秘书辅助决策与信息调研.pptVIP

一次，一位茶友拿来一大包花生米请客，说是上月拿了超产奖。张主任说这超产奖不好拿，不知多流了几身汗。茶友笑答，不但未多流汗，反而又轻松又新鲜。原来那茶友的车间主任在夜大读企业管理，学习了轮换制工作法，在车间一试验，效率大提高。喝茶后第二天，那位车间主任的做法就迅速在全厂推广。 又一次，一位茶友说： “我这有首顺口溜， ‘九十年代，老人作怪，家务不做，孙儿不带，公园健身，路边打牌。”他突然不往下说了，转移了话题， “昨天听我老娘讲，老孙头嚷嚷物价上涨钱不够用，要约些老人趁局里召开职代会那天请愿，要求增加退休金呢。只听过学潮、工潮，如今要出老人潮了，你们说好笑不好笑?” 第三十页，共八十页，2022年，8月28日 张主任第二天就让小李请来工会主席、老干部处、财务处一块研究，下午召开了个老人联欢会，让子弟学校的孩子们表演了几个节目。老人们吃着，喝着，看着节目，高兴得很。 工会主席还宣布在局工会活动室专门设立了一间棋牌室，让老人有打牌的地方，不用在马路边挨风吹了。张主任问还有什么困难，老人们齐声回答，有吃有喝有玩，还有什么困难?只要不把我们忘记就行了。张主任连忙说：“不会，不会，哪能忘记你们这些老功臣呢!” 职代会那天，并没有什么“老人潮”，张主任还是提议，适当增加退休老人的福利待遇，不能忘记有功之臣。大家一致同意。 第三十一页，共八十页，2022年，8月28日 简析：信息资料收集的范围、内容和方法： 上级下达的信息（各种指示性文件）；下级上传的信息（各种报告请示）；平行机关传递的信息（各种文件往来、工作、生产、发展、反馈信息）；外部各行各业的发展动态和人民来信来访反映的重要信息等。 信息资料收集的内容：与中心工作有关、与大局有关、突发性、苗头性、倾向性的反馈信息和负面信息以及与自己业务有关的信息等。 信息资料的载体：人际交流、调查研究 返回 第三十二页，共八十页，2022年，8月28日 信息收集、整理 案例 罗主任的故事 第三十三页，共八十页，2022年，8月28日 案例 罗主任的故事 罗主任也是局办公室的老秘书，未提拔当主任前，就深受领导重视。小张刚从大学分配来局办公室当秘书，对不是科班出身的老罗还真不怎么服气，但干了几件事之后，就从不服气到服气了。 就拿写调研报告来说吧，小张比老罗在调研阶段少用两天时间，在撰写阶段却多了一天时间，老罗的报告一次通过，小张的报告却返工两次，整整多了一个星期，还是勉强通过。 小张虚心向老罗请教，老罗打开了他的“资料库”——满满一抽屉笔记本儿，都有分类编号和记录起始时间。凡他的工作涉及的各个领域以及相关领域，他都能查有实据；他所想、所做、所定的事情，在他的小本里面都有记录。小张这才知道老罗下去调研为什么总比他多几天，原来在同时收集其他的资料。从那以后，小张就养成了随身听、记、查阅的习惯，一直到自己也差不多成为“老张”，使用了现代办公手段， 当了办公室主任，这个习惯也丢不掉。 第三十四页，共八十页，2022年，8月28日 简析：信息的收集与整理方法多样： 收集方法 ⑴阅读记忆 ⑵摘抄记录 ⑶剪贴复印 ⑷人际交流、电话信件 ⑸调查访问、现场观察法 ⑹网络搜寻 ⑺检索工具 （8）交换或购买。 信息资料的整理：将零散、杂乱信息进行综合处理，从总体上对信息进行系统分析、判断和归纳整理，提出较系统、深刻的意见和建议，形成切合决策需要、有深度的高层次信息。供给人们使用。 整理方法： ⑴归类：合理 ⑵筛选：有价值 ⑶加工：能利用 第三十五页，共八十页，2022年，8月28日 秘书的信息整理工作 1、归类（分门别类）；自然信息、社会信息（政治、经济、文化、教育、科技、军事等）；内部信息（语言、文字、数据、图象）、外部信息（纵向、横向）；基本信息、动态信息；综合信息、专题信息、特殊信息等； 2、筛选（去粗取精、去伪存真）：对收集来的大量繁杂的信息通过鉴别和选择，剔除无用失真的信息，提取有效真实的信息。 筛选的标准：选择有针对性和价值性的“真、新、精、确”信息； ⑴选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。 ⑵选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。 ⑶选择与单位管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解信息。 ⑷注意判定信息的真伪（从信息来源的渠道、信息内容是否矛盾、常识） 、价值大小，把握信息的“新鲜度”。 3、加工（组织成文）：坚持去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的原则，运用分类、比较、综合等方式，将各种零散、杂乱信息按照内在联系组织在一起，成为有用的信息，提供人们利用。 加工的方法主要有： ⑴文字加工，即用文字概括信息中实质性的内容，提高其利用价值； ⑵信息提要，即将大量信息提炼出若干条信息的要点，供深度加