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会计电算化下的内部控制 随着信息社会的到来，计算机的计算已成为历史的必然。会计实行电算化后会计工作的职能划分、责权关系、稽核关系及会计文档资料的管理形式等,会计业务关系发生一系列深刻的变化,因此过去的管理和控制体系的弊端也日益显化,迫切需要建立一套新的、更加严密有效的内部控制制度。在会计电算化条件下,根据会计系统内部控制要素及原则,本文主要就会计电算化下的内部控制进行探讨。主要包括硬件控制、软件维护控制、软件质量控制、文档资料的控制、审计控制。 1、 加强会计信息系统的数据处理能力 硬件控制也称为工作环境控制,是系统正常工作必不可少的前提条件,作为软件所必须依托的硬件设备,其性能的高低、质量的优劣、处理能力的强弱,直接关系到会计信息系统处理过程的准确性和可靠性。这其中也包括计算机机房及设备管理制度,确保机房设备环境良好,健全硬件检查与维护制度等,为电子数据处理创造优越的条件。在条件可能的情况下,系统内部应统一机型,统一基本工具软件系统,增加磁盘介质的兼容性,减少维修的难度,提高监督效能;还要选用性能优良的操作系统和软件工具,以提高对系统软件的管理水平。 2、 软件的运行维护 会计软件即使在使用初期被誉为优质高效,也不意味着永远不变。软件一旦投入使用,就必须实行相应的维护,同时要建立先申请后维护的制度,维护其间必须拟定维护计划,然后再实施维护,最后经过测试,确认被维护软件完全符合要求后,才可投入使用。 3、 软件的特性,可测性、可维护性 会计软件的质量,既要满足会计工作的要求,又要保证会计数据处理的正确性、完整性、可靠性;软件的效率性、可测性、可维护性。比如在网络环境下大量不相同的会计业务交叉在一起,在加上多用户共享数据库的出现,如果制度不够严密就很可能影响会计信息的准确性。 4、 单位之间要整体配合,正确处理原始凭证与主计算机的关系 在网络会计电算化下,原始会计凭证和记帐凭证发生了分离,这对于会计检查和会计核算不利,也不符合会计资料的可逆查性及会计档案的保管规定。在现阶段可以采用以下的办法来解决这个问题。(1)各具体单位在输入原始会计信息时,可以用扫描仪把原始凭证扫入并传送给主计算机,主计算机下载后就成为原始凭证副本。同时,各具体单位必须妥善保管好原始凭证的正本,并定期和主计算机核对和备查。(2)各具体单位在原始凭证上注明记账凭证号码,装订成册,以保管备查。(3)各具体单位要定期把原始凭证上交计算中心,由计算中心整理收存。 5、 关于内部控制的研究 计算机舞弊形式主要有两种:一是针对计算机系统的舞弊活动。以系统为直接犯罪目标;另外一种是以计算机系统作为犯罪工具和手段的舞弊活动。如用计算机盗窃资产、窃取有关经济情报、非法使用计算机系统、输入错误信息、破坏系统设备,人为制造病毒程序,篡改输入、输出、文件程序等。 现代审计是以内部控制的研究和评价为基础的,为外部审计人员为了对被审单位会计资料的公正性发表审计意见,必须首先研究和评价被审计单位的内部控制,内部审计人员也是如此,而且内部审计有时还以完善内部控制,系统为直接目的,无论内部审计人员还是外部审计人员,他们都需要先对环境进行研究和评价。在这一过程中,他们必须特别考虑篡改输入文件和程序以及非法操作等行为。 他们发现的任何问题都要报告给被审计的单位和主观部门,以便引起注意,加强内部控制。审计人员还要对自己提出建议实施后的情况予以审计,检查建议是否被采纳和实施,以监督被审计单位完善内部控制系统,加强预防工作。