中文传统书信写作规范.docVIP

对秘书人员而言，写成一封得体、明确的信，不单要有对书信内容所涉业务或有关背景的熟习，还应认识中外书信的基本规范。 中文书信内容的构造，主要由称号、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签订、日期等七部分构成。 1、称号 称号是写信人对受信人的尊称，主要依照互相间的隶 属关系、亲疏关系、尊卑关系、 长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称呼”的形式构成。如：“敬爱的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“敬爱的董事长先生阁下”等。 对某些特别的内容或与境外华文地域的人员来往还可加上“提称”如： “敬爱的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 2、启词 启词是信文的首先语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、 “别来无恙”；思怀式的“久不通讯，甚为怀念”、 “去国半载，谅诸事顺利”等；颂扬式的“新春大吉”、 “开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函， 为××事”， “贵企业×月×日赐函已悉”等等。不分对象， 无论内容，一律以“您好”为书信之启词， 实在极不适合。别的，公事书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据认识、据报、据查实”等一系列公函用语，以提领全文。 3、正文 正文是书信的主体，是书信可否达到写信人理想成效的重点。一封信能够专说一件事，也能够兼说数件事，但公事书信应当一文一事。正文要清楚、了然、简短，并注意感情分寸，不该有昵亵狂妄之嫌，也不行显侮蔑慢待之意。 4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过 渡。如“我方相信，经过此次合作，两方的友情将有进一步发展”。 又如“再次表示由衷的感谢”或“代向企业其余同志问候”等等。 也实用公事书信的常用结语过渡， 如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、 特此道歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请体谅、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜有幸、不胜感谢”等等。 5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是老例。因为写信人与受信 人的关系各有不一样， 书信内容各有不一样，祝颂词的写法便呈多种多样。 一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚 祝买卖兴旺”等等，有时，因过渡词含有显然的祝颂义， 也可省去祝 颂词。 6、签订 书信的签订以写信人全名为要，不可以只签个姓氏或习 惯称号，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完好地 写成“××部主任张金水”、 “××企业经理王富成”或许 “×× 企业办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今日，很多书信都以计算体制成，但即便已打印了姓名，仍应再以手书签订一遍，这既表信誉， 亦示诚心。 对某些特别对象，签字后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊敬。 7、日期 日期明确本是应用文写作的基本因素，书信自然不行 缺了这一项。日期一定正确， 表现出写信人的负责态度， 而万一记错日期，或许会所以而耽误事情。 中文书信行款规范 1、笔迹正直清楚，易于认辨。不写错别字，不写错句。单字不 成行，单行不行页。 2、一页纸上起码有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满 页尽是长度不跨行的短句。 3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不可以少于 100 字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理， 不可以一页大纸上就两行 小字，这既不雅观于款式，又乏诚心于情分。 4、不行用红墨水、红圆珠笔或铅笔写信。 5、对境外华语地域通讯，要兼备当地汉语书信的表达习惯。 6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称号朝外。信笺折叠宜简单地横竖对折， 不宜折成燕子状、花瓣状， 这类折叠法不宜用于工作信函，会影响工作信函的严肃性。 7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不行任意印制或改制。信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不可以写“缄”而应写“寄”。 8、邮资要付足，不要寄欠资信，免得因退回补足邮资而造成时 间上的延迟，邮票贴法要规范，但勿与地点太近， 免得盖邮戳时将门 牌号码遮住，造成送达麻烦。 邮资总付的信函，要与邮局有关部门妥 善交接。航空信的标签要显然。