房地产公司会议管理制度 模版.docxVIP

会议管理制度 一、总则 为规范会议管理，确保公司会议按计划、高效率举行，特制定本制度。 本制度所称的会议适用于公司召开的会议，包括但不限于以下四大类：决策性会议、综合性会议、专业性会议、庆祝性与宣传推介性会议。决策性会议包括：董事长办公会、总裁办公会及区域性公司总经理办公会。综合性会议包括：公司工作会议、总结表彰会、公司工作例会等；专业性会议包括：专业主题例会、部门工作例会、专项业务会、以及业务商洽会等；庆祝性与宣传推介性会议包括：招商会、业务推介会、各种仪式和庆典活动、公司举办的文体性活动、视频会议等在公司范围内召开的关于公司业务开展的会议。 二、管理职责 集团行政管理中心负责制订会议管理的制度和标准，并具体负责集团层面的会议管理和组织；各区域公司行政管理部门要配合好集团层面的会议，并负责区域公司层面的会议管理和组织；各部门要配合好集团和公司层面的会议，并负责部门的会议组织。 会议审批的一般程序是： 拟召开会议的单位或部门拟订出会议计划（活动方案）。 将会议计划（方案）送公司分管领导审批，重要会议必须由董事长审批。 拟召开会议的单位或部门将经领导批准的计划作为召开、组织会议的依据，并提前送一份 给行政部门，预订会议室。 集团总部与其他企业或机关对接的会议，根据董事长的指示或其他企业、机关的通知，由行政管理部门负责会议的联络及筹备事宜。 各部门工作会议由各部门根据实际工作需要自行组织。 三、会议的准备 会议通知的发布。 会议通知的拟写一般应包括会议的目的、主题、时间、地点、会期、出席人员等，并至少提前1天通知到与会人员。决策性会议：公司召开的综合性会议由行政管理中心负责编发通知；专业性会议由主办部门负责编发。 会议材料的准备。 会议材料包括会议议题、与议题相关的资料的文字及图表材料。大型综合性会议（活动）的主要材料，由相关部门提供素材，由行政部门负责搜集和综合整理。部门主办的会议材料由主办部门自行准备。所有材料须提前至少1小时在会前发至各与会人员。 四、会议的服务和会后工作 公司召开的各种会议的会务服务工作，一般由行政部门负责。单一部门召开的会议，会务工作由主办部门负责。会议承办（主办）部门召开的会议有公司主要领导参加，须行政部门提供协助的，应提前1天将与会人员名单、时间、地点、内容等通知行政部门。 会议签到。公司召开的各种会议都必须建立签到制度。会议签到由会务人员组织进行。 会议要真实、准确、完整地做好会议记录。会议记录一般应包括四个部分：会议名称、会议组 织情况、会议内容和会议决定事项。有决定事项的会议纪要，记录人员要在会后认真整理后，交由主持人签名确认。决策性会议、综合性会议等集团层面的会议由行政部门负责完成会议纪要的整理和发布工作，并及时跟进和督促会议下达任务的执行情况，专业性会议由主办部门负责记录整理。 行政管理部门负责做好会议茶水、糖果点心、花卉等供应，另视会议实际需要，提供简餐。若有特别需要提供的会议用具，与会人员需提前知会行政管理部门准备。 若需在公司外部召开会议，由行政管理部门负责与外部会议场所联络，安排会议的行程、场地、用餐、车辆接送等。产生费用计入管理成本，根据实际花费实报实销。 公司会议室的使用由行政管理部门统筹负责，使用会议室应提前1天知会行政管理部门，防止冲突。 会议应坚持部门会议服从公司会议，局部服从整体的原则，妥善安排。 会议文件的归档。重要会议需在会议结束后，将会议有价值的文字材料和音像材料整理归档， 为以后的工作提供参考和利用。有需归档的各种会议材料，主办部门应及时整理，并移交行政部门文档管理员保存管理。 会议有宣传报道必要时，对重要会议需进行宣传报道，以贯彻和传达会议精神和要求，相关的宣传资料或光碟，需经主管领导审查后，方能正式发布。 五、附则 本制度由集团行政管理中心负责解释、修订。 本制度自2010年 月 日起实施，以往所颁布的制度与本制度有冲突的，以本制度为准。 附件：1.会议室使用申请表 2.会议签到表 3.会议室使用登记表 附件1： 会议室使用申请表 会议主题 会议通知 □书面 □口头 申请单位 发文文号 会议召集方 会议人数 设备物品 □音响 □话筒 □投影仪 □激光笔 □白板 □电脑 □其 它 视频会议 □是 □否 使用时间 申请单位 行政管理部门 备注 附件2： 会议签到表 会议时间 会议地点 会议主题 序号 参加人员 参加人员签名 备注