档案管理基础第5章档案的保管讲义资料.pptVIP

第五章 档案的保管;档案库房示例：;第一节 档案保管工作的任务、要求和条件;兼顾其他档案。 二、档案保管的物质条件 是指档案库房管理所需的一切物质装备的总称。 （一）档案库房 档案库房的要求： 第一，档案库房要有足够的面积，开间大小合适； 第二，库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品； 第三，档案库房必须是坚固的正规建筑物，符合“八防”的要求。 （二）档案装具 是指用以存放档案的柜、架、箱等，它们是档案室（馆）必须的基本设备。 档案活动密集架节省空间，对建筑承重有较高要求。;（三）档案保管设备 是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，主要有：空调机、除湿机、加湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍照和阅读复制机、光盘刻录机、通讯及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等。 （四）档案包装材料 指卷皮和卷盒 （五）消耗品 包括：防霉杀虫剂、吸湿剂、办公用品等。;第二节 档案库房的管理;三、档案的存放和全宗排列 （一）存放和排列 一般是按照全宗为单位，根据全宗顺序号或全宗分类进行排列。 （二）存放方式 一般有两种：一是竖放，一是平放。 目前采用较多的是竖直排放的方法，方便存取。 有些特殊或珍贵的档案采用平放的方法存放，能使文件上的皱纹逐渐舒展消失，能有效延长档案的寿命。但是，采用平放的方法，堆叠的高度不能超过0.4米为宜。 全宗内档案的排放： 1. 全宗内档案一般按照整理编号的顺序排列上架； 2. 档案馆内全宗的排列顺序，与全宗的顺序号有可能一致，也可能不一致。;四、档案存放位置索引 存放位置索引的种类: 第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。（如下图）; 第二种是指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了什么档案。（如下图）;五、档案代理卡 由于提供利用或档案馆（室）内部工作需要，经常会将库房中已经上架排放好的档案暂时移出库房，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所谓的“代理卡”或“代卷卡”，格式如下表：;六、全宗卷 定义：全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。 全宗卷的形成过程和成分： （1）在档案收集工作中形成的文件材料，如“档案移交目录”、“移交书”等。 （2）在档案整理过程中形成的文件材料，如“档案整理工作方案”、“分类方案”、“立档单位和全宗历史考证”等。 （3）在档案鉴定工作中形成的文件材料，如“档案鉴定材料分析报告”、“档案销毁清册”等。 （4）在档案保管、统计工作中形成的文件材料，如“档案受损与修复记录”、“档案安全检查记录”、“档案数量与状况统计”等。 （5）在档案提供利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“机关工作大事记”、“机关组织沿革”等。;第三节 档案在流动过程中的维护与保护;现代化档案阅览室;电子档案阅览室;使用档案时吸烟、喝水、吃食物;1861年设立总理衙门的奏折;北洋政府授予政府要员和各地军阀的文虎章;毛泽东上大学时的学籍档案;档案在流动中的保护措施;档案实体的安全防护措施;蟑螂;防霉杀虫剂