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数字档案管理平台设计与实现 　　“七分设计，三分编程”，这是对构建数字档案管理平台的形象概括。对于一套档案管理软件来说，技术的先进性固然重要，而科学的设计与规划则显得更重要。江苏省公安厅公安档案管理中心在构建“警务数字档案管理平台”的过程中，与开发方南京巨软科技有限公司开展紧密合作，在坚持管理与技术并重的前提下，强化了数字档案管理的设计与实现，取得了较好的效果。 　　 　　一、数字档案信息资源的共享设计 　　 　　实现数字档案信息资源共享是数字档案管理平台设计的根本目的，是减少重复劳动，多头建设，实现资源有效整合和广泛利用的重要途径。“警务数字档案管理平台”，遵循了数字文件信息和档案信息的形成规律和利用特点，实现了数字档案资源全过程的共享管理。 　　1．数字档案信息资源的共享建设。数字文件建设共享是数字档案信息资源共享的首要环节。如何充分利用机关在工作中形成的大量数字文件，建立数字档案信息资源，避免档案部门重复劳动、重复加工是数字档案管理平台设计与实现的一个重要课题。“警务数字档案管理平台”根据全程管理和前端控制的原则，将包括文件的著录、分类和归档鉴定等档案基础工作都完全融入文件办理运行程序之中同时进行，各部门数字文件在形成之后，通过公共数据控制与交换平台，向数字档案管理平台移交。实现了数字文件信息资源形成过程的自动过渡与高度共享。 　　具体做法是：(1)建立数字文件规范及归档标准。我们明确规定，凡已建或在建的各类信息管理系统，都必须加入标准规范的归档功能模块。(2)建立公共数据控制与交换平台。在各类系统的基础上，集中建立公共数据库，用于与各系统进行访问与交换。(3)建立数字档案接收平台，自动接收来自于公共数据控制与交换平台归档的数字文件信息。警务数字档案管理平台通过网络与其建立了连接。用户在自己的业务系统中工作办理完毕后，系统对形成的数字文件通过建立的标准自动分析研判，向数字档案管理平台提交归档，实现了真正意义上数字文件信息的共享和文档一体化管理。 　　2．数字档案信息资源的共享管理。数字档案资源的合理布局是实现数字档案资源共享管理的基础。江苏省公安系统下辖13个市级公安机关、120多个县(分)局公安机关和2000多个基层公安派出所，按传统的做法，每个单位都建立独立的档案管理系统，其人财物的投入是可以想象的，而且也不符合数字资源集中管理和有效整合的客观要求，也会对共享利用造成比较大的困难。 　　“警务数字档案管理平台”在设计和实现上采取了相对集中与分散相结合的管理模式。一方面，为了节省投资和提高效率，采用相对集中建设模式，将档案软件、服务器平台、数据资源集中在省、市公安机关(根据需要也可建设在县、分局)。省厅的服务器集中存储厅机关及直属单位的数据和提供数据管理服务；市级公安机关的服务器负责市局机关、县分局和基层派出所的数据管理和全文信息服务。另一方面，县、分局以及基层派出所任何客户机都可以通过公安信息互联网访问市局机关的中央服务器提供的数字档案管理平台，进人档案管理与档案利用服务。 　　采用相对集中和分散相结合的管理模式，其优越性十分明显：一是节省了大量的经费，实现了资源存储的优化，减少了数据冗余。二是便于提高用户的查询效率。用户查阅某人的违法犯罪信息即可通过该市的数字档案管理平台查询，从而避免了过去挨家挨户查询既费时又费力的现象产生。三是实现了网络上的业务指导功能。省市档案部门可以通过档案平台监测下辖档案部门的系统，指导工作的开展。 　　3．数字档案信息资源的共享利用。实现数字档案信息资源共享利用是数字档案管理平台设计和实现的根本目的。“警务数字档案管理平台”在设计数字档案资源利用共享方面，实现了多种共享利用的方式。 　　一是采取了多样化的检索方式。从检索手段上讲，既有通过档案平台检索模块进行的检索，又有通过警务综合查询平台查询的功能；从检索方式上讲，既能实现各类档案数据库检索、全文检索，又能实现多数据库的关联检索和跨平台多数据库的关联检索；从检索效果上讲，既能检索到各类档案数据信息，也能检索到全文信息、多媒体信息等。 　　二是实现了开架式的阅览服务。为便于用户了解和浏览机藏档案类型和具体内容，“警务数字档案管理平台”设计和实现了开架式的浏览服务方式，当用户通过数字档案管理平台进入开架式服务功能时，就像走进开放式的图书馆一样，用户可按菜单随意点击某类案卷或某份文件，系统自动显示其卷内文件目录和全文信息。 　　三是建立了专题信息服务平台。专题信息服务平台设计和提供了两项服务内容：一是用户可以直接查询由档案部门编研的各类专题文件信息汇集，通过点击相应的专题，系统显示各类专题的文件信息和全文信息；二是用户可以自设专题进行智能化检索并列出相应的专题文件信息和全文信息。 　　 　　二、智能化设计与档