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测绘档案管理 内容提要 测绘档案管理内容简介 数字区域空间信息管理与分发系统 ——测绘档案管理子系统简介 测绘档案管理内容简介 测绘档案管理主要有以下几个工作： 测绘档案的建立 测绘档案的保管 测绘档案的利用 测绘档案的销毁 测绘档案的建立 测绘档案的建立主要有以下几个工作: 档案实体的分类 保管单位的组织 档案号的编制 档案实体的分类原则 测绘科技档案实体分类是以馆藏测绘科技档案实体为对象，依据测绘科技活动的职能分工，结合测绘科技档案形成的时间、组织机构、地域位置、载体形态等多种特征进行分类。 档案的实体分类、整理、排架必须保持档案之间的有机联系，便于进行科学管理和提供利用。 测绘档案类目设置 测绘档案共分十四个一级类目，即：综合 类、大地测量类、摄影测量、遥感测绘和 其他方法地形测量类、地图制图与地图印 刷类、工程测量类、地籍测绘类、海洋测 绘类、境界测绘类、专业测绘类、科学研 究类、基本建设类、仪器设备类、标准、 计量类、其它类。 一级以下类目的划分因类而异，如： 综合类按年代、保管期限、问题性质分类。 测绘生产的各大类按专业活动、地域，结合载体形态分类。 基本建设按工程项目分类。 档案分类的具体情况可以参见《测绘科技档案实体分类大纲》、《中国档案分类法测绘业档案分类表》、《馆藏测绘档案资料实体分类表》 测绘档案保管单位的组织 测绘科技档案必须组卷，案卷是库房测绘科技档案保管的基本单位。 不同类的测绘科技档案的保管单位有不同的表现形式。如：文字型的档案以盒或卷为单位，航片以筒为保管单位，地图档案以袋或盒为保管单位。 测绘档案的组卷要求 组卷必须遵循测绘科技文件材料的形成规律，保持测绘科技文件材料的有机联系，便于测绘科技档案的保管、统计和利用。 组卷以测绘科技档案实体分类规则为依据。 组卷的时候要考虑实体的材料，实体的价值。 测绘档案的组卷方法 根据组卷的要求和不同类型的测绘档案特点确定科学、合理的组卷方法。例如：航摄档案按摄区组卷，底片和文字材料分开组卷。 各个类型的档案具体的组卷方法参见《馆藏测绘科技档案整理建档实施细则》和《馆藏测绘档案资料组卷著录标引实施办法》。 测绘档案档号编制规则 档号编制的原则 档号的结构 档号的编制方法 档号编制的原则 唯一性 合理性 稳定性 唯 一 性 档号应指代单一，一个编号对象仅应赋予 一个代码，一个代码只唯一表示一个编号 对象。 一个实体分类大纲内不应有重复的分类号。 最下位类下不应有重复的案卷号。 一个案卷内不应有重复的件号或页号。 合 理 性 档号结构必须与馆藏档案的分类、整理相适应。 档号应简单明了，分类层次不宜过多。 按流水顺序编号时，不应有空号。 稳 定 性 档号一经确定，除重新编号外，一般不随意改变。 档号必须留有适当的后备容量，以便适应不断扩充档案的需要。 档号的结构 测绘科技档案档号的结构为： 实体分类号－案卷号－件（页）号 即： 档号中左边为上位代码，右边为下位代码。连写时，上、下位代码之间用间隔符号“－”相隔。 上位代码和下位代码之间是包容和隶属关系，不应颠倒编号次序。 文件的档号编到文件的件号或页号，案卷的档号编到案卷号为止。 实体分类号、案卷号、件号或页号的字符数量视档案的多寡而定。 档号编制的方法 实体分类号的编制方法 案卷号的编制方法 件号的编制方法 实体分类号的编制方法 实体分类号由阿拉伯数字和汉语拼音字母构成，尽量避免使用汉字和其他外文字母。 根据每种类型的档案的特点设置档案分类号。 例如：三角测量档案分类号 TD23.01 测区代号 类别 案卷号的编制方法 一个案卷只能编一个案卷号，几个案卷不应编同一个案卷号 采用流水顺序编制案卷号的时候不能有空号 地图档案号可以用比例尺代号、代次、图幅号来代替。例如：H.1.(I-50-136)1 件号的编制方法 件号按照档案实体在案卷中的次序编制。 件号的编制要考虑每种类型档案的特点，如：地形图档案的件号直接可以用地形图的图幅号来代替。 数字区域空间信息管理与分发系统 ——测绘档案管理子系统简介 测绘档案管理子系统的目的是用计算机的档案管理方法代替以前的手工档案管理方法。这样可以大大提高档案管理的工作效率。本子系统主要从以下几个方面提高工作效率： 提供高效，多样化的档案查询方法 提供多样的化的档案统计功能 提供档案出借信息的管理 数字区域空间信息管理与分发系统 ——测绘档案管理子系统功能简介 建立测绘档案 测绘档案管理 测绘档案查询 测绘档案更新 测绘档案统计 测绘档案查询 文字查询 接图表查询 测绘档案更新 测绘档案统计 测绘档案出借 测绘档案出借登记 测绘档案出借管理 测绘