《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第三章)(编辑定稿).docxVIP

第三章 会 务 工 作 思考题及参考答案 简述几种常见会议中秘书工作的重点。 答：(1)常务会议中秘书工作重点：事先收集议题，并提供给会议主持人；会后形成的文件要及时下达执行。 专题会议中秘书工作重点：首先，限定与会对象；其次，资料准备要充分； 再次，会议形成的简报、纪要等文件等，如有必要，应及时上报、下达。 学术会议中秘书工作重点：会议文字工作要尽量征求和尊重专家的意见； 协助领导拟好讲话稿，要求少而精，不说外行话；会后编辑论文出版或组织论文评选。 代表会议中秘书工作重点：秘书机构无法全部承担会务工作，但应协助领导(主持人)全面筹划、妥善安排、协调各项工作。 现场会议中秘书工作重点：会前应调查清楚该经验或教训的典型性；会前、会中向领导提供该经验或教训的咨询材料和相关决定依据；会前还要根据内容， 通知对口单位领导准时出席会议。 联席会议中秘书工作重点：在会前通知有关单位的全权代表参加，谨防一方不表态或再回去请示而延误工作；在某个问题出现较激烈争论时，秘书要注意协助主持人加强协调工作，缓解矛盾；会议有关协议书要反复协商，会后备案。 电视电话、网络视频会议中秘书工作重点：会前要协助领导拟好讲话稿和会议有关材料，并及时发给与会者。还要检查落实线路畅通情况，并及时相互通报情况。 活动性会议中秘书工作重点：抓好典型发言，保证到会人数，以扩大会议效果；做好安全保卫工作。 会议有哪些构成要素？ 答：(1)会议议题，(2)会议名称，(3)与会人员——由主持人员、出席人员、 PAGE PAGE 5 辅助人员三部分组成，(4)会议时间——包括会议召开的时间和会议结束时间（会期的长短），(5)会议地点——包括会议召开的所在地和会议召开的具体会场，(6) 会议组织形式，(7)会议成本预算。 简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。 答：会前准备阶段的工作有：制订会议预案（包括确定会议议程和日程）， 编制会务工作程序表，准备会议材料，发出会议通知，布置和检查会场，落实各项后勤服务（包括与会人员的住宿、餐饮、交通，会议各种票证的准备等）。 会间服务的工作主要有：统计到会人数，做好会议记录，编印会议简报，会 间后勤工作（包括会场服务、生活服务、文体活动、卫生保健、会议值班等）。会后处理的工作主要有：会后文字处理（会议纪要、会议新闻报道等），会 议文书归档，会后后勤工作（清理会场、安排代表返程、结算会议经费等），会务工作总结等。 秘书怎样协助领导筹备会议和制订会议预案？ 答：秘书在接到筹备重要会议的任务后，第一环节也是最重要的准备工作是制订会议预案。会议预案是为实现一定的会议功能目标，事先对运作环节、工作事务过程、办事流程(如会议仪式、发言和各项活动等)所做的有序安排。（会议预案的内容和格式要求见教材第 100-101 页。） 会议议程和日程是会议预案的重要组成部分。议程是对会议议题进行先后次 序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。 会议预案拟订好后，要向上级领导或主管部门呈报批准，获得批准之后，再分工实施各项会议准备工作。 为了把头绪繁多、内容庞杂的会务工作组织得井井有条，充分严密，服务周到，秘书部门有必要在会议预案的基础上对会务工作做出一个周到细致的具体计划，编制成会务工作程序表 。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。（具体格式参见教材第105-107页的示例。） 会务工作程序表由会务工作负责人(通常是办公室主任)编制。会务工作程序表编好后，可作为会议预案的附件发给承担会务工作的人员。由于分工明确、内容具体、时间要求严格，各人可按程序表分别进行具体准备工作。会务工作负责人也可按程序表检查各项事务的落实情况，凡是已经按要求完成的，就在备注栏注明“已办”，这样会务工作就可井然有序地进行，防止出现顾此失彼、重复忙乱 的情况。 会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎样制作、发放和管理这些会议 文书材料？ 答：会前准备阶段的文书材料 有：会议预案（包括议程表、日程表等），需要起草的会议文件（包括会议的主题报告，会议需要审议通过的决议、决定，领导人的开幕词、闭幕词等），需要在会前整理加工的文书材料（包括准备在会上交流的典型经验材料、准备作大会重点发言的发言稿、需提交给与会人员参考的各种材料、重要选举的候选人情况介绍等）。 会议进行期间的文书材料 有：会议记录，会议简报以及会期间形成的其他文书材料。 会议结束后的文书材料有：定稿的会议文件，会议纪要，会议新闻报道，会议形成的各种需要归档的材料，会务工作总结材料。 制作、发放和管理以上会议文书材料可 参考本章有关内容和第一章、第二章相关要求。 假设某次会议 180 人参加,20 人服务,开会 5 天共 40 个小时,与会人员平均 每小时