预算对接说明费用科目与预算系统紧密集成：科目结构与预算体系一致，确保数据匹配费用发生时自动占用对应科目预算支持预算调整时科目映射关系同步更新提供预算执行分析报表，直观展示费用情况

报销流程概览费用申请员工在系统中填写费用申请单，选择费用类型，填写金额和相关说明，上传发票等附件。主管审批部门主管收到系统通知，对费用申请进行审核，可以批准、退回或转交他人处理。财务审核财务人员对费用单据进行合规性审核，包括发票查验、金额核对和预算检查等。付款处理财务部门进行账务处理，生成付款凭证，安排资金支付，并完成账务入账。归档完成费用报销流程完成后，系统自动归档相关单据和附件，支持后续查询和审计。系统自动化提醒为确保流程顺畅运行，系统设置了多种自动提醒机制：待办任务提醒：各节点处理人收到待办提醒，避免遗漏超时预警：审批超过预定时间自动发送提醒异常警告：费用金额异常或超预算时发出预警通知流程完成通知：费用处理完成后通知申请人

新建费用申请操作演示基本信息填写步骤登录系统，点击新建费用申请按钮选择费用类型（如差旅费、办公费等）填写费用发生日期、金额和用途说明选择所属部门和费用承担项目填写详细费用明细，支持多条费用录入核对信息无误后提交申请选择费用科目与预算关联根据费用性质选择正确的费用科目系统会自动关联对应的预算项目如有超预算情况，系统会提示并要求说明原因项目相关费用需选择对应项目编号上传附件要求不同类型费用需上传的附件要求：费用类型必需附件格式要求差旅费发票、行程单JPG/PDF，清晰可见办公费发票、采购明细JPG/PDF，不超过5MB会议费发票、会议通知、签到表多个文件需打包上传培训费发票、培训证明培训证明需有公章其他费用发票、说明文件需详细说明用途注意：所有电子发票需下载原始PDF文件上传，不得使用截图；纸质发票需拍照或扫描，确保清晰完整。

费用单据审批流程1提交申请员工填写费用申请并提交系统，系统根据费用类型、金额自动判断审批路径。2组长初审小额费用（≤￥1,000）由直接上级组长审批；大额费用需逐级审批。组长主要审核费用合理性和真实性。3部门经理审批中额费用（￥1,001-￥5,000）需部门经理审批；主要审核费用合规性和预算情况。4总监审批大额费用（￥5,001-￥20,000）需总监审批；特别关注费用必要性和成本效益。5财务审核所有费用均需财务审核；财务人员审核票据合规性、预算执行情况和账务处理。6总经理审批超大额费用（￥20