2022年度全校各单位综合档案归档工作指引.PDFVIP

2022年度全校各单位综合档案

归档工作指引

档案馆实体档案部郑珊珊

2022年4月12日

全校综合档案归档流程

6、从档案系统

生成全引目录7、填写“档案

2、确认本单位3、纸质材料具体整4、归档目录著录5、归档目录数据

（PDF格式）并移交目录表”，

1、确认并报送本单位应收集归档范围，理（《归档文件整（档案馆指定的导入档案管理系统

打印，根据全引打印一式两仹签

档案工作小组人员名单；收集相关的文件理规则》DAT22-EXCEL格式档案离（经档案馆工作人

目录再次核对纸字盖章，联系预

材料纸质版；2015）；线著录表）；员检查后）；

质档案是否不数约移交档案。

据对应一致；

归档范围

《2022年度中山大学档案

归档范围和保管期限表》

归档的是本单位形成

的文件材料。

外来文如是经过党办/校

办下发的，统一由党办/

具体请参考《档案馆关于开展2022年度归档工作校办归档即可，各单位

的通知》附件1，无需再重复归档。

各单位职能调整时请及时联系档案馆工作人员

进行修订。

《归档文件整理规则》（DAT22-2015）：术语和定义

国家档案局发布的行业标准

本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

定义了以下档案整理的常用术语：归档文件、整理、件、档号

归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保

存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质

归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、

元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

件：归档文件的整理单位。

档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类

别和排列顺序。

《归档文件整理规则》（DAT22-2015）：一般要求

组件（件的组成）

归档文件一般以每份文件为一件：

正文、附件；文件正本不定稿；报表、名册等一册（本）（作为文件附件时除外）；简报、会议

纨要等材料一期；会议记录本一年一本的；

来文不复文（请示不批复、函不复函等）；

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸不相关文件为一件

件内文件排序：

正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后。

来文不复文作为一件时，