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基于数字档案馆的知识组织 　　作为网络时代档案馆的新形态，数字档案馆是采用现代信息技术进行档案数字资源的采集、加工、组织、存储、检索和提供利用的网络信息系统。① 数字档案馆如何科学有效地进行数字资源组织，如何深入揭示档案数字资源库中的知识单元并对其进行合理组织以便用户快速存取，为用户提供快速、准确的知识服务，是数字档案馆建设中面临的重大问题。良好的知识组织方式是数字档案馆真正发挥效用的必要条件之一。当前，数字档案知识组织的模式主要有分类目录组织、主题组织法、全文索引组织、知识网络组织等。本文对数字档案馆中馆藏档案的数字化、数字资源组织与几种主要的知识组织模式在数字档案馆中的应用进行了初步探讨。　　　　一、知识组织：数字档案馆的新课题　　　　传统档案馆的日常业务是围绕档案实体的组织与管理展开的。档案实体组织管理包括档案的收集、整理、鉴定、立卷、建档、分类、编目、标引、保护等方面工作。对档案实体进行科学的组织管理是档案馆赖以开展服务，挖掘、实现档案价值的基础。档案实体组织主要通过对档案实体的主要特征进行揭示，如全宗名称、案卷名、文件名、档案来源、档案主题等。实体组织的主体――案卷是具有密切联系的若干文件的组合体。有关某一问题或某项工作活动以及其他方面相互密切联系的一系列案卷组成的全宗，则比较具体地反映工作活动的来龙去脉。全宗是档案馆馆藏的基本单位。档案实体组织的最终目的是为了便于存取与管理档案实体。　　档案信息组织与档案实体组织两者之间密切联系。如果说档案实体组织主要从档案的外部特征与内部特征来组织档案实体，那么档案信息组织则是通过各种方法从档案的内容特征来组织档案，档案信息组织的结果是形成档案目录与馆藏档案指南以及相应的档案信息数据库，目的是便于用户查找与利用档案。档案信息组织是以档案的分类、编目、著录、标引工作为基础的。其中档案著录对档案的内容与形式特征进行分析、选择和记录，档案标引则对档案文件或案卷进行主题分析，把自然语言转换成规范化检索语言标识，主要是分类号与主题词，以便将其纳入一定的检索系统，组成一个有序的档案记录集合，形成目录数据库。标引按检索体系分为分类标引与主题标引，档案标引应尽可以准确、深入地揭示档案的内容特征。　　数字档案馆知识组织是为了便于用户快速定位并获得所需知识，为用户提供便捷的知识服务。知识组织的前提是知识的发现、揭示与描述。数字档案馆的知识组织建立在档案信息的有序组织基础之上。档案信息组织主要着眼于揭示档案个体的内容特征，而档案知识组织则是以知识单元为单位的组织形式，不但要科学地组织个体知识单元，更要描述、表达与展示知识单元之间的内在联系，在内容揭示的深度与广度方面远远超过信息组织。数字档案馆的知识组织首先要解决档案馆文献的数字化与知识单元的标引问题。作为知识的载体，档案是经鉴定值得永久保存和收藏的文件，是直接记述和反映社会生产、生活的文件材料，一个机关的归档文件材料能够全面地、真实地反映本单位的工作面貌，因此，档案文献内部蕴含的知识之间是密切相关的。如何揭示与反映这些知识之间的密切联系是数字档案馆知识组织的主要任务之一。目前数字档案馆的知识揭示按其方式与深度可以分为分类标引、主题标引、基于全文数据的关键词标引、知识网络描述等四种类型。　　　　二、做好数字档案馆知识组织的基础工作　　　　数字档案馆是传统档案馆的延伸，是档案馆在网络环境下存在与发展的新形态，这既是时代变革背景下社会需求的反映，也是传统的实体档案馆自身不断发展的必然结果。数字档案馆的管理与服务是以实体档案馆丰富的馆藏与扎实的基础工作为前提，以数字化馆藏档案作为其资源主体。数字档案馆知识组织是传统档案实体组织与档案信息组织的深化与高级形式，是以后者为基础的。实现数字档案馆在知识与语义层面的有效组织，必须作好充分准备工作。　　1、馆藏档案的数字化　　馆藏档案的数字化是数字档案馆知识组织的基础性工作。知识组织使用智能化的知识发现与组织系统对数字资源进行统计、分析、进行数据挖掘与知识重组，并将其纳入已有的知识组织体系之中。大量基础性的数字档案资源及其组织体系是构造数字档案馆知识系统的“活水之源”。馆藏资源的数字化加工是我国许多建设中的数字档案馆工程的首要的、基础性工作之一。②　　在进行馆藏资源数字化的过程中，应遵循以下原则：①重点选择自身的特色馆藏；②将价值较高的馆藏档案进行数字化，尤其要重点选择那些具有文物价值与历史价值的珍贵的原始档案；③优先考虑使用频率高的文献信息进行数字化；④根据读者临时需要对某些馆藏档案进行数字化。档案数字化并不只是简单进行档案扫描后交电子文件存档，而应该尽可能做好档案的著录与标引工作，对其内容进行深度揭示。有条件的档案馆可对馆藏档案进行扫描与OCR识别，对档案内容进行文本化处理，建立起档案全