第3章 办公室事务相关管理 相关管理秘书实务（第二版） .ppt

管 理 秘 书 实 务 （第二版） 赵锁龙 编著 ; 第3章： 办公室事务管理; 第3章办公室事务管理;教学目的; 教学重点与难点; 1、 空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。;3.1.3优化办公环境的方法 1.办公室的布局 ①开放式布局 就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 ; 1）开放式布局的特点： ①在这种布局的办公室里是没有私人空间的。 ②每次进行工作间布局规划时并不考虑窗户或其他常规结构的限制，而是以信息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的。 ③工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务，而不是由他们的位置来确定的。; 2）开放式布局的优点： ①建筑成本的降低 ②开放式的办公室中，空间利用率，大于常规的一排排格子式的设计中的可用面积 ③重新布局的灵活性 ④易于沟通，便于交流 ⑤易受上司的监督 ⑥容易集中化服务及共享办公设备 ; 3）开放式布局的缺点： ①缺乏单独办公的机会 ②不容易集中精力，员工易受电话、人们来回走动等干扰 ③很难进行机密性工作 ④开放式办公体系设计粗糙;;; ②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。 每个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备。 我国的企事业单位大多采用这种布局模式。 ; 1）封闭式办公室的优点： ①比较安全，便于锁门 ②可以保证工作的秘密性 ③易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作 ④保护私人空间，易于保彷隐私 2）封闭式办公室的缺点： ①建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修 ②难以监督员工的活动 ③难以进行沟通，???工被分隔开，易于感觉孤独;; 2.办公室环境布置 （1）布置要点 ◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。 ;管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材;（2）布置的原则 采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。; （2）布置的原则 全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既 要方便使用又不影响别人工作。;管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材;（3）办公桌的布置方法 ①电话：应放在左手边。 ②参考书：应该放在桌子上面或者伸手可以拿得到的抽屉里。 ③办公桌表面：整洁而有条理。 ④文具用品盒：这个用品盒可以用来存放纸张，还可以准备一个敞开的文件夹来存放需要翻译的速记资料、等待经理签署的文件、已经阅读的文件、处理完毕的计划或者其他材料等。 ;（4）日常维护 ①办公室需要全面打扫的时候，应该通知管理部门的负责人，告诉他办公室需要彻底打扫。 ②每天下班离开办公室之前，留一张便条给清洁工人，要求他们认真打扫室内的死角，如：积满灰尘的照明灯罩。 ③定期给电话拨盘和电话听筒的两端消毒；装在书盒里的书必须摆放整齐，没有灰尘。;