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word邮件合并的资料第1页/共26页第2页/共26页邮件合并的应用 学校中邮件合并的应用成 绩 单准 考 证录取通知书 企业中邮件合并的应用面试通知单新年贺卡…………第3页/共26页 一、制作面试通知单案例分析1、任务的提出学期结束时，班主任徐老师遇到了一个难题：学校要求根据已有的“各科成绩”，给每位同学发一个“成绩通知单”，“成绩通知单”制作完成后，还要根据“班级通信录” 给每位同学制作一个信封，把“成绩通知单”邮寄给学生。徐老师一开始将“成绩通知单”复制了120份，但接下来的事却让他犯了愁，要把每位学生的姓名及分数填写进去并不是一件轻松的事情；不仅花时间，更麻烦的是极易出错！给每位同学制作一个信封也有同样的问题。第4页/共26页一、制作面试通知单案例分析正当他一筹莫展的时候，李老师恰巧来了，经过李老师的一番指点，徐老师几分钟就准确无误地完成了任务。第5页/共26页2、解决方案先制作好“成绩通知单”空白表，运用邮件合并将“各科成绩”的数据合并到“成绩通知单”中，生成每人单独一张的面试通知单。至于信封，先按一定格式制作好信封，运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个的信封，然后打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩知单”。第6页/共26页邮件合并定义 所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属性不一致的一系列文档。第7页/共26页邮件合并相关概念主文档：指的是在合并操作中，对合并文档的每个部分都相同的文档。数据源：包含要合并到文档中的信息的不同的部分。合并文档：将主文档和数据源合并后得到的结果性文档。主文档（相同部分）数据源（不同部分）合并文档（结果）第8页/共26页邮件合并通常包含以下四个步骤：（1）创建或打开主文档（2）创建或打开数据源（3）插入合并域（4）执行合并第9页/共26页相关知识点在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组数据，从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作效率。邮件合并批量制作处理信函、信封、标签、工资条、面试通知单、准考证等邮件合并利用邮件合并向导提供的操作步骤可以快速完成邮件合并。邮件合并向导第10页/共26页二、实现方法在word中制作好“面试通知单——数据源.docx”，作为面试通知单的后台数据库。1在Word中制作好美观的“面试通知单.docx”。2利用邮件合并功能，将“面试通知单.docx”（模板）作为主文档，将“面试通知单——数据源.xlsx”作为数据源3以“面试通知单.docx”中各种变化的数据作为合并域，将“面试通知单——数据源.xlsx”中的数据合并到“面试通知单.docx”中4第11页/共26页邮件合并的功能邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。邮件合并进程涉及到三个文档：主文档、数据源和合并文档。要完成基本邮件合并进程，您必须按照下列步骤操作： 1、打开或创建一个主文档。 主文档：在 Word 的邮件合并操作中，该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形，例如套用信函中的寄信人地址或称呼。2、使用独特的收件人信息打开或创建数据源。 数据源：该文件包含要合并到文档中的信息。例如，您要在邮件合并中使用的名称和地址的列表。您必须首先连接到数据源，然后才能使用该文件中的信息完成邮件合并进程。第12页/共26页3、在主文档中可以添加或自定义合并域。 合并域：它是您在主文档中插入的占位符。例如，插入“城市”合并域可以让 Word 插入存储在“城市”数据字段中的城市名称，例如“巴黎”。4、在主文档中合并来自数据源的数据可创建一个新的合并文档。 合并文档：它是您将邮件合并主文档与您的地址列表合并后得到的结果文档。结果文档可以是打印结果文档或包含合并结果的新的 Word 文档第13页/共26页利用邮件合并制作面试通知单（1）建立主文档——设计“面试通知单”设计好的面试通知单（模板）必须处于打开状态，不能关闭。操作：邮件选项卡→开始邮件合并组→开始邮件合并按钮→邮件合并分步向导→打开邮件合并的任务窗格第14页/共26页在邮件合并任务窗格选择文档类型向导页选中“信函” →单击下一步：正在启动文档超链接单击此处建立一个主文档。第15页/共26页主文档：在 Word 的邮件合并操作中，该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形，例如套用信函中的寄信人地址或称呼。在选择开始文档向导页中，选中使用当前文档单选按钮并单击下一步选取收件人。打开选择收件人向导页，选中使用现有列表并单击浏览命令。点选“使用现有列表”点选“使用当前文档”单击此处创建数据源第16页/共26页单击此处创建数