OM-04-006 雇员档案管理作业规范.docVIP

核 准 审 核 制 作 Rev. Section Description Date A 新版本 Aug.21, 2012 1.目的： 为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案数据之完整性和有效性，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本办法。 2.适用范围： 东莞铭异精密电子有限公司全体员工。 3.定义： 3.1 人事档案：仅指人事部存放有关员工个人信息资料，包括在职档案和离职档案。 3.1.1人事档案应包含以下各完整有效的文件：《档案List》（详见附件24.档案管理相关规定: 4.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 4.2员工入职前，人事部应对人事档案的真实性.有效性进行核查，如有虚假，不予录用。 4.3人事档案按员工编号分类存档，员工的档案装入文件夹管理。同时按在职人员.离职人员进行整理，并在档案标签上填写各种人事资料的名称。人事档案原则上为永久保存4.4 管理权限 所有员工文本档案均以文件夹方式放置于文件柜妥善保管。文件柜钥匙由人事部专人负责保管，并做好档案的安全、必威体育官网网址、保护工作。 5. 工作程序： 5.1 在职档案管理： 5.1.1 文本档案的建立： a) 所有员工在入职时，由人事部向入职员工索取相关证明资料，一般包括照片、学历证明、原单位离职证明、身份证复印件、体检表，连同《应聘申请表》、《必威体育官网网址协议》、劳动合同、岗前测试题等一并做成员工档案。 b) 员工在职期间基本档案资料有变动时（如姓名变动、学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动等），应及时将相关资料复印件交于人事部归档，原件由人事部当场查验。 c) 员工在职期间所产生的工作评估表奖惩单等及时归入员工档案。 5.1.2 文本档案编号的设置： a) 按员工工号顺序及员工类别存放于不同档案柜； b) 将做成的档案形成台帐式易检索的目录 5.1.3 电子档案的建立： a) 所有员工在入职时，人事部人员应当将员工基本信息资料录入人事系统，便于基本信息检索。包括姓名、身份证号码、家庭住址、籍贯、学历、员工编号、入离职日期、部门、职位等信息； b) 建立《合同期统计表》，记录员工合同期及试用期时间，便于在试用期满及合同期满人员评估报告。包括员工入职日期、试用期时间、合同期时间等。 c) 建立《员工奖惩记录》，记录员工的奖惩情况，便于合同续签标准。包括员工奖惩时间、奖惩原因、奖惩次数等。 5.2 离职档案的管理： 5.2.1员工离职后，离职档案每清查按照工号，存放在离职档案柜。 5.2.2 离职档案的保存时限： 直接人员的离职档案原则上保存5年后方可销毁档案原则上为永久保存5.2.3 离职档案的销毁： 超过保存时限的人员档案，须报总经理批准，人事部可集中进行销毁处理，销毁时应有两人以上负责监督销毁，并在清单上签字。 6.人事档案的借阅权限及归还程序： 6.1人事档案的借阅权限：因工作需要借阅本部门人员档案须填写《人事档案借阅申请单》（附件3），并经人事部批准后方可。6.2任何部门不得跨部门借阅人事档案。6.3所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还(特殊情况可延长期限)，对借阅后到期未还者、归还破损、私自复印档案者、遗失者。 6.5人事部专人应做好借阅登记，并在《人事档案借阅登记表》签字登记（附件36.6借阅档案注意事项 6.6.1严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； 6.6.2不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须先经人事部同意。 6.6.3借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者。7.人事档案的更新： 7.1人事档案应随人变化而变动，适时保持人事档案资料必威体育精装版且文本档案与电子档案相符。 8. 本办法解释权和执行权归公司人事部。 9. 本办法若有修改时，则按审批新办法执行。 附件： 1 《人事档案借阅申请单》 2 《档案list3《人事档案借阅登记表》 东 莞 铭 异 精 密 电 子 有 限 公 司 DONGGUAN ERGOTRON PRECISION TECHNOLOGY CO., LTD 文件编号 Document No. OM-04-006 版 本 Version A 文件名称 Document title 雇员档案管理作业规范 生效日期 Effective date Aug.21.2012 制定单位 Established by 人事部 页 次 Page 第 3 页 共 4 页