行政办公设备采购选型管理规定​.doc

行政办公设备采购选型管理规定?

行政办公设备采购选型管理规定

一、总则

1.目的

为规范本高端宾馆行政办公设备的采购选型工作，确保所采购的办公设备能满足宾馆各部门的工作需求，提高工作效率，降低采购成本，提升设备的整体质量和使用效益，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于宾馆行政部门所涉及的各类办公设备的采购选型管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅、文件柜等设备。

3.管理原则

-需求导向原则：采购选型应紧密围绕宾馆各部门实际工作需求展开，确保所采购设备能够切实解决工作中的问题，提升工作效率。

-质量优先原则：在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、性能稳定的办公设备，以减少设备故障和维修成本，保障工作的正常进行。

-性价比最优原则：综合考虑设备的价格、性能、功能、售后服务等因素，在预算范围内选择性价比最高的产品，实现资源的合理配置。

-规范化与标准化原则：采购选型过程应严格遵循既定的流程和标准，确保公平、公正、公开，同时尽量选择标准化产品，以便于管理和维护。

二、职责分工

1.使用部门

-需求提出：负责根据本部门工作实际情况，提出办公设备的采购需求，并详细说明设备的功能、性能、数量等要求。

-参与选型：积极参与采购选型工作，提供对设备实际使用的反馈和建议，协助评估设备是否符合工作需求。

-验收试用：在设备到货后，负责对设备进行验收和试用，检查设备是否满足预定的使用要求，并及时反馈使用过程中发现的问题。

2.行政部门

-需求汇总与整理：收集各使用部门的采购需求，进行汇总和整理，对需求的合理性和必要性进行初步评估。

-选型调研：根据使用部门的需求，开展办公设备选型的市场调研工作，收集相关产品信息，包括品牌、型号、价格、性能、售后服务等资料。

-采购流程执行：依据选定的设备型号，按照宾馆的采购流程，组织实施采购工作，包括招标、询价、谈判、签订合同等环节。

-设备管理：负责办公设备的登记、入库、调配、维护等日常管理工作，建立设备档案，跟踪设备的使用情况。

3.财务部门

-预算编制与审核：参与办公设备采购预算的编制工作，根据宾馆的财务状况和发展规划，对采购预算进行审核，确保采购资金的合理安排。

-成本控制：在采购选型过程中，从财务角度对设备的价格、使用成本、折旧等进行分析和评估，协助选择性价比最优的产品，控制采购成本。

-付款审核：对采购合同的付款条款进行审核，按照财务制度办理设备采购的付款手续。

4.技术支持部门

-技术评估：对行政部门提交的办公设备选型方案进行技术评估，从技术可行性、兼容性、可维护性等方面提出专业意见和建议。

-技术指导：在设备采购过程中，为行政部门和使用部门提供技术指导，协助解决技术难题，确保所采购设备的技术性能符合要求。

-售后技术服务监督：参与设备的验收工作，监督供应商的售后技术服务质量，协助解决设备在使用过程中出现的技术问题。

三、采购选型流程

1.需求申报

-每年年末，各使用部门根据下一年度的工作任务和业务发展需求，填写《办公设备采购需求申报表》，详细列出所需办公设备的名称、规格、型号、数量、用途、预计使用时间等信息，并提交给行政部门。

-对于因特殊情况临时产生的采购需求，使用部门应及时填写《临时办公设备采购需求申报表》，说明需求的紧急程度和原因，提交行政部门。

2.需求评估与汇总

-行政部门收到各使用部门的采购需求申报后，组织相关人员对需求进行评估，重点审查需求的合理性、必要性以及与宾馆整体发展规划的契合度。

-对于需求不明确或存在疑问的，行政部门应及时与使用部门沟通，进一步了解情况，确保需求的准确性。

-行政部门将经过评估后的采购需求进行汇总整理，形成《年度（临时）办公设备采购需求汇总表》，提交给财务部门进行预算审核。

3.预算审核

-财务部门根据行政部门提交的《年度（临时）办公设备采购需求汇总表》，结合宾馆的财务预算情况，对采购预算进行审核。

-财务部门从资金的可承受性、成本效益等方面进行分析，提出预算调整建议，并反馈给行政部门。

-行政部门根据财务部门的审核意见，对采购需求进行适当调整，确保采购预算在宾馆可承受的范围内。调整后的采购需求汇总表经分管领导审批后，作为采购选型的依据。

4.选型调研

-行政部门根据审批后的采购需求，组织开展办公设备选型调研工作。调研方式包括但不限于市场走访、网络查询、咨询行业专家、查阅产品资料、向供应商询价等。

-在调研过程中，行政部门应收集至