档案管理工作流程图.docVIP

档案管理工作流程图 责任人 流程描述 说 明 档案人员 档案人员 档案人员 档案人员 档案人员 档案人员 档案人员 按新车建档标准填写档案卡，编制档案编号从售后前台领取，准备档案资料 按新车建档标准填写档案卡，编制档案编号 从售后前台领取，准备档案资料 按不同车型把单据分类 与售后DMS核对当天进站车辆是否相符？单据是否齐全？ 核对当天进站车辆是否相符 拒绝接收，返回前台 更新完毕在派工单标注档案号 是否 新车？ 更新电子表格档案，核实信息 在档案柜中找出档案夹 N N（不齐全） Y N 整理齐全后返回档案室 在电子档案查找车辆信息是否存在？ 核对当天进站车辆是否相符 N Y 填写维修档案卡上信息 Y 建立新档案夹及标签 确定第一次进站车辆，按新车标准建立 完毕后把档案夹放回档案柜 每天早上上班后从售后前台拿取资料； 工单资料要求四单齐全，即维修预检单、工单、常规项目检查表、结算清单等。 返回前台的单据，二次齐全后档案管理人员第二天拿回，按标准流程入档 单据分类时新车检查车辆单独挑出。 在电子档案中列新数据时，核实车辆与客户信息是否准确，无误后更新，如电话不统一，做出相关登记，二次与系统核实。 核实不清楚的以3DC回访时确认。 问题客户单据派工单上有注明的，在更新完毕后转3DC回访专员回访时使用。 查找档案时，核实档案号码相符后挑出，一辆车跟一个档案夹，按不同车辆摆放好，统一挑出后一一填写。 放回档案柜时一定要物归原位，保证准确。 定期对一车一档与销售数据进行核实，保证一一对应，避免漏项。