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关于进一步提高档案工作信息化水平几点思考 　　摘 要：在现代信息化社会，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色。档案基础业务建设的重点已经全面向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，已经成为档案事业发展的必然趋势。 　　在信息化条件下，不同载体、不同类型的电子文档一体化已成为普遍共识，电子档案也将会成为未来档案馆的馆藏主体部分。档案信息化管理的成效，就是检验电子档案的真实性、完整性、有效性。所以，推行现代信息技术管理手段，提高档案管理工作质量和水平，是档案工作自身发展的迫切需要。 　　一、要更加提高对档案信息化建设工作的重要性认识 　　档案信息作为社会信息资源的重要组成部分，有着不可替代的原始性、真实性、可靠性以及广泛的社会性等特点。档案信息化建要按照信息共享、网络共建、远程利用、服务为主的指导思想，要发挥档案部门的优势，大力开发档案资源，充分利用现代化计算机网络技术，面向社会、公众以及市场，着力提高档案信息服务水平。全县各镇（办）、机关、企事业单位要加强档案信息化建设工作的领导，把档案信息化建设纳入本单位的工作议事日程，有计划、有步骤开展档案信息化建设工作。增加投入，确保档案信息化建设工作顺利开展，提高档案查阅利用效率，逐步实现全县档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为我县经济社会发展提供优质、高效、快捷的档案信息服务。 　　二、要加快信息化建设，进一步提高档案工作的信息化水平 　　档案信息化建设，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。要加快尚未起步的部分镇（办）档案信息化建设的步伐，就特别要强化档案信息化建设的力度，强调总体推进，总体平衡，敦促我县档案信息化建设能够再上一个台阶。 　　（一）加强档案信息化建设工作人才队伍建设。县档案局（馆）要积极创造条件，配齐配强档案信息化建设技术人才。各单位要配备专兼职档案工作者，且能熟练掌握和操作计算机。县档案局要加强对全县档案工作者的培训和指导，提高全县档案工作者开展档案信息化建设的能力和水平，为开展档案信息化建设工作提供人才保障。 　　（二）加强档案信息化建工作的基础建设。 　　1.硬件要求。各单位应有基本的办公设备如计算机、扫描仪（照相机）、打印机，单位档案室资料多的需要配置服务器。 　　2.软件要求。为了今后各单位的电子档案移交进馆后与县档案馆的系统能兼容，全县统一使用山东省档案局和山东省党政网管理中心研发的《山东省电子文档管理系统》软件。该软件实行终身免费维护和升级，是唯一能与县档案馆软件兼容的档案管理系统软件。全县已有300个单位购置了该软件。全县所有单位均已购买了此软件，需购置该软件方能同步实施档案信息化建设工作。 　　三、分步推进，加快档案信息资源体系建设的步伐 　　要加强对部门档案建设的领导，杜绝“重”、“叠”、“漏”现象的发生。进一步加快和加强对现有馆藏档案的数字化的进程和管理。 　　（一）结合实际加快档案馆档案信息化建设工作步伐。 　　一是馆藏档案目录级数字化管理。力争在“十二五”期间馆藏档案目录全部实现案卷级或文件级数字化管理。二是馆藏档案全文数字化加工处理工作。2011年县档案馆要完成馆藏婚姻档案全文数字化加工处理工作，2012年实现微机化检索和利用。 　　（二）加快全县电子档案目录级数据库建设。 　　为全面提高全县档案检索利用效率和服务质量，各立档单位须使用全省统一要求的《山东省电子文档管理系统》软件管理档案。2012年12月前，各县级机关、县属企事业单位将本单位保管的1996年至2003年的永久、长期（30年）案卷目录全部录入《山东省电子文档管理系统》，从2004年至2010年的归档文件目录全部录入该系统。2013年12月前，各镇乡、县属中学、县属医院将本单位保管的1996年至2003年的永久、长期（30年）案卷目录全部录入该系统，2004年至2010年的归档文件目录全部录入该系统。各县级机关下属单位于2015年前将所有本单位保管的永久、长期（30年）档案（案卷目录或归档文件）录入该系统。 　　（三）统一要求，2011年起档案实行纸质和电子档案同步整理和管理。 　　按照电子档案与纸质档案并存的原则，实行电子档案和纸质档案归档双轨制，同步归档。从2012年开始，各单位在整理上年的档案时，必须在整理纸质档案的同时将电子档案进行全文数字化系统处理，实现纸质档案和电子档案同步形成和管理。 　　鼓励各单位积极采取措施，有计划、有步骤地对本单位2010年前形成并保管的未移交档案资料进行数字化加工处理，并向县档案馆备份。 　　（四）今后档案的移交要求。 　　今后全县各立档单位在向县档案馆移交1996至2010年的档案时，必须将纸质档案和录入的电子目录档案同步移交；在移交2011年以后形成的档案时，必须将纸