房地产销售公司车辆加油管理办法​.doc

房地产销售公司车辆加油管理办法?

一、总则

1.目的

本办法旨在加强公司车辆加油管理，规范加油行为，降低运营成本，提高车辆使用效率，确保公司车辆正常运行，更好地服务于房地产销售业务开展。同时，契合公司注重运营效益、追求高效管理的经营理念。

2.适用范围

本办法适用于房地产销售公司全体使用公司车辆的员工。

3.基本原则

遵循公司扁平化管理原则，简化不必要的审批流程，提高管理效率。在车辆加油管理中秉持公平、公正、公开的原则，确保每一笔加油费用合理、透明，同时兼顾安全生产要求，保障加油过程安全无事故。体现公司人文关怀，在满足业务需求的前提下，合理安排加油相关事宜，方便员工工作。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责制定和完善车辆加油管理办法，并监督执行。

-统计公司车辆加油情况，建立加油台账，定期对加油数据进行分析，为公司车辆运营成本控制提供数据支持。

-与加油站建立合作关系，争取优惠政策，降低加油成本。

-负责处理加油过程中出现的异常情况和纠纷。

2.财务部门

-审核车辆加油费用报销凭证，确保费用支出符合公司财务制度和本管理办法。

-对车辆加油费用进行核算和记账，定期与行政部门核对数据，保障财务数据的准确性。

-根据加油费用情况，协助行政部门进行成本分析和预算控制。

3.车辆使用部门（销售部门等）

-合理安排车辆使用计划，提前告知行政部门车辆加油需求。

-督促本部门员工遵守车辆加油管理办法，确保加油过程安全、规范。

-协助行政部门对本部门车辆的加油情况进行统计和分析。

4.车辆使用员工

-严格遵守本办法规定的加油流程，确保加油安全。

-准确记录每次加油的相关信息，如加油时间、地点、金额、加油量等，并及时提交给行政部门。

-发现车辆加油相关问题及时向行政部门反馈。

三、管理流程

1.加油申请

-员工因业务需要使用公司车辆外出时，应提前填写《车辆使用申请表》，注明预计行驶里程、加油需求等信息，提交给部门负责人审批。

-部门负责人根据业务实际情况进行审批，批准后将申请表转交行政部门。

-行政部门根据车辆的加油情况和员工申请，安排加油事宜。对于在公司附近加油站可加油的情况，行政部门可直接通知员工前往指定加油站加油；对于长途出行或特殊情况，行政部门可为员工预借一定金额的加油费用或提供加油卡。

2.日常加油流程

-定点加油：公司与指定加油站建立长期合作关系，员工应在指定加油站加油。加油时，员工需向加油站工作人员出示公司加油凭证（加油卡或加油介绍信），按照加油站的操作规范完成加油。

-非定点加油：如因特殊情况（如车辆故障、路途偏远等）无法在指定加油站加油，员工应选择正规加油站加油，并保留好加油发票。加油后，及时向行政部门报备，说明原因。

-加油记录：无论定点还是非定点加油，员工都必须准确记录加油日期、时间、加油站名称、加油量、金额、车辆里程数等信息。可通过在加油发票背面备注或填写专门的《车辆加油记录表》等方式进行记录。

3.加油费用报销

-员工完成加油后，应及时将加油发票和相关记录提交给行政部门。发票必须真实、有效，符合公司财务报销要求。

-行政部门对加油发票和记录进行审核，核对加油信息的准确性和合理性。审核通过后，将发票和报销单转交财务部门。

-财务部门按照公司财务制度对加油费用进行报销审核，审核无误后进行报销付款。对于不符合规定的报销申请，财务部门应及时告知行政部门和员工，说明原因并要求补充或更正相关材料。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权根据业务需要申请使用公司车辆，并按照规定流程获得加油支持，以保障工作顺利开展。

-对于行政部门和财务部门在加油管理过程中的不合理要求或处理方式，员工有权提出申诉，公司将及时进行调查和处理。

-在遵守公司规定的前提下，员工有权享受公司与加油站合作提供的优惠政策，降低加油成本。

2.员工义务

-员工有义务遵守本办法规定的加油流程和相关制度，如实记录加油信息，不得虚报、瞒报加油费用。

-爱护公司车辆，合理使用车辆，避免因不必要的驾驶行为导致油耗增加。如因个人原因造成车辆损坏或油耗异常增加，员工应承担相应责任。

-配合行政部门和财务部门的工作，及时提供加油相关资料，接受公司对车辆加油情况的检查和监督。

3.公司权利

-公司有权对员工的车辆加油行为进行监督和检查，确保加油费用合理、合规。

-根据业务发展和成本控制需要，公司有权调整车辆加油管理办法和相关规定。