流程加表单,业务一线牵-乌鲁木齐柏泉祥泰案例.docVIP

OA新趋势：用流程搭建业务平台——华天OA流程加表单，柏泉祥泰业务一线牵一、初衷柏泉祥泰是新疆最大的家电分销商之一，这几年生意做得风生水起，09年，柏泉祥泰成为自治区家电下乡活动的组织单位，业务更是拓展到自治区的城乡各地，很多全国一线的大厂家都找上门来让他代理自己的产品。但柏泉祥泰的总经理迟平却表现得非常冷静，他认为：只有先抓好内部管理，才能打造健康、稳定的渠道，做到公司、厂家、经销商、用户的多赢，才能不断把生意做强、做大。上管理软件来协助、完善自己的业务管理，是迟总下定决心要做好的事。迟总说，我们上OA说简单也简单，说不简单也不简单。说简单是因为我们还是一个小公司，人毕竟不是很多，OA里面那些复杂的档案、人事、资产等管理功能都用不上，我们现在不用去关注和研究它；说不简单是因为我们并不是发发通知、传传文件就了事了，我们需要用OA来管理自己的业务，变得更加规范，让信息和数据的管理更及时、更完善、更准确。这些工作包含了我们从销售到服务的全部流程，并不是一个简单的OA就能够实现的。二、选型因为是以业务管理为核心，所以柏泉祥泰最初也考虑过使用业务管理软件，比如进销存软件、CRM软件，可是详细了解一番后发现这些软件并不能解决自己的问题。这是因为，这些标准化软件里面的表单设计很程式化，不符合公司的实际业务，要改动起来还很麻烦，改动一个表单，整个软件都要改，不然就没法流转和统计。更重要的是，业务管理系统中缺乏有效的审批流转功能和协作功能，表单的审批流转无法实现。而柏泉祥泰的表单并不是孤立存在的，每个表单都要经过上级甚至多级签批，或者经过多个部门之间的处理，最后还需要灵活的统计和汇总。通过和华天软件的沟通，得到了华天认真细致的评估和分析后，迟总对自己的需求有了清晰的认识，虽然看起来有点复杂，但核心只有两个，那就是流程和表单。所有的业务都建立在这两个功能基础上，这样就好办多了，思路一致后，迟总马上决定在华天OA的基础上搭建自己的业务系统。三、应用通过华天OA系统，柏泉祥泰将业务分为南疆和北疆两个大部门，部门下按业务人员划分，业务人员下按新疆行政区域分布，在软件的操作过程中，每位业务人员都是一个独一无二的操作人员。根据自己的业务流程，柏泉祥泰归纳出9张基础表单和5张汇总表单，这14张表涵盖了整个业务流程的管理，包含了全部业务信息和数据（包括客户、库存、产品、价格、付款等），清晰直观，一目了然。业务人员会填报自己行政区域内的基础表单，基础表单汇总后生成汇总表单，供部门经理和总经理分析决策，每个操作人员只能查看到自己区域内的表单数据，而无法跨区域查看。下面我们来具体看一看这些表单和流程的具体应用：在这9张基础表单里面，都内置了一个固定流程，即业务员填写完毕后自动发送给部门领导进行批示和确认。拜访计划表业务员在拜访客户前需要填写拜访计划，系统自动发送给部门领导进行批示；拜访结束后业务员再次调出该表单填写拜访结果，并反馈给部门领导。汇总表如下：库存反馈表 这张表可以实时反映出经销商的库存和进货记录。在该表中，可自动跳出最后一次进货时间，如没有，则显示“无记录”；在预计下次进货时间项，可形成到期提醒，到期提醒的时间可以选择，如“提前2天，提前1天”，同时，部门经理或公司经理可以修改下次进货时间，如未录入时间，可选择为取消经销商资格。汇总表如下：零售反馈表 这张表并不是简单的填写商品售价，还可以填写售价分析和情况说明，这样，售价高了或者低了都会有一个很好的了解和记录，便于公司来分析决策。在竞争激烈的市场上，价格波动是常有的事，所以价格是活的，而不是死的，这就要求表单也要做成活的。汇总表如下： 质量反馈表 转下一步#转下一步*转下一步转下一步#转下一步*转下一步在这个表单中，设置了自定义流程，流程过程中任何一步的任何人都可以设置步骤完成，并可查询是谁终止的该流程。由于客户服务工作往往需要多个部门的人员协调处理，因此表单在“填报人处理办法”、“部门经理意见”、“下一步处理意见”项目中，均有“转下一步处理”的跳转选项，可以加入下一个处理人。转下一步*：无论是否转下一步都必须经过“部门经理”，如选“否”，则说明处理已完毕，部门经理批注，完毕后即可归档；如选“是”，该流程自动计算该流程的开始时间。转下一步#：部门经理可以自定义选择下一步处理该表单的人，并且，电脑已经在上一步开始计算处理时间。转下一步：下一步处理该表单的人可以选择再有谁来处理，下一步可以不断添加，并且，电脑已经在上一步开始计算处理时间，直至问题处理完毕为止，并可获知总计处理的时长，这样就可以统计出每个人在该问题上的处理效率。汇总表如下： 价格申请业务员在给经销商报价前必须需要经过公司审批。业务员、部门主管、财务审核都可以上传附件（经销协议、价格表等）。申请人可以随时查看单据的审批状态。汇总表如下：延