职业助理秘书的技能9.pptVIP

shuyin 行政管理 练习：自我分析表 是谁占用了时间？ 如何制订工作计划 用“自我分析表”反映目前工作现状（工作内容、时间分配、工作中断及原因） 做必要的单项分析，找出效率不高的原因 根据单项分析： 重新排列工作内容的先后次序 重新估计每项工作任务需要的合理时间 重新估计每天应预留“工作中断”的合理时间 制订工作计划的基本原则 任务优先权的分配原则 对于秘书工作，是用“期限”来衡量“紧急”程度的 同类工作集中处理 顺应自己的生物钟 工作量大的任务，化整为零 给“工作中断”合理预留时间 每天下班前检查当天计划完成情况 省时技巧 拟订日计划，排出优先次序 2/8原则：20%的时间，80%的成果 确定时限，自我激励（在计划表中打钩） 设定“请勿打扰”时段 要事不拖欠 快速读文件 集中复电 婉拒 善用零星时间 任务优先权原则 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 有效的时间管理工具 记事簿 应办事宜备忘录 日办公事务夹 信息传递工具 问答条 请示条 文件传阅单 来电记录条 第五章 沟通与协调的技能 * 沟通的目的 * 沟通的原则 * 沟通的基本方法 * 沟通的误区与障碍 * 沟通的技巧：倾听、表达、提问 * 团队合作 真笨呀！ 他在说什么？ 什么是沟通 发送方以特定的沟通模式将“信息”传递给接收方，并有信息的反馈。 发送方 接收方 反馈 信息 特定沟通模式 沟通的目的 1).将信息传递出去 2).被理解 3).被接收 4).有所反馈 沟通的原则 * 简 单 * 清 楚 * 直 接 * 准 确 沟通的基本方法——5W1H法 1).沟通的动机（why） 2).接收方是谁（who） 3).传递什么信息（what） 4).何时何地(when,where) 5).怎样沟通(how) 沟通的误区 沟通模式 接收方 反馈 盛 气 凌 人 第三章 档案管理 * 企业内不同部门的档案特点 * 实用有效的办公室档案管理 * 办公室档案管理的基本原则 * 办公室档案管理系统 * 档案载体与标签 公司内部不同部门的档案特点分析 a.与外界最紧密联系的部门 b.“自给自足”地工作的部门 c.和内部所有的部门都有联系的部门(信息部门…) d.领导部门 e.需要进行重要的技术上的监督的部门(法律的、信息的) f. 受其它部门支配的部门 (如：质检部门、后勤部门) 企业内不同部门的档案特点 与外界有紧密联系的部门 稳定性差 形式多样 企业内不同部门的档案特点 “自给自足”地工作的部门 安全性强 稳定性强 以前的经验是保存资料的基础 企业内不同部门的档案特点 和企业内部所有的部门都有联系的部门 文档量大 需与其它部门共商来决定归档方案 企业内不同部门的档案特点 领导部门 管理难部大 文档量大 形式多样化 企业内不同部门的档案特点 重要的技术性和监督性的部门 文档量大 需合理的方法和工具来管理信息 企业内不同部门的档案特点 受其它部门支配的部门 文档管理会与其它部门的管理发生冲突 档案管理系统性要求高 实用有效的档案管理 一种实用有效的档案管理是使上级、我自己、同事及合作伙伴能够： 查找到所需要的信息； 并且 将文件正确归档。 迅速地 三种基本档案管理系统的优缺点比较 字母顺序系统 数字顺序系统 科目档案系统 存档载体 文档标签 第四章 时间管理 * 工作中常见的五种类型“时间观念”分析 * 自我分析时间管理，找出问题 * 个人工作计划 * 任务优先权的分配原则 * 有效的时间管理工具 * 信息传递与交流工具 “赶快，赶快”型 “强大”型 “完美主义”型 “取悦”他人型 “竭尽全力”型 个人工作计划 “什么时候”制订工作计划 如何制订工作计划 制订工作计划的基本原则及注意事项 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 紧急 重要 A B C D * * 达丰（上海）电脑有限公司 职业化助理与秘书的综合技能 希迩咨询顾问公司 培训师：舒音 时间安排：上午 9：00-12：00 下午 13：00-17：00 会间休息：上午 10：30-10：45 下午 15：15-