文件的制作.pptVIP

1-3 文件的製作 在資訊系統的開發過程，有幾個重要的文件會產出，包括系統規劃階段的系統規劃書、系統需求分析階段的系統需求書、系統設計階段的系統規格書，系統開發階段的成果是程式碼，還包括了模組、結合、系統、整合測試規格書、使用者手冊等，通稱為文件(Document) 文件的功能: 溝通的工具 控制的工具 記錄的工具 溝通的工具 由於系統的開發是由很多人所組成的，除了開發團隊需要各式各樣的專業人員之外，也有系統的所有者、使用者和維護者，這麼多的人員如果沒有將系統開發的計劃、需求、設計、程式碼等，用正式的文件記錄下來，那麼沒有一定的標準，每個人的認知也許會產生很多誤會，說的和想的沒有辦法像寫的一樣清楚，有了彼此認同的文間資料，就有了開發系統的根據。 控制的工具 文件是系統開發的進度記錄，也是功能範圍的依據，當確認了使用者的需求之後，文件上的記錄可以確保系統的開發不會偏離了方向，確保開發者的工作範圍，確認開發的版本，也是開發系統團隊和系統使用者雙方的控制工具。 記錄的工具 資訊系統的開發是智慧型人力密集的工作成果，如果沒有將系統的開發細節記錄下來，將來系統的維護會非常困難，當然由於系統的複雜性，文件的會變得十分龐大，所以必須依據系統開發的生命週期，加以分割撰寫，每個階段都有相對的文件會產生，用以記錄該階段的工作內容。 文件的撰寫，應該要注意的事項: 專業的文件 客觀的描述 盡量用條列式的方法 文件的使用 專業的文件 專業的文件最需要的是清楚的格式，全份文件應該使用統一的格式標準，由於系統開發的複雜，文件的基本階層式架構必須釐定清楚，所用的項目要一致，文件的封面和目錄，都要有一定的樣子，文字的格式也要一致，包括字體、大小、行距、空格等，每頁一定都要有頁碼，白紙黑字，不需要有彩色的紙、字、或是花邊，不要表現的天真可愛，太孩子氣的味道，都是不必要的，資訊系統的開發是成本很高的，系統開發人員需要以嚴肅的態度來對待，要給人很認真、專業、正式的感覺，不可諱言的，包裝很重要，和專業人士的穿著一樣，專業的文件是由正式的、一定規格的細節所組成，基本的樣子要符合，接著再看文件的內容。 客觀的描述 文件需要客觀的描述，在這裡是指以報導是的方法來撰寫，文件內不應該出現我、我們、你、你們、他、他們當主詞的句子，應該要用描述事實的方法來寫，也就是執筆的人不能以開發者或使用者的立場來描述，可以以開發團隊、本專案、研發小組等來代替我和我們，用企業或使用者來代替你和你們。另外，應該避免太過於主觀的形容方式，比如，「五彩繽紛」、「雀躍不已」等太過於情緒性的描述，或是「最強的」、「超級快」之類的形容，每個人的標準不同，超級快是有多快？大家的感覺不同，應該要以某種標準來衡量，比如：0.5秒鐘，0.1秒鐘等，顏色也有工業上使用的標準，或是電腦上的三原色比例的標準，應該要找到大家可以接受的標準來，以量化來衡量 盡量用條列式的方法 文件必須有條理的來架構，除了在摘要的部份之外，盡量用列點的方式呈現，文件是用來查閱的，有條列式的一點一點的敘述，會讓使用文件的人比較方便閱讀和查詢，馬上可以抓得住重點，但是條列的點又不要太多，如果描述某件事情用了十幾二十點，那麼反而不知道重點在哪裡，最適當的大約是3到5點，不要大於7點，每個特定的主題或項目，內容要描寫仔細，不要怕太細節，資訊系統開發本來就是很多瑣碎的工作，需要做溝通、澄清，並且將他寫下來。 文件的使用 文件是記錄資訊系統的開發，以提供相關使用者查詢用的，所以在撰寫文件時，每個部分必須能容易查詢，比如，每份文件都有編號和名稱，以及是誰所撰寫的，在哪一天完成，是哪一個版本，在下一個版本出來之前，又有誰修改過，修改過哪裡，另外，文件的數量和使用都應該事先擬定好方法來管理，文件總共有幾份，各放在哪裡，一定要做好備份，才不會辛辛苦苦做的報告或文件，到要用的前一天，突然不見了或是毀壞了而欲哭無淚。 什麼是規格(Specification)? 什麼是規格?當我們要訂做東西時，會和製作的廠商說明我們所需要的尺寸、顏色、材質、做法等，否則廠商怎麼會知道顧客要的是什麼樣子，將顧客所需的樣子一一用專業的尺寸和標準的衡量制度寫下來，就是規格，比如說訂做一件衣服，裁縫師會問顧客衣服是什麼場合要用的，是宴客、工作服、居家服，還是有其他的特殊用途，接著幫顧客量身材，肩膀的寬度、腰圍、臀圍、手臂長度、腳的長度等，用通用的標準，像是英吋來丈量，並且問顧客所要的樣式，像領口的式樣是荷花領還是V型領，並且和顧客溝通，適時做專業的建議，把顧客的需求給寫下來，畫出來，裁縫師可以根據的內容來製作，就是製作規格書，接著用選定的布，開始裁製衣服，當衣服做到一定的程度，裁縫師會請顧客來試穿，看看合不合身，有沒有地方