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高效会议流程 Plan 会前准备 策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知 Do 会中控制 宣布会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议 Review 会后跟进 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议 第二十九页，共三十九页。 会议评估要点 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议 会议评估应当包括： 将会议的结果与起始设定的议程及目标进行比较以评估会议的有效性； 检查会议是否符合团队程序，符合有效会议标准 及时流转会议记录 会议技巧的个别辅导 知识分享 第三十页，共三十九页。 有效会议对照评估表 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议 No. 行为 是 否 1 召开前与会者拿到了具体的会议议程。 2 目标清晰明确。 3 印刷品及其他辅助材料提前准备并及时分发。 4 场地安排：大小，设备，环境适宜。 5 准时开始。 6 严格按议程进行。 7 与会者非常清楚应当在会议中发挥自己的作用。 8 按时结束。 9 过程中，参与和分享良好。 10 有清楚的总结归纳。 11 与会者的问题与关心事项得到了充分的讨论。 12 做出了决策或安排了解决问题的具体行动内容。 13 会议规则明确并得到了遵守。 14 建立了明确具体的跟进时间安排。 15 会议领导者展现了良好的人际技巧：积极的倾听与良好的表达。 第三十一页，共三十九页。 发送会议纪要 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议 会议纪要应包括： 问题解决型会议纪要还应括： 会议出席者 会议目标 会上讨论的重要主题 会上达成的重要决策 下一步行动方案责任矩阵 跟进时间表或下次会议时间 感谢所有会议参加者 对问题的定义 分析的方法论 可选方案 决策的标准 最终决策 跟进评估方案 预期效果 第三十二页，共三十九页。 仔细阅读理解会议纪要 考虑自己任务的完成方法 会议是一项新任务的开始 检讨自己在会议中的角色完成情况 与缺席的同事沟通 负责实施跟进 如有需要找高层协助 如有必要，安排下次会议议程 会议之后检讨得失 针对意见做出改进 立即行动跟进 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议 领导者 参与者 第三十三页，共三十九页。 高效会议管理 第一页，共三十九页。 我们的约定 学员需有以下三个承诺 要积极参与发言 要积极听取他人发言 要在自己工作上运用 准时到教室 手机放置无声 第二页，共三十九页。 培训大纲 召开会议的时机与决定 有效的会议管理流程 会议前的准备 会议中的控制 会议后的跟进 会议主持管理技巧 第三页，共三十九页。 会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？ ?????????????????? ?????????????????? 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！ 第四页，共三十九页。 我们为什么要开会？ 解决工作问题 行动方案决策 状况信息沟通 显示组织/部门存在 巩固主管地位 激励士气 … … 第五页，共三十九页。 理想的会议时机 下列情况，应召开会议 下列情况，不应召开会议 需要团队整体提供信息和建议； 需要团队参与解决某个问题或共同决策； 需要与团队分享信息、成功、担忧或是了解态势； 需要来自于不同团队的成员共同处理某个问题； 需要公开澄清某个问题、情况； 团队强烈需要会面 一对一可以解决 你没有充足的时间准备； 有更好的沟通信息的方法，如电子邮件，电话或备忘； 没有争议的状况； 讨论主题不需要大家同时共同参与； 团队成员间需要分开一段时间，以消除冲突或挫败的影响 第六页，共三十九页。 选准开会的时机 需要下属为你决策提供信息 你需要进行一个重要的人事决定 听取下属汇报工作 人们对于如何解决问题有不同意见 你是唯一做决策并且知道该怎么做的人 团队成员对上次会议的结果感觉挫败 有事需要当众表扬或批评 需要澄清下属应对重要项目中的负责 上次会议的与会者没有按时完成工作 给小组委派任务 不需要 开会 需要 开会 第七页，共三十九页。 会议的频率 固定的部门会议 建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成 拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被动。 处理意外的会议 建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。 小范围会议 建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。 第八页，