建筑公司档案数字化备份管理制度.doc

建筑公司档案数字化备份管理制度

一、总则

1.目的

为适应建筑公司业务发展需求，有效管理公司各类档案信息，提高档案利用效率，确保档案数据的安全性、完整性和可追溯性，结合公司实际情况，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于建筑公司全体员工及与公司档案管理相关的各项活动。公司所有部门和员工在档案的形成、收集、整理、存储、利用等过程中均需遵守本制度。

3.基本原则

遵循真实性、完整性、必威体育官网网址性、可用性原则。确保档案内容真实可靠，全面记录公司各项活动；严格保护档案信息的机密性，防止信息泄露；保障档案数据随时可被合法利用，满足公司运营管理的需求。

4.企业文化与经营理念融入

本制度紧密结合公司的企业文化与经营理念。秉持创新、高效、协作、共赢的价值观，强调档案管理工作要为公司的项目建设、客户服务和持续发展提供有力支持。鼓励员工积极参与档案管理，提高档案利用价值，以实现公司的经营目标。

二、组织架构与职责划分

1.档案管理领导小组

-组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理及各主要部门负责人。

-职责：负责制定档案管理的战略规划和重大决策；协调各部门之间在档案管理工作中的关系；监督档案管理制度的执行情况；审批档案管理工作的预算和资源配置。

2.档案管理部门

-组成：设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。

-职责：负责制定和完善档案管理制度、流程和标准；组织开展档案的收集、整理、分类、编目、数字化处理、存储和保管工作；负责档案的借阅、查询、利用服务；对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查；定期对档案进行鉴定、销毁等处置工作。

3.各部门

-职责：负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并及时移交至档案管理部门；指定专人负责与档案管理部门的沟通协调，确保本部门档案管理工作的顺利进行；按照规定权限和流程申请利用档案资源。

三、管理流程

1.档案收集

-各部门应明确档案收集范围，确保与本部门业务相关的各类文件、资料、记录等及时收集齐全。收集范围包括但不限于项目文件、合同协议、技术资料、往来信函、会议纪要等。

-档案收集工作应遵循定期收集与实时收集相结合的原则。各部门定期将收集整理好的档案移交至档案管理部门，对于重要紧急的档案应及时移交。

-档案管理人员在接收档案时，应对档案的完整性、准确性进行检查，填写档案交接清单，双方签字确认。

2.档案整理与分类

-档案管理部门按照既定的分类标准对接收的档案进行整理分类。分类应科学合理，便于查找和管理。可根据档案的来源、形成时间、项目类别、文件类型等因素进行分类。

-对档案进行编号、编目，编制档案目录清单，明确每份档案的名称、日期、来源、保管期限等关键信息。

3.档案数字化处理

-采用先进的数字化技术对重要档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，将纸质档案转化为电子档案。

-确保数字化档案的质量，图像清晰、完整，数据准确无误。对数字化档案进行加密存储，设置访问权限，保障数据安全。

4.档案存储与保管

-建立实体档案库房和电子档案存储系统，分别对纸质档案和电子档案进行妥善保管。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设施。

-电子档案存储系统应定期进行数据备份，采用异地存储等方式防止数据丢失。对档案的存储位置、存储状态进行实时监控和记录。

5.档案利用

-建立档案借阅和查询制度，明确借阅和查询的流程和权限。员工因工作需要借阅或查询档案时，需填写申请单，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理相关手续。

-档案管理人员应按照规定及时提供档案服务，记录档案的借阅和查询情况，跟踪档案的归还情况。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照规定的流程和权限申请利用公司档案资源，以满足工作需要。

-对档案管理工作提出意见和建议，促进档案管理水平的提高。

2.员工义务

-有义务积极配合公司档案管理工作，及时收集、整理和移交本部门的档案。

-严格遵守档案管理制度，保守档案机密信息，不得擅自泄露、篡改、销毁档案。

3.公司权利

-公司有权对所有档案进行统一管理、调配和利用，确保档案为公司的整体利益服务。

-对违反档案管理制度的行为进行调查和处理。

4.公司义务

-为档案管理工作提供必要的资源支持，包括人力、物力和财力保障。

-定期组织员工进行档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-档案管理领导小组定期对档案管理工作进行检查和评估，重点检查档案管理制度的执行情况、档案