公文带电子档加入说明.PPT

* 目錄 一、進入公文系統…………………………02 二、承辦人操作流程說明及創稿流程……05 二、主旨及說明之放大編輯(95新增)……. 21 三、常用詞庫之新增引用說明……………23 四、自訂資料設定之操作方式(95新增)….24 五、公文帶電子檔附件加入說明………… 27 編制日期96.06.13 進入公文系統 從桌面上找出公文管理的圖示點兩下進入 管理者應予每位使用公文管理系統人員使用者編號或密碼 每一位人員使用公文管理系統均應以自己的編號及密碼（有無均可）進入 輸入使用者編號及密碼後,點[確定]進入公文系統 於每日第一次開啟公文系統時,會出此內部公告訊息或進入 公文系統主畫面也可以打開(要關閉就點選此處╳) 於開啟公文系統時,會出此針對個人提示訊息,來提醒承辦人 一日內將逾期之公文.以便於公文之結案時效或提早作展期 關閉請點此處 確認作業單位(機關簡稱)及人員名稱 是否正確 承辦人辦理公文管理操作 1.創稿流程 創簽稿作業→送核判→函稿修改→送發文 2.收文結案存查流程 收文作業→承辦作業結案→歸檔清單 →送歸檔 3.收文函覆文流程 收文作業→承辦作業函覆文→送發文 （列印送紙本） 創稿流程 創簽稿作業→送核判→ 函稿修改→送發文 （列印送紙本） 1.首先點選 創簽稿作業進入 2.點選[登錄]或從左上角[創簽/稿][登錄] 依照1主旨、2說明、3決行層次、4分類號(會自動帶出保存年限)、5發文機關名稱、6署名、7聯絡方式(會自動帶出見24頁說明) 、 8會辦單位(若需會辦見下一頁)輸入資料後,點[登錄]後就會出現創稿流水號. **於符號表下方新增‘剪下’‘複製’‘貼上’三個功能 1 2 3 4 5 6 7 8 如須會辦其他科室請在登錄前點選[會辦單位]依照所要會辦的科室作點選打勾後，按[離開] ,再點[登錄].將於列印函稿時,帶入公文的版面中 出現創稿流水號後.再點選[受文者]設定受文機關 依照所要發文的機關學校作正副本點選下拉受文機關名稱點選後，按+ ,點選完成後, 此區乃電子交換的受文單位記錄區 此二區乃列引紙本的受文單位記錄區 此處請注意，如果受文機關是政府機關學校，麻煩盡量由點選方式加入。除此之外，請在此欄直接輸入例如某某人名或私人企業名稱以及各高中職等等 此處請注意，如果受文機關是政府機關學校，麻煩盡量由點選方式加入。除此之外，請在此欄直接輸入例如承辦單位或其他相關名稱 此處請注意，如果受文機關是’機關群組’，麻煩將同步的勾選取消。除此之外，請在正本欄直接輸入例如’第四類發行’或其他相關名稱 點「登錄」後，回到登錄畫面點[列印]後就會出現下面畫面,印出上呈核判後,若主管無修改請直接接到26頁的承辦作業，若主管有修改再用查詢修改後送發文（見17-18頁或19-20）。 開會通知單操作說明 開啟創簽稿作業的登錄?文別下拉點選‘開會通知單’ 就會出現下圖格式 1.依照1開會事由、2開會日期、3開會時間、4主持人、5開會地點、6出席者、7列席者、 8聯絡人、9電話、10備註、 11署名、 12擬稿方式、 13保存期限輸入資料後,點[登錄]後就會出現創稿流水號. 2.再點選受文者 **於符號表下方新增‘剪下’‘複製’‘貼上’三個功能 依照所要出席者的機關學校發文作出席者點選下拉受文機關名稱點選後，按+ ,點選完成後,[此處同步功能會關閉] 此處請注意，請在出席者列席者及副本此二欄中直接輸入相關將出席此彙一的人員名單以及各高中職等等,後按登錄即可 *回到登錄畫面點[列印]後就會出現word畫面,印出上呈核判後,若主管無修改請直接到26頁的承辦作業操作，若主管有修改再用查詢修改後送發文（見17-18頁）。 點「查詢作業」後，再點「創簽稿日期」 輸入創稿日期，點選「查詢」 **96年版新增[發文號]查詢功能 1 1.先找出需要修改的公文，點選讓他反白。 2.再點選「修改」 2 開啟此畫面便可以再作主旨及說明的修改， 但是再修改後必須點選「確認」再點「離開」 **96年版新增** 點承會辦作業→承辦作業→ 案件狀態→ˇ承辦→確定→反白收文號→ 經辦事項→送繕打→創稿修改 就會出現創稿修改畫面,即可修改並於修改完成後 點[確認]即可 在子系統登錄編輯畫面中，雙擊『主旨』、『說明』、『擬辦』項目，可進入如下的放大編輯畫面。 補充：主旨及說明之操作方式 在放大編輯畫面中，點選畫面下方的各編號類型，即可開始使用自動編號功能。 在放大編輯畫面中，點選畫面下方的空白按鈕，按鈕會轉換成“修改”狀態，此時即可進行編號修改。修改完畢後再點選修改按鈕，即可回復一般狀態。 補充：詞庫新增引入之操作方式 將游標停