增值税电子发票电子化报销、入账、归档案例.pdfVIP

增值税电子发票电子化报销、入账、归档案例

广东新会中集特种运输设备有限公司

一、企业简介

广东新会中集特种运输设备有限公司（以下简称“新会中

集”）基地设于广东省江门市新会区大鳌镇。新会中集是全国最

大500家外商投资企业之一，连续多年被评为全国外商投资双优

企业、江门市诚信绿卡骨干企业、江门市政府质量奖、A级纳税

人、海关高级认证企业、广东省省级企业技术中心、高新技术企

业证书等。近年来，在产业升级的大环境下，新会中集积极应对，

在巩固干货集装箱的基础上不断向附加值更高的特种运输设备

发展，立足于全球航运公司、北美及欧洲市场的核心业务，发展

出内陆箱、多式联运设备和特殊用途专业集装箱。凭借多年的经

验累积和技术发展，53尺北美内陆箱、折叠箱、储能箱和设备

箱等主流产品，其中多项产品占据业界甚至是全球领先地位。

新会中集累计投资2亿美元，总资产超过3.5亿美元，公司

员工3000多人。目前，新会中集具备年生产25万TEU的能力，

年产值可达8亿美元，成立至今累计实现销售收入519亿元人民

币，创造利润38亿元人民币，贡献24亿元以上的税收收入，为

—1—

当地经济的发展做出了很大的贡献。

二、试点前电子发票管理痛点

1.鉴定真伪、查重问题耗费大量时间和精力。对于日常报销

中越来越多的增值税电子普通发票，给财务管理带来新挑战，日

常的报销流程：报销人员在报账系统填制单据，打印出电子发票，

财务人员人工建立excel辅助台账统计，把报销的电子发票号码

逐一录入，人工比对查重，同时通过税务局网站核查发票真伪，

效率低、速度慢、容易出错，加大财务人员审核负担。

2.查阅源文件数据速度慢，效率低。电子发票源文件只是以

附件的形式存放在电子会计系统中，没有与电子会计凭证建立勾

稽关系，如需查阅要耗费大量的时间。

3.手工录入凭证导致差错率高。试点前新会中集的购销业务

都是需要财务人员手工录入凭证，差错率高，经常容易出现反冲

凭证的现象。

4.报账系统不支持外部数据的写入。目前我司在用的报账系

统不支持外部数据写入，第三方服务商所提供的包括税务云、发

票池端口都无法与业务系统进行对接，这也意味着电子发票无纸

化报销、入账环节中断，不能形成一个闭环的流程，且报账系统

不提供发票元文件解析，需要业务员手动录入报销发票信息，工

作量大。

三、试点目标、整体解决方案及试点组织

—2—

1.试点目标

新会中集此次目标是根据自身的实际情况，通过项目实施实

现对所有法定票据的取得、报销、归档、入账等工作进行统一性

管理，逐步完成系统的开发和优化，有效实现存储、检索、查询

电子发票，归档存储格式符合电子档案管理要求。

2.试点组织

单一企业试行，2021年4月28日印发粤档发〔2021〕10号

文通知我司被遴选为广东省22家增值税电子发票报销、入账、

归档电子化试点单位之一，领导高度重视并成立了电子发票试点

项目小组，黄长财任组长，成员包括周凌云、赵剑辉。

3.整体解决方案

2021年5月7日，新会中集召开了第一次电子发票存档项

目沟通会，并邀请第三方服务商的专家做电子发票归档存储方案

的沟通，会议议程为提出的项目介绍、需求介绍、以及第三方服

务商的专家的方案初步介绍。会议上我司达成了初步的管理计

划：可以借此机会，从公司层面研究形成一套可以推广复制的电

子发票入账、报销、存档管理方案，以满足合规性需要。

2021年5月14日，新会中集财务、IT、第三方服务商的顾

问在新会基地现场召开了调研会，这次调研会议主要对新会基地

的会计工作及档案管理工作情况介绍及摸底，制定出下一步的工

作计划及要求。通过项目实施实现对所有法定票据的取得、报销、

—3—

归档、入账等工作进行统一性管理，在此基础上，对企业经营过

程中的所有涉税业务处理进行标准化、