外区常-大区行政主管接口工作指南.pptx

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目录页目录020301外区行政管理职责第一章第三章行政日常工作第二章04公司执照相关第四章行政工程采购

第一章外区行政管理职责1.外区分区管理架构3.常用职能联系人2.行政接口人工作内容目录页

第一章1.外区行政管理架构华北、东北省行政接口Q群：276645636，?行政负责人：佟丹，QQ：351619421；手机：地址：北京市朝阳区东四环中路82号金长安大厦C座10层1008-1012室

华东、东南省行政接口Q群：?284732430?，行政负责人：蒋骥，?QQ手机：地址：南京市秦淮区中山南路49号商茂世纪广场38楼C座

华南、华中省行政接口Q群：220485435，行政负责人：凌莉莉，QQ：171892320，手机：地址：广州市越秀区中山五路219号中旅商业城1705-1706室华西省行政接口人Q群：220485435，行政负责人：李东明，QQ：1312766203，手机：地址：北京市海淀区上地三街嘉华大厦B座1107室

第一章2.工作内容

第一章3.常用职能联系人

第二章第二章行政日常工作2.快递收发管理1.日常接待工作及办公室维护3.办公用品采购与发放4.日常维修及更新5.办公设备采购及配置标准6.绿化预算7.保洁管理8.每月城市信息数据更新9.行政费用支付与核销流程

第二章1.日常接待工作及办公室维护接待访客接待总机接听应对紧急突发状况应对维护办公室制度及办公环境维护会议公司电话会议系统

第二章2.快递收发管理建议：合同及重要紧急文件可使用顺丰快递，其他尽量使用普通快递；顺丰快递：1)结算方式：第三方的月结（上海总公司结算）外区分公司寄出的所有顺丰快递在快递单上勾选“寄付”和“第三方”商户寄件到我司的到付费信件：由收件分公司记账，告诉快递人员转入上海公司月结请在面单上填上第三方付款地区编码：021DD月结账号：B.普通快递：1)结算方式：当地备用金月结；2)推荐选择：韵达、申通、圆通或选择当地信用评价较高，价格合理的快递公司。注意事项：日常签收快递信件要分类管理，及时通知员工取件；快递单、快递信封、快递塑料袋等均由快递公司提供，并定期检查库存，及时让供应商提供；员工私人快递费需自行承担费用，寄发时直接交付现金，行政需区分清楚勿放入月结；每月寄出的快件信息须在表格上登记；（参考：附件\常用表单\快递费日登记表.xls）每月核销日在共享每月快递费登记表里登记各自城市当月的快递费用情况；快递协议价格表：供公司评估费用和员工寄发私人件时参照付费；

第二章3.飞机、火车票、酒店待预订A.员工个人普通差旅：??员工出差安排和预订之前，须提前向直属主管申请，获批后方可进行差旅活动出差的员工需提前办理携程商旅卡号。填写《携程商务贵宾卡开卡申请表》，邮件给公司差旅管理员-王娅婷（）协助开卡；如紧急预定机票可让王娅婷协助先预定机票再开卡。?预订机票时，必须使用携程商旅个人的卡号进行预订，不能转借；?预定机票应选择对应时段（前后1小时）的最低折扣票，否则需提供真实的合理原因。团体（专项预算团体差旅):注意事项：团体差旅申请发至邮箱：?

第二章4.办公用品采购与发放申请审批华北东北省–佟丹华东东南省–蒋骥华南中部省–凌莉莉华西省–李东明T1城市-制作工卡流程：收集新员工照片（半身大头照）电子版；用软件（美图QQ、PS等）将照片嵌入我们的工卡模板，输入工号、姓名、部门；字体：微软雅黑；字号：50；字体颜色：黑色；确认图片排版正确清晰，保存为JPG格式；将图交给供应商制作；1-3个工作日完成，将工卡交给新员工。注：为提高工作效率，尽量不要外出采购，如特殊需外勤请预先向直属主管报备；T1城市办公文具尽量使用欧迪平台采购。

第二章5.办公设备维修注：维修费≤200元，当地可自行安排维修，备用金核销；维修费＞200元，城市行政接口人请填写维修申请表给大区行政主管审批；固定资产新增或更新，填写物资申购单发邮件给大区行政主管审批；零星工程和外区办公家