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新形势下高校办公室管理存在问题及其对策探讨 　　[摘 要]高校办公室作为高校的管理中枢，必须与时俱进，不断提高工作的整体水平。文章从当前高校办公室管理存在的主要问题入手，有针对性地探讨了优化高校办公室管理的对策，以适应新形势下高校健康快速发展的客观要求。 　　[关键词]高校办公室；管理；问题；对策 　　[中图分类号]G647 　　[文献标识码]A 　　[文章编号]1672―2728(2006)05-0197―03 　　 　　一、高校办公室管理工作的地位和作用 　　 　　高校办公室是高等学校的综合办事机构，是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带，具有参与政务、管理事务、搞好服务的职能，在高校工作中发挥着极为重要的作用。 　　 　　1．高校办公室的地位 　　高校办公室居于学校管理系统的中心地位。高校办公室是协调学校领导办理专门事务、辅助和协助处理日常工作的部门，学校办公室管理的主要职能就是协助学校领导班子处理教学、科研、日常事务，协调上下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。 　　(1)在高校担任领导职务的人员大多是学校的主要学术带头人，他们不但要做学术研究，出席各种学术会议，承担一定的教学任务，还要负责学校行政领导工作，其工作任务的繁重可想而知。办公室应当做好领导的参谋和助手，为领导的决策提供尽可能的便利。(2)学校办公室上要承接校级机关的指示、指令和校领导的指示、指令，下要对职能层进行协调和管理，是领导部门联系上下、协调左右、统筹全局、推动整个学校正常运转的枢纽。 　　学校办公室同时居于学校管理系统的窗口地位。到学校办事，一般都会先找办公室。办公室是信息网络中心，是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。办公室工作人员的一次接待工作，一次电话的受理，都从一个侧面反映高校管理层的工作作风和精神面貌，甚至反映出党群关系、师生员工关系，反映领导者与领导机关的工作效率。因此，高校办公室良好的形象与作风、高效的办事能力，不但有利于本校工作的开展，还可为学校在社会上树立良好的声誉和形象。由此可见，高校办公室工作的优劣，对学校贯彻落实党的???针政策和上级指示精神，对充分发挥学校领导的领导作用，促进学校各项事业的顺利开展，都具有十分重要的作用。 　　 　　2．高校办公室的主要作用 　　(1)服务作用。大学的教学、科研、管理队伍三者是相辅相成的。一流的教学科研出自一流的管理、一流的服务，从某种程度上讲，管理就是服务。高校办公室工作服务于教学、科研，服务于教职员工和学生，既要完成学校下达的各项任务，又要为教学第一线的教师做好服务和后勤保障工作，是具体任务的执行者。搞好服务是高校办公室的基本职能。 　　(2)协调作用。高校办公室的一项重要职能就是协调作用。实施有效的协调有利于提高学校管理系统的整体效益，主要包括政策协调、关系协调、工作节奏协调、社会协调、人际协调等等。积极发挥这些协调作用，解决学校工作运行过程中出现的矛盾和问题，可以避免校领导成为各种矛盾、问题的焦点，以利于其集中精力抓大事、议大事。 　　(3)参谋作用。学校领导的重要工作之一就是对学校重大问题作出正确的决策，而决策的基础是了解全校的整体情况，这就需要事前进行深入细致的调查研究，取得第一手资料。学校办公室对全校的整体情况应当十分清楚，并能掌握各方面的数据与信息，能为领导提供合理化的建议，为领导的工作献计献策，为领导决策当好参谋。 　　(4)督查作用。督查工作就其实质来说，是实施决策、落实批示的一项后续保证手段，也是办公室的一项重要工作内容。领导目标的实现和计划的完成，关键在于落实，而要做到这一点，就必须运用督促检查这一手段来有效地推动执行部门不折不扣地完成工作任务，提高决策的执行效率。此外，通过检查督办可以直接深入到实际工作的主要环节和重点方面，发现正在或可能出现的问题，并即时加以纠正；通过检查督办还可以从实际中获取大量有用、准确的信息，反过来又为决策提供真实可靠的依据，从而提高决策的科学化水平。 　　 　　二、高校办公室管理中存在的主要问题 　　 　　1．办公室职能和目标模糊不清 　　高校办公室要发挥其最大的功效，为领导和师生员工提供一流的服务，在高校改革与发展中起到更大的作用，就应当先明确办公室应有的职能和应达到的工作目标。而职能与目标又不是一成不变的静态指标，随着各种新问题的出现，办公室职能与目标都会有相应的改变，尤其是工作目标，其动态性更加明显。在实际工作中，高校办公室每天只是按部就班地完成日常工作，就很难解决一些需要创新思维和充分发挥主观能动性的问题。一些不断涌现的新业务，看似与办公室管理无关，实际上仍是办公室业务的扩展。而一些看似归属办公室管理的工作，实际上又不属于其管辖范围，办公室人员极易“越俎代庖”，这