工程档案资料立卷及整编要求.docVIP

PAGE PAGE 9 工程档案资料立卷及整编要求 为保证x工程档案案卷质量的标准化、规范化，依据《GB/T 11822—2000科学技术档案案卷构成的一般要求》，制定本办法。 1 组织案卷 1.1 组卷原则 案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。组成案卷要遵循文件的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，相关的文件材料应尽量放在一起，便于档案的保管和利用。做到组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求。 1.2 组卷要求 1.2.1 案卷内文件材料必须准确反映工程建设与管理活动的真实内容。 1.2.2 案卷内文件材料应是原件，要齐全、完整，并有完备的签字（章）手续。 1.2.3 案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不应用热敏纸及铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。 1.2.4归档目录与归档文件关系清晰，各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况。 1.3组卷方法 根据x工程文件材料归档范围，划分文件材料的类别，按文件种类组卷。并应注意单位工程的成套性，分部工程的独立性，应在分部工程的基础上，做好单位工程的立卷归档工作。同一类型的文件材料以分部或单位工程组卷，如工程质量评定资料以分部工程组卷，竣工图以单位工程或不同专业组卷；管理性文件材料以标段或项目组卷。 2 案卷和案卷内科技文件材料的排列 卷内文件要排列有序，工程文件材料及各类专门档案材料的卷内排列次序，可先按不同阶段分别组成案卷，再按时间顺序排列案卷。 2.1 基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收、调度运行等排列。 2.2 科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。 2.3 设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备生产、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。 2.4案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。并以件为单位装订、编号及编目，一般正文与附件为一件，并正文在前，附件在后；正本与定稿为一件，并正本在前，定稿在后，依据性材料（如请示、领导批示及相关的文件材料）放在定稿之后；批复与请示为一件，批复在前，请示在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件，复文在前，来文在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后；会议文件按分类以时间顺序排序。 2.5 文字材料在前，图样在后。 2.6 竣工图按专业、图号排列。 3 案卷的编制 3.1案卷封面及脊背的编制 案卷封面与脊背的案卷题名、档号、保管期限应一致。案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。 立卷（编制）单位：填写负责文件材料组卷的部门。 起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。 档号: 档案的编号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。 档案馆号:填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。 案卷封面及脊背的尺寸及字体要求见软盘。 3.2卷内科技文件材料页号的编写 3.2.1 案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，逐页用打码机编号，不得遗漏或重号。 3.2.2 单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。