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RF-GC-ZY-11项目文档管理作业指引

编制日期

审核日期

批准日期

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作业指引目的

统一项目文档治理标准，规范项目文档的治理工作。

适用范畴

各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、

作废及销毁。

定义

项目文档：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，由工程部

负责储存及治理的各类文书、图纸档案及上墙资料文档。项目竣工验收后，

将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案治理部门。

职责

工程部

负责按照本指引执行本部门文档的治理工作：

负责对外发放的项目文档及对内重要信息文档的审核、批准；

负责按照有关文件的规定进行过程治理活动。

有关部门

按照公司有关文件的规定提供项目各时期的必要文件及有关配合。

关键活动描述

项目文档分类

项目文档的分类（具体参见《项目文档分类对比表》）

工程部上墙资料

文档登记与流转

工程部发文

工程部发文分为“以公司名义发文”和“以工程部名义发文”两种。

以公司名义发文即“公司发文”，具体要求及程序见《公文治理制度》。以

工程部名义发文即“工程部发文”，工程部发文统一以工作指令、联系函两

种形式下发，有关规定如下：

工作指令

工作指令是技术经济类文件，分为设计变更类和非设计变更类。设计

变更文件应按照“设计变更审批表”、“工作指令单”、“设计变更确认单”、

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“设计变更统计表”的顺序装订，应单独存一份作为竣工图变更文件移交

城建档案馆。非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款等，应

按照“非设计变更审批表”、“工作指令”、“有关附件”的顺序装订。工程

文员应跟踪工作指令的审批过程直至下发、存档。并定期对工作指令下发

的情形进行清查，保证文件及时下发、幸免漏发重发等现象。

联系函

联系函是工作指令以外的其他发文，如工程部对垄断部门工作联系往

来的文件；工程部直截了当对施工单位来函回复的文件；夸奖信、确认函

等。

发文流程：

经办人按照部门发文模板拟稿，经部门负责人或授权人审批同意后，

由工程文员加盖部门公章后发出，并储存原件并进行台账登记、归档。

工程部收文

工程部收文是指来自总承包单位、分包单位、材料设备供应商、其他

单位（包含政府部门、公司其他部门等）所有外来单位的文件。所有收文

统一由工程文员接收，并进行第一次台帐登记，初步登记收文的差不多信

息。在文件反面加盖“文件传阅章”，第一时刻送至工程部经理或授权人签

署指定传阅人（如为政府部门的收文须抄送公司信息治理负责人及档案部

门）。最后，由工程文员跟进文件传阅直至完成，进行第二次台帐登记，注

明存档时刻并将文件存入盒内。如有电子文件传阅的，纸质文件经台帐登

记即可直截了当存档。

收文流程：

工程文员负责接收部门文件并进行台账登记，盖传阅章后进行统一分

发至有关人员。

文件治理

工程部所有收发的原件统一由工程文员登记存档，并在完成签批、传

阅的3个工作日内，按《项目文档