重点建设项目案管理与整理2008.pptVIP

项目档案管理与整理 刘 燕（六盘水市档案局） 项目档案管理与整理 一、项目档案的定义 二、项目档案管理的特殊性 三、建设单位的档案职责 四、项目文件的收集工作 五、项目档案整理前的鉴定 六、项目档案的分类 七、项目档案的整理 一、项目档案的定义 项目档案是指经过鉴定、整理并归档立卷的项目文件。 项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。 项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工（建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 项目施工文件是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 项目竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 项目监理文件是指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 项目竣工验收文件是指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 建设项目是指建筑、安装等活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 二、项目档案的特殊性 项目档案的管理不仅仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切配合的工作，所以参建的各单位在项目档案管理上应是一种互动的关系，既分工明确，各施其职，又密切配合，通力合作。 三、建设单位的档案职责 ㈠档案业务监督、指导职责 ⒈将项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制，将项目文件的收集、管理纳入工程建设计划，纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制订相应的检查、考核措施。 ⒉建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系。 ⒊建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循。 ⒋配备保证档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。 ⒌将项目档案管理纳入合同管理，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准，明确监理单位对项目文件的监督和审查责任。 ⒍监督、指导各参建单位将项目档案工作与工程建设同步进行。  ⑴从建设项目的提出一开始，建档工作即应开始 ⑵在项目建设各阶段中，档案的形成、收集、整理要与项目建设同步 ⑶工程项目验收前，项目档案的收集、整理、编号、审定工作要与工程竣工验收准备工作同步进行 ⑷工程项目验收时，提交合格的项目档案与竣工验收同步进行 ⒎组织项目档案的阶段验收和自检。 ㈡项目文件的收集、整理、移交职责  四、项目文件的收集工作 ㈠项目建设各阶段文件的收集及其责任 ⒈项目准备阶段 ⒉项目施工阶段 ⒊项目试运行阶段 ⒋项目竣工验收阶段 ㈡项目建设文件的收集范围和时间 收集范围 收集时间 （三）项目文件质量要求 ⒈字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。 ⒉需永久、长期保存的文件不应用易退色的书写材料书写、绘制。 ⒊复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 ⒋录音、录像文件应保证载体的有效性。 ⒌长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 （四）项目文件的收集方式 ⒈定期接收和现场收集 ⒉集中收集和随时收集 ⒊抓住重要环节和关键阶段进行收集 “三纳入” 档案工作纳入科研、生产、建设工作计划 档案工作纳入科研、生产、建设工作程序 档案工作纳入有关部门和人员的岗位职责 做到“四参加” 参加项目立项工作 参加项目验收 参加设备开箱验收 参加科研项目鉴定 五、项目档案整理前的鉴定 ㈠完整性鉴定 ㈡准确性鉴定 ㈢属性鉴定 ㈣密级鉴定 ㈤保存价值和保管期限鉴定 竣工图章 六、项目档案的分类 ㈠项目档案分类的基本要求 ⒈在一个项目内所有项目档案的分类标准要一致。 ⒉分类的层次类目要简明，不宜过多过繁 ⒊分类应力求按照专业系统实现标准化 ㈡项目档案分类方案的编制规则 ⒈分类方案类目体系的可包容性 ⒉分类方案类目体系的严整性 ⒊分类方案类目体系的相对稳定性 ㈢项目档案分类方案的编制 ⒈按照确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系。 ⒉给每一个类目以固定的代字或代号。 ⒊将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。 ⒋撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字和代号的使用方法。 例1 Zh-5-1 zh-5-2 zh-5-3 Zh即中井煤矿的代码