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第十章 连机信息系统的控制与审计 连机信息系统的采用，使原本对批处理系统有效的控制与审计方法已不适用。当数据处理采用连机作业方式时，系统设计人员及审计人员(包括内部审计人员及外部审计人员)都面临一系列的内部控制问题。这些控制问题，包括：审计线索消失、原始文件欠缺、传统的责任分工与控制减少、交易授权的方式变更等。因此，审计人员必须针对这种新的环境探讨控制与审计的方法。 连机信息系统的特点 在审计连机信息系统之前，审计人员必须熟悉连机信息系统的特点。下面按连机信息系统的类型、信息传输的构成要素及连机信息系统使用的软件等三方面，讨论连机信息系统的特点： 一、连 机信息系统 的 类 型 连机信息系统通常可供多种目的使用。这些目的大体可分为整批式数据登录、线上收集式数据登录、远程作业登录、线上查询、备忘更新及线上更新等六种类型。下面分别说明如下： 1、整批式数据登录 数据在远处的终端机登录，并随时写入当地计算机存储介质(如磁盘)上，当终端机完成当日数据的登录后，一次将已登录的数据传送至中央计算机处理。数据通常可在集中场所由数部终端机同时登录，汇集成一个大的批次，再送往中央计算机加以处理。处理结果可传回该原送终端机，或以邮寄方式寄回原传送的处所。例如，一家拥有数个远处销货站的机构，远地销货站负责接收顾客订货并运交顾客产品。顾客订货数据，由各该销货站键入磁盘中，并利用晚间传送回总管理处。数据经过设于总管理处的集中计算机处理后，产生销货发票及产品运送单。处理的结果，可传回远处销货站终端机或由总管理处打印后寄回原销货站，据以发货及收款。 2、线上收集式数据登录 此种数据登录方式，除将终端机或数据收集设备所收集的数据随时传送至中央计算机处理外，其余作业方式均类似于上述整批式数据登录。也就是，数据由各个终端机或数据收集设备随时逐笔传送至中央计算机，加以存储，以供定期或在营业时间终了后，以整批方式进行处理。例如，工资数据收集系统，职工上、下班打卡可将其开始与停止工作的时间输入计算机。计算机能立即核对该项输入数据的有效性。若输入数据无效，传送人(如：打卡的职工)应立即获得通知。数据收集设备通常装有指示灯，根据该灯的亮熄，可指示输入数据是否可被接受。若数据未被接受，传送人必须重新输入该项数据(如重新再打一次卡)。其数据处理方式与整批式数据登录系统相同，均需于事后以整批方式进行。例如，工资信息系统的数据，可于每周或每月编造工资表时处理一次即可。 3、远程作业登录 远程作业登录使职工能由远处，将作业及该作业所需的全部数据，经由通讯线路传送至中央计算机，以整批方式加以处理。远程作业登录主要用于科学研究的作业、重复使用的作业或程序编译等用途。所传送的数据通常包括运行该作业所需的信息(包括程序、控制卡及数据等)。有些作业同时使用远程作业登录及连机档案进行处理。例如，程序编译可同时使用一个程序库为编译程序，程序原始编码必须运用远程作业登录，以连机作业方式送至中央计算机进行编译，编译结果仍传回给远地终端机使用者。若终端机使用者发现原始编码有错误，则原始编码可由该终端机立即修改，再送至中央计算机重新编译，产生一份新的编译。终端机使用者可反复修改原始编码，直到所有错误全部更正为止，开始进行程序的链结及作业的测试与执行。采用远程作业登录，可免除程序设计人员携带卡片或档案至计算机机房，随后又需返回机房以了解该作业是否已完成等缺点。尤其小型作业时间较短，最适宜采用远程作业登录。一般而言，远程作业登录时间可由数秒至数小时不等。 4、线上查询 采用线上查询，可使终端机使用者立即接触到连机档案内的数据。例如，百货公司销货员在答应一位顾客赊帐之前，须先了解该顾客的信用情况。销货员仅需将顾客编号输入终端机传送至计算机，可立即亮起红灯或绿灯。绿灯表示准许赊帐，红灯表示不准赊帐。此种处理方式，限制使用单位仅能以现场发生数据向计算机查询。除必要的计算外，此种查询作业并不执行数据处理工作。例如，以上述百货公司销货为例，系统在决定“准”或“不准”赊帐之前，应先将顾客本次欲购买的金额，加入上次赊欠余额内，以了解总数是否已超过规定的赊欠限额。5、备忘更新 由终端机直接输入数据，常会让人觉得计算机文件原有的记录在数据输入时，已被修改。例如，一个银行自动存提款系统，客户存款帐户余额需根据柜员终端机输入的客户存款或提款数据而作增减。实际上，变动事项仅随时记入日志中。当变动事项发生时，仅在客户存款余额的复制文件上作修改。必须等当天营业时间终了后(通常在夜间)，再以整批方式将当日发生的客户存提款数据，更新正式档案内的银行记录。备忘更新作业的优点，在于避免于变动事项发生时，立即更改主文件，删除原有文