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汽修厂维修记录存档与追溯制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范汽修厂维修记录的存档与追溯管理，确保维修信息的完整性、准确性和可追溯性，提高维修服务质量，增强客户信任，同时满足安全生产、运营管理和法律法规要求。

2.适用范围

本制度适用于汽修厂全体员工以及涉及维修服务的客户。

3.企业文化与经营理念体现

秉持“专业、诚信、高效、创新”的企业文化，以客户为中心，通过完善的维修记录存档与追溯体系，为客户提供可靠的汽车维修服务，践行“用精湛技术和贴心服务，让每一辆车安全出行”的经营理念。

4.原则

遵循真实性、完整性、及时性、必威体育官网网址性原则，确保维修记录如实反映维修过程和结果，不遗漏重要信息，及时记录和归档，保护客户和企业的隐私。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-负责制定和审批维修记录存档与追溯制度，确保制度符合企业战略和运营需求。

-监督制度的执行情况，协调各部门之间的工作，保障制度有效实施。

-对重大维修记录的追溯和处理决策负责。

2.维修部门

-维修技师负责在维修过程中详细记录维修项目、维修时间、更换的零部件等信息，确保记录真实、准确、完整。

-维修班组长审核维修技师的记录，对记录的准确性和完整性负责，并及时将记录提交给档案管理部门。

3.档案管理部门

-负责接收、整理、存储和保管维修记录档案，建立科学的档案管理系统，确保档案易于查询和追溯。

-定期对档案进行备份，防止数据丢失，并对档案的安全性和必威体育官网网址性负责。

-按照规定的流程为内部员工和客户提供档案查询服务。

4.质量检验部门

-在维修质量检验过程中，记录检验结果、发现的问题以及整改情况等信息，并将相关记录反馈给维修部门和档案管理部门。

-协助档案管理部门对涉及质量问题的维修记录进行追溯和分析，为质量改进提供依据。

5.客户服务部门

-在与客户沟通和服务过程中，收集客户对维修服务的反馈信息，包括客户意见、投诉等，并将相关信息与维修记录进行关联。

-负责解答客户关于维修记录的咨询，协助客户进行维修记录的查询和追溯。

三、管理流程

1.维修记录的生成

-维修技师在接到维修任务后，在维修工单上详细记录车辆基本信息、维修项目、故障描述等初始信息。

-在维修过程中，及时记录维修步骤、使用的工具、更换的零部件（包括品牌、型号、批次等）、维修时间等详细信息。对于维修过程中发现的新问题或变更的维修项目，要及时更新记录。

-维修完成后，维修技师填写维修结果、试车情况等信息，并签字确认。

2.维修记录的审核

-维修班组长收到维修技师提交的维修工单后，对记录的内容进行审核。审核内容包括信息的完整性、准确性、逻辑性等。

-如发现记录存在问题，及时与维修技师沟通核实，要求其进行修改和补充。审核通过后，维修班组长签字确认，并将维修工单提交给档案管理部门。

3.维修记录的存档

-档案管理部门接收维修工单后，对其进行分类整理。按照车辆类型、维修日期、维修项目等进行分类，建立电子和纸质档案索引。

-将维修工单录入电子档案管理系统，确保电子记录与纸质记录一致。同时，对纸质档案进行编号、装订，存放在专门的档案存储区域，确保档案存放安全、有序，便于查找。

-定期对档案进行盘点和清理，对于超过规定保存期限且无保留价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，但需保留销毁记录。

4.维修记录的查询与追溯

-内部员工因工作需要查询维修记录时，需填写查询申请表，注明查询目的、车辆信息、维修时间段等内容，经部门负责人审批后，提交给档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行查询，并在规定时间内将查询结果反馈给申请人。

-客户查询维修记录时，客户服务部门接待并核实客户身份信息。确认无误后，为客户提供查询服务。可通过电子系统或纸质档案为客户提供维修记录的复印件或详细信息说明。

-在出现质量问题、客户投诉、安全生产事故等情况下，启动追溯流程。由相关部门提出追溯需求，档案管理部门根据需求快速定位和提供相关的维修记录。各部门根据维修记录进行调查分析，查找问题原因，采取相应的整改和处理措施。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权查阅与自己工作相关的维修记录，以便更好地完成工作任务和提升业务水平。

-对维修记录存档与追溯制度的执行情况有提出建议和意见的权利。

2.员工义务

-严格按照制度要求，如实、准确、完整、及时地记录维修信息，不得篡改、伪造记录。

-配合档案管理部门和其他相关部门的工作，提供必要的协助，确保维修记录的存档和追溯工作顺利进行。