高校本科毕业生档案材料归档培训讲义.pptxVIP

本科毕业生档案材料归档培训;一、7月集中归档 二、日常零星归档 三、党建材料提醒;一、7月集中归档 归档人员 归档内容 归档流程 归档方式及时间节点 注意事项 ;集中归档 · 人员 各学院(学部、直属系)指定的归档人员;;;结业登记表可以不归，如要归，请将毕业登记表中的“毕”字改为“结”字，并盖学院公章。;;;毕业生材料的整理 A、收集、整理毕业生材料。到档案馆网站表格下载栏下载《上海大学本科生档案目录表》，根据学院毕业生名单及档案目录表，及时收集、整理毕业生归档材料。为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起（不能遗漏党员、校级及以上优生优干等材料)，并严格按学号从小到大排序。（目录表样张，请见附件一）。;毕业生材料的整理 B、勾选目录并签名。每份目录表上标明学生的学号、姓名，对照目录表检查并勾选每位毕业生的档案材料，归档人员在目录表上签名。 C、制作、打印归档登记表。到档案馆网站表格下载栏下载《2019届本科毕业生档案材料归档登记表》，按要求制作、打印毕业生材料归档登记表，一式两份。（登记表样张，请见附件二）。;毕业生材料的审核 档案材料齐全性、完整性、准确性检查。 对照归档登记表、档案目录表、归档材料，检查每位毕业生信息是否准确，归档材料是否齐全、是否符合归档要求，有问题的及时解决。 ;毕业生材料归档移交 毕业生材料收集齐全、整理完毕后，各学院(学部、直属系)归档人员按约定的归档时间到档案馆归档移交。毕业生材料、档案目录表、归档登记表一并移交档案馆。档案馆清点归档材料份数，核对无误后双方签收，归档登记表各留一份，以备查考。 注：毕业生材料移交时因归档数量大时间有限，学生档案室仅核对档案份数，没办法当场核对归档材料内容，在转递过程中发现有问题的我们将反馈归档人员，请归档人员及时整改或补归相应材料。;毕业生材料装袋 档案馆清点完毕后，各学院(学部、直属系)归档人员当场完成每位毕业生材料的装袋工作。装袋时，务必仔细核对，确保毕业生归档材料上的姓名、学号与档案袋上的一一对应，以防装错。;按学院 (学部、直属系)归档。同一学院(学部、直属系)所有毕业生材料按学号顺序从小到大排列。档案馆提前准备。管理、钱院、通信、经济、法、计算机、图情档、土木、音乐、悉商、中欧、电影，已有基础。 ;时间节点 各学院(学部、直属系)在7月12日之前必须完成毕业生材料归档工作。为避免归档时间冲突，提高工作效率，实行预约归档。请各学院(学部、直属系)归档人员在7月5日前与学生档案室联系（预约电或者在微信群预约），约定归档的具体时间。 归档登记表请在归档之日的至少前一天发给学生档案室，以备调档。 ;归档材料须为原件，且字迹清晰，不得涂改，如有修改，须在修改处盖校正章，并签字。 ;收集、整理归档材料时，应根据学生的离校结论，归相应的材料。毕业生登记表应归实际毕业时填写的一份；结业的学生，毕业生登记表不应归档；退学的学生，归成绩总表；肄业的学生，除成绩总表外，还须归肄业生鉴定表。有党员、校级及以上优生优干等材料的一并归档。检查、核对归档材料时，务必做到学生姓名、学号一一对应。;延长学籍等没有离校结论的学生 有离校结论（毕业、结业、退学、肄业、转学）的学生相应材料应及时归档，没有离校结论（休学、保留学籍、延期毕业）的学生大学材料不应归档，应在学生有离校结论后及时归档。 比如15级延长学籍的学生档案材料如高校毕业登记表、成绩总表、毕业论文评定书等，待以后毕业时再一起归。 ;成绩总表归必威体育精装版打印的;二、日常零星归档 归档内容（同集中归档） 归档时间 归档流程 注意事项;如有四月份或之前毕业的历届学生，报到证不在大批量打，其毕业生档案材料请在集中归档之前或之后来归。 如应届毕业生因延长学籍不能在7月份毕业，其毕业生档案材料请在以后毕业之时来归。; 材料收集齐全、整理完毕后，各学院(学部、直属系)辅导员应及时到档案馆归档移交。 A、辅导员到学生档案室归档登记表上登记归档信息。 B、学生档案室接待人员检查、核对归档材料，同时在学生档案管理系统相应学生信息页备注栏逐一标注归档内容及时间，归档不齐全，缺材料的，须注明所缺材料名称。如：成绩单、论文评定书归档，缺毕业生登记 C、归档材料不符合要求或不全的，辅导员应及时整改、补归。 ; 学生办理完离校手续后，请辅导员告知学生联系档案馆办理转档手续，并及时将相应材料收集、整理齐全，及时向档案馆移交。其他事项同本科毕业生材料集中归档注意事项。;三、党建材料提醒 党建材料集中归档 党建材料零星归档 ;;;谢谢！