建筑公司项目对外接待费用控制制度.doc

建筑公司项目对外接待费用控制制度

一、总则

1.目的

为加强本建筑公司项目对外接待工作的管理与规范，有效控制接待费用支出，提高公司运营效益，确保每一笔接待费用都能合理、合规且高效地服务于项目开展，结合公司的企业文化和经营理念，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于建筑公司全体员工在执行项目相关对外接待工作时的费用控制管理。同时，本制度的执行情况接受公司客户及合作伙伴的监督，以确保公司对外接待工作的公正性与透明度。

3.原则

-遵循公司“诚信、创新、高效、共赢”的企业文化，接待工作要热情、真诚，展现公司良好形象。

-严格按照公司经营理念，以促进项目合作为导向，接待费用支出要注重效益，避免铺张浪费。

-坚持扁平化管理原则，简化审批流程，提高决策效率，确保接待工作能及时、有效地开展。

二、组织架构与职责划分

1.接待工作小组

-组长：由公司项目负责人担任，全面负责项目对外接待工作的统筹与决策，对接待费用进行总体把控，确保接待工作与项目目标紧密结合。

-成员：包括市场营销人员、技术骨干、行政人员等。市场营销人员负责与客户沟通协调，了解接待需求；技术骨干提供专业技术支持与讲解；行政人员负责具体接待安排与费用管理。

2.财务部门

负责制定接待费用预算标准，审核接待费用报销凭证，对费用支出进行监控与分析，定期向公司管理层汇报接待费用执行情况，确保费用支出符合财务规定和公司成本控制要求。

3.审计部门

定期对项目对外接待费用进行审计，检查费用支出的合规性、合理性，核实接待事项与审批流程的一致性，对违规行为提出整改意见并监督执行。

三、管理流程

1.接待申请

-员工因项目需要进行对外接待时，应提前填写《项目对外接待申请表》，详细说明接待对象、接待事由、接待时间、预计接待费用等信息。

-将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人根据项目实际情况和接待标准进行审批。若预计接待费用超过一定金额，需提交至公司项目负责人审批。

2.预算编制

-财务部门根据公司年度经营计划和项目需求，结合以往接待费用数据，制定项目对外接待费用预算标准。预算标准应根据接待对象的级别、接待活动的性质等因素进行差异化设定。

-在接待申请获批后，财务部门根据申请表中的预计费用和预算标准，为该接待任务分配相应的费用额度，并记录在案。

3.接待安排

-行政人员根据审批通过的申请表，负责具体的接待安排，包括预订酒店、安排餐饮、交通接送、会议场地布置等。在安排过程中，要严格遵循接待标准，选择性价比高的服务供应商。

-接待过程中如需临时调整接待内容或增加费用支出，接待人员应及时向项目负责人汇报，经批准后方可实施。

4.费用报销

-接待工作结束后，接待人员应在规定时间内整理好相关发票、收据等报销凭证，填写《项目对外接待费用报销单》，详细列出各项费用明细，并附上接待申请表、接待行程安排等相关证明材料。

-将报销单提交至部门负责人初审，审核通过后再交至财务部门。财务部门严格按照公司财务制度和接待费用预算标准进行审核，对不符合规定的报销凭证予以退回。审核无误后，提交公司领导审批，最后进行报销支付。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照公司规定申请合理的项目对外接待费用，以确保接待工作顺利开展，促进项目合作。

-在接待工作中，员工有权根据实际情况，在预算范围内灵活安排接待活动，但需保证费用支出合理、合规。

-员工对审核不通过的报销申请有申诉的权利，可向财务部门或公司领导说明情况，要求重新审核。

2.员工义务

-员工有义务遵守本制度的各项规定，如实填写接待申请和费用报销信息，不得虚报、瞒报费用。

-在接待过程中，员工要积极维护公司形象，遵循公司的企业文化和经营理念，确保接待工作的质量和效果。

-接待结束后，员工应及时整理相关资料，配合财务和审计部门的工作，提供必要的证明材料。

3.公司权利

-公司有权根据项目实际情况和经营效益，调整接待费用预算标准和管理流程。

-对于违反本制度的员工，公司有权按照相关规定进行处罚。

4.公司义务

-公司有义务为员工提供必要的培训和指导，使其熟悉接待工作流程和费用控制要求。

-公司应根据员工的接待工作表现，给予相应的绩效考核奖励，体现人文关怀，激励员工积极做好接待工作。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-财务部门定期对项目对外接待费用进行内部检查，对比预算执行情况，分析费用变动原因，及时发现并纠正不合理的支出。

-审计部门每年至少开展一次全面的接待费用审计，对发现的问题提出整改建