怎樣減小文檔存儲空間.ppt

CrystalGraphics, Inc (408) 496-6175 報告容量太大超過存儲裝置(如磁片)的容量而無法存儲; 容量太大無法用電子郵件傳送(一般電子郵件能發出的郵件大小都會有容量限制,如我們公司的Mail發出最大容量不超過3MB.) 如何將報告(文檔)的存儲空間 保持在3MB以下呢? 如何減小文檔的存儲空間 製作:FS QRE 沈國平 引言 由於工作需要,我們經常要作一些報告:如一個Word文檔,一個Excel報表,一張圖片或一個PowerPoint檔都可以當作是報告. 你是否會遇到這樣的煩勞: 基本上,我們做的報告(文檔)存儲空間要盡可能保持在3MB以下,這樣我們就可以順利地用Mail傳送. 純文字文檔 轉換成PDF檔 壓縮工具壓縮 (Winzip,Winrar) 壓縮工具壓縮 (Winzip,Winrar) 文字和圖片混合類 文檔(包含純圖片) 轉換成PDF檔 壓縮工具壓縮 (Winzip,Winrar) 改變圖片格式 (如BMP改為JPG格式) 壓縮工具壓縮 (Winzip,Winrar) 報告(文檔) 減小報告(文檔) 存儲空間在3MB以下 一.純文字類報告(文檔)減小容量的方法 純文字類的報告可以借助壓縮工具來減小容量 常見的壓縮工具有兩種: Win.zip Win.rar 後者功能更為強大,相同的純文字文檔使用Win.rar壓縮後的容量要比Win.zip更小. 怎樣使用壓縮工具? 以Win.zip和Win.rar為例說明 確定是否已安裝了壓縮軟件 鼠標右鍵點擊任意一個文件夾或文檔 出現下圖紅色框內的內容表示已按裝了Win.zip; 出現藍色框內的內容表示已安裝了Win.rar.(如圖1所示) 圖1 如果沒有安裝壓縮軟件先安裝壓縮軟件;已安裝了壓縮 軟件接下來我們就可以進行文檔壓縮了 以Word文檔為例來介紹如何使用Win.zip和Win.rar; 用鼠標右鍵點擊Word文檔,顯示圖2菜單 選擇“Add to 文件名.zip”文檔以Win.zip格式壓縮 選擇“Add to 文件名.rar” 文檔以Win.rar格式壓縮 如圖2所示 圖2 其他文檔壓縮方法同Word文檔 Win.zip和Win.rar對文字類文檔的壓縮效果很好,但對PowerPoint檔或圖片的壓縮效果很差. 如果報告中只含有少量圖片,也可以用壓縮工具壓縮達到減小容量的目的,如果含有大量圖片的報告就不宜用這種辦法. 二.圖片和文字類混合文檔(報告)減小容量的方法 混合類文檔可以通過兩種方式來減小其存儲空間 改變圖片格式,必要時綜合運用壓縮工具 改變文檔格式,必要時綜合運用壓縮工具 1.改變圖片格式 圖片有多種格式,我們用得最多的最常見的有兩種格式: BMP格式 JPG格式 一般地,BMP格式所占存儲空間較大,JPG所存儲空間較小.BMP格式的圖片每張基本上多要占上兆的空間,轉換成JPG格式後就只有幾十KB了. 從下圖可以明顯看出這一差別. 相差30倍! 如果一個報告中BMP格式的圖片太多,整個報告的容量就會很大.這時可以嘗試把BMP格式圖片轉換成JPG格式圖片 轉換方法如下: 點開一個BMP圖片,選擇”檔案”菜單,選擇”另存新檔”(如 圖3所示) 圖3 選擇另存新檔的位置,然後選擇”存檔類型” JPEG檔案交換 格式後點擊”確認”即把BMP格式轉換成了JPG格式的圖片 (如圖4所示) 同樣的方法可以把JPG格式轉換成BMP格式的圖片 圖4 但有時文檔里的圖片太多,即時圖片都轉換成JPG格式檔案依然很大,這時可以終合運用壓縮工具或改變文檔格式來減小檔案大小. 二.改變文檔格式 如果改變圖片格式檔案仍然很大,這時可以運用一些檔案轉換軟件改變文檔格式來減小檔案的容量. PDF檔轉換軟件是最常見轉換文檔格式的軟件,它可以把Excel檔,Word檔,PowerPoint檔,Visio檔或圖片等檔案轉換成PDF檔; Acrobat Reader5.0是專門用來讀PDF檔的軟件;裝好PDF檔