华侨大学新OA操作手册.docVIP

目录 1. 目的 1 2. 流程说明 1 2.1. 校发文流程 1 2.2. 部门发文流程 1 2.3. 校收文流程 2 2.4. 周会表及会议申请流程 2 3. 操作介绍 3 3.1. 首页 3 3.2. 发文起草登记（校发文、部门发文） 7 3.3. 发文审核（部门领导） 9 3.4. 发文会签（OA秘书） 10 3.5. 发文编号、套红、发布（OA秘书） 12 3.6. 校收文办理 14 3.7. 文件收回 18 3.8. 短信提醒 18 3.9. 会议室申请 18 3.10. 会议室申请审核（部门领导、会议室管理员） 20 3.11. 移动端操作说明 21 1、下载手机客户端 21 2、登录移动OA 22 3、添加移动OA应用 24 4、办理文件 25 4. 注意事项 29 4.1. 运行环境要求 29 4.2. 插件安装 29 4.3. 部门文件模板 29 4.4. 人员调整 29 4.5. 新旧系统并行注意说明 30 5. 问题反馈 31 目的 本手册主要是指导用户对公文处理系统的操作方法及操作技巧，适用于华侨大学公文处理系统用户。 流程说明 校发文流程 部门发文流程 校收文流程 周会表及会议申请流程 操作介绍 首页 用户成功登录系统后进入OA系统的“首页”界面，直接从“首页”看到系统待办事宜的文件进行处理。 待办事宜：列表显示需要当前登录用户办理的文件。 学校文件：列表显示全校公开发布的校公文。 消息中心：列表显示会议室申请的消息通知及参会回执单。 部门文件：列表显示全校公开发布的部门公文。 描述 见图2-1 (图 2-1) 收藏：主要是在己办事宜中，对于文件的特殊性或者重要性，个人可将文件收藏起来，后续可通过“收藏”查看文件。 消息：指的是将待办待阅以及站内信的消息提醒。 检测：系统提供初步的环境检查工具，将OA系统中所需要的控件或者IE是否兼容做个初步的检查。注意：此检测针对IE浏览器，建议打开IE浏览器来检测环境是符合要求。 帮助文档：目前存放系统的完整操作手册。 快捷菜单：图标为“”，点击时列出己经打开的各菜单项，当需要返回到已打开的某项功能菜单时，可通过该列表进行切换。 系统菜单可点击页面左下方的“菜单”按钮调出，如下图所示： 上图是菜单的展现，要定位到某些菜单，可通过下部的26个英文字母来快速定位（菜单项的拼音首字母），或者是通过按键盘字母来查找菜单。比如点击字母“H”，系统会将拼音首字母为“H”的菜单项列出。 还可以通过拖动菜单页面下部的滚动条左右移动、查找菜单项，如下图所示： 如何将菜单添加到首页 个人可将常用的菜单增加到系统的首页中，通过首页的左右键切换进行切换，增加常用菜单后即可直接在首页中点击进入相应菜单功能。具体操作如下。 点击“+”号添加菜单，如下图所示： 将常用的菜单项加入进来后，点“确认添加”。 下次即可通过选择里面的菜单项来操作。 发文起草登记（校发文、部门发文） 拟稿 注意：若系统在第一次起草或者处理发文文件，需要安装iWeboffice控件（此控件用于调用OFFICE办公软件以编辑文件正文），控件正确安装后才可编辑文件正文。 控件安装有两种方式。方式一：自动安装，通过点菜单项发文草稿，或者是发文处理单界面，系统会弹出是否允许安装控件，点击“安装”，即可安装成功。自动安装在用IE的时候，由于IE安全性原因，会弹出一个IE地址栏下阻止框，只要点允许安装或者加载控件，在点起草正文，就会提示安装控件。方式二：手动安装，通过“菜单栏”-常用文件-iWebOffice2009.cab，点击“setup.exe”安装即可。 说明 指定范围的用户可以进行相应发文的拟稿。 操作步骤 打开系统菜单，点击校发文管理下的“校发文拟稿”菜单项，弹出发文拟稿界面如下图所示： 填写办理单相应的字段内容，注意打“*”的办理单字段内容必填，否则无法进行后续操作。 点“起草正文”按钮，打开后如下图所示： 可直接在打开后的文件直接填写，也可点击左侧中的文件---本地文件导入，弹出选择文件框，将己经在本地写好的文件进行导入。页面下方按钮的功能说明： 保存：保存当前文档，页面未关闭； 保存并关闭：保存当前文档并关闭页面； 另存为：将当前页面保存在本地，也可在文件另存为； 打印：打印当前页； 无红头打印：打印出没有套红头文件的正文； 关闭：关闭当前页面。 一般填写完正文信息后，点“保存并关闭”按钮，返回到办理单界面。 办理单“保存”指的是用户在拟稿时因某种事中断，可先将填写好的文件及办理单保存起来，以便下次使用。保存完，通过系统菜单--校发文管理—校发文草稿来调取办理单。 上图流程在起草的时候，系统根据事先做好的流程发给相应人员。点击确认，流程发给部门领导。注意下一步办理人指的是流程的名字，而不是职位。 发文审