科技档案整理方法与步骤.pptVIP

归档文件材料的整理 、概述 1、归档文件:立档单位在其职能活 动中形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的各种纸质文件材料 2、归档文件的整理方法:按卷整理 (2000年之前)和按件整理(2001年之后) 两种方法 3、标准依据:《归档文件整理规则》 中华人民共和国行业标准DAT222000国家档案局 200年12月6日批准,2001年1月1日实施) 4、件:归档文件的整理单位。 1、文件正文与定稿为一件。 2、正文和附件为一件。 3、原件与复印件为一件。如传真和复印件 4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 5、转发与被转发件为一件。 6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。 7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等,一册为一件 8、一次会议或活动形成的文件,为便于利用,可将整个会议或活动 的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列,作多 件来处理 9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根,以一人为一件或 几人为一件。 10、文件的中文与外文为一件,文件的汉文本与少数民族文本为一件。 5、归档文件整理:将收集齐全完整的归 档文件进行鉴定,以件为单位进行装订、划分 保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒 上架排列,使之有序化的过程。 6、整理原则:遵循文件的形成规律,保 持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于 保管和利用。 7、质量要求 (1)归档文件应齐全完整。已破损的文件 应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制 (2)整理归档文件所使用的书写材料、纸 张、装订材料等应符合档案保护要求。 归档文件整理的步骤 收集→鉴定→装订→划分保管期限→分 类→排列→编号→编目→装盒→上架排列 (一)文件材料的收集 1、本单位工作中形成的文件材料 2、上级单位下发的文件材料 3、不相隶属单位之间抄送的文件材料 4、下级单位上报的文件材料 (二)文件材料的鉴定 主要是对收集的文件材料进行“资格审 定”,确定其是否属于归档的范围,剔除没 有保存价值的文件材料。 文件材料的归档范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值 的文件材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的, 对本单位工作具有利用价值的文件材料 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料 3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位 的文件材料;下级单位报送的重要文件材料; 4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 不属于归档范围的文件材料: 上级下发的文件材料中,普发性不需本单位办 理的文件材料,任免、奖惩非本单位工作人员的文件 材料,供工作参考的抄件等; 2、本单位文件材料中的重份文件,无查考利用价 值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿 各次校对稿,不需办理的一般性电话记录,单位内部 互相抄送的文件材料,本单位负责人兼任外单位职务 形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文 件材料 3、同级单位的文件材料中,不需贯彻执行的文件 材料,不需办理的抄送文件材料; 4、下级单位上报的文件材料中,供参阅的简报、 情况反映,抄报的文件材料等。 (三)装订 归档文件应按件装订。装订时,正本 在前,定稿在后;正文在前,附件在后 原件在前,复制件在后;转发文在前,被 转发文在后;来文与复文作为一件时,复 文在前,来文在后 装订方法: 粘贴法。2-3页的文件采用此种方法, 要求左、上侧对齐。 2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可 采用此种方法,要求左、上侧对齐。 3、线装法。10页以上的文件可采用此 种方法,采用“三孔一线”选择粗细适中的 棉线进行装订,要求左、下侧对齐 4、特殊情况,如装订成册不便拆钉的 书籍、刊物,由于其金属物已严密封装在其 中,拆除有损其原貌,因此也可以不拆除。