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广东印章备案管理制度

总则

目的

为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本管理制度。本制度适用于广东地区内公司总部及各分支机构。

适用范围

本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、业务专用章以及各部门专用章等具有法律效力或代表公司意志的印章。

基本原则

1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等应严格遵守国家法律法规及公司相关规定。

2.专人负责原则：明确专人负责印章的管理，确保印章使用安全、规范。

3.审批登记原则：印章使用必须经过严格的审批流程，并进行详细登记。

4.风险防控原则：加强印章管理，防范因印章使用不当引发的法律风险和经营风险。

印章的刻制与备案

印章刻制申请

1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认。

2.申请表提交至行政部门，行政部门审核申请的必要性和合理性后，报分管领导审批。

刻制流程

1.经审批同意后，行政部门选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。

2.刻制单位应按照公安部门规定的标准和要求进行印章刻制，确保印章质量。

3.印章刻制完成后，刻制单位应将印章及印模交付行政部门，并提供印章刻制证明文件。

印章备案

1.行政部门负责将新刻制的印章及时报送当地公安机关进行备案。备案所需材料包括：营业执照副本复印件、法定代表人身份证明、印章刻制申请表、印章刻制证明文件等。

2.行政部门应妥善保管印章备案回执，并将其纳入公司印章管理档案。

印章的使用

使用范围

1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；代表公司出席重要会议、活动等。

2.法定代表人章：用于办理银行结算、税务申报等与法定代表人身份相关的业务。

3.财务专用章：用于公司财务票据、报表、凭证等的签章；办理银行存款、取款、转账等业务。

4.合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的签章。

5.业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、报表、证明等的签章，如销售业务章、采购业务章等。

6.部门专用章：用于各部门内部文件、通知、报表等的签章，仅限在本部门范围内使用。

使用审批

1.印章使用前，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并按以下流程进行审批：

一般事项用印：由部门负责人审核签字后，报分管领导审批。

重要事项用印：经部门负责人、分管领导审核签字后，报总经理审批。

涉及重大决策、合同协议、对外担保等事项用印：需经公司董事会或股东会审议通过后，方可用印。

2.审批人应认真审核用印事项的真实性、合法性和必要性，对不符合规定的用印申请予以驳回。

使用登记

1.印章管理人员应建立《印章使用登记簿》，对每一次印章使用进行详细登记，登记内容包括：用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称及份数、审批人、用印人、盖章位置等。

2.用印人在盖章后，应在登记簿上签字确认。印章管理人员应定期对登记簿进行核对和整理，确保登记信息准确、完整。

使用要求

1.印章使用应在公司内指定地点进行，不得将印章携带外出使用。如因特殊情况确需外出用印的，必须经总经理批准，并由印章管理人员陪同前往。

2.用印文件应符合公司规定的格式和内容要求，用印位置应准确、清晰，不得模糊、重叠或加盖在空白处。

3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需提前盖章的，必须在盖章后及时填写文件内容，并由专人负责跟踪文件的使用情况。

印章的保管

保管人员

1.公司公章、法定代表人章、财务专用章由行政部门指定专人保管；合同专用章由法务部门指定专人保管；业务专用章和部门专用章由各相关部门指定专人保管。

2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章使用流程。

保管要求

1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专柜内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。

2.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。如因工作需要临时交接印章的，必须办理交接手续，并由双方签字确认。

3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。

印章的停用与销毁

停用情形

1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用的。

2.印章损坏、遗失或被盗，无法继续使用的。

3.因法律法规、政策调整等原因，印章使用范围发生重大变化，原印章已不适用的。

停用流程

1.印章保管人员应