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让您事半功倍的office文档处理艺术与技巧 夏晓苑 2009-12-4 排版绝对不是文员秘书该做的事 三个影响我文档排版观念的重要人物 陈跃龙 《家庭医生》杂志社社长（原中山生物工程有限公司总经理 ） 他注重每一份文件的每一个细节 杨红伟 蓝盾信息安全技术股份有限公司 副总经理 （原广州市盛祺计算机信息 技术有限公司研发总监） 他的打字速度和对office的熟练程度令高级秘书自叹不如 侯捷 台湾著名电脑图书作家《WORD排版艺术》作者 他所写的每一本书，都是自己排版 你是否经常碰到这样的文档？ 文件命名随意，不知道这是什么文档，也不清楚哪个版本是 必威体育精装版的？ 你是否经常碰到这样的文档？ 文档结构不一致、不清晰，或缺乏文档结构图 你是否经常碰到这样的文档？ 没有正式的文档标题，打开后不清楚文档的主题 你是否经常碰到这样的文档？ 标题、段落、表格之间的字体大小、行间距不统一 你是否经常碰到这样的文档？ 表格行间距太大或不统一，文字没有垂直居中 你是否经常碰到这样的文档？ 序号与内容之间有莫名其妙的空格 你是否经常碰到这样的文档？ 页眉多了一条平白无故的横线 你是否经常碰到这样的文档？ 把模板的说明和字体当成文档的内容，没有处理 你是否经常碰到这样的文档？ EXCEL表格没有做好排版处理 你是否经常碰到这样的文档？ EXCEL表格没有做好排版处理 WORD实用功能和技巧 格式常用键： 加粗（Ctrl+b） 下划线（Ctrl+u） 斜体（Ctrl+I） 下标（Ctrl++） 上标（Ctrl+shift++） 缩小字号（ctrl+[） 放大字号（Ctrl+]） WORD实用功能和技巧 文档工具： 保存（ctrl+s） 撤销（ctrl+z） 恢复（ctrl+y） WORD实用功能和技巧 如何快速修改标题格式：样式和格式—显示有效样式 文档分页不影响整体页码和排版：插入—分隔符—分节符 如何比较或合并两个WORD文档：工具—比较并合并文档 如何自动生成目录：先设置好标题，再“插入—引用—索引和目录” 不要显示回车换行符或标题黑框：视图—显示段落标记/工具栏按钮 在WORD里的框或圈里怎么打勾：插入—符号—数字符号，格式—中文版式— 带圈字符 双击格式刷可以多次刷文档 想让粘贴过来的文档配合目标文档的格式：“编辑” —“选择性粘贴” —“无格式文本” 快速取消自动编号：Ctrl+Z/工具—自动更正选项—键入时自动套用格式—取消自动编号列表 如何去除WORD页眉下横线：选中段落—去除边框 EXCEL实用功能和技巧 文字内容一定要显示在单元格中：拖动列宽、自动换行、强制换行 增加边框：要给EXCEL表格设置边框 打印时设置标题栏：保证每一页打印时都有标题行 数据有效性：设置下拉选项 单元格数据对齐原则：长文字，左对齐；短文字、日期，居中；数字，右对齐 如果将行数据转换为列数据：选择性粘贴—转置 最适合的行高和列宽 设置单元格的垂直对齐方式为居中 常用函数：sum,max,date,if,average,count,vlookup 自动筛选：剔除不想看的数据 分类汇总：帮你实现数据汇总 将表格转换为图表 工作表保护 宏的运用 学好排版其实很容易 收发电子邮件也要讲究礼节 你想成为PPT高手吗？ 最后，送大家一本大师写的书 * * 应删除模板说明文字 应采用非斜体字 表头比内容的文字小 该居中的没有居中，没对齐的没有对齐 没有边框处理 表头比内容的文字小 该居中的没有居中，没对齐的没有对齐 没有边框处理 编辑工具： 全选（Ctrl+A） 纵向选择（Alt+拖动） 选中整段文字（三击左键） 定位到文章最后/最前（Ctrl+End/Home） 选择一行 （Shift+End/Home/方向键） 快速定位到上次编写位置（Shift+F5） 常用快捷键（一） 排版工具 居中（Ctrl+e） 靠左（Ctrl+L） 靠右（Ctrl+r） 分散对齐（Ctrl+shift+j） 两端对齐（Ctrl+j） WORD常用快捷键（二） 视图工具 调整显示比例（ctrl+鼠标滚轮） 温馨提示：最适合的行高，固定值1.25倍行距；最适合的字号：小四 温馨提示：最适合的行高，18；最适合的字号：11 WORD、EXCEL快速排版操作演示 统一编号 统一格式 统一字体 强烈推荐大家都看一看——《电子邮件礼节》 温馨提示：利用邮件规则做好邮件分类 请看： 作者：侯捷 *