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公文写作与档案管理知识 黎日东 （一）我司公文处理存在的主要问题 1.排版规格不正确 2.行文不规范 （１）使用文种不当 （２）行文目的不够明确，原因不够充足，依据的政策不够全面或不准确。 （３）引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规范。 3.收/发文办理程序不正确 （二）我司公文处理的依据 1.集团公司《公文处理办法》（海汽〔2008〕567号） 2.集团公司《关于OA系统转为正常使用的暂行规定》 （海汽〔2007〕178号） 3.集团公司ISO体系文件 《文件和资料控制程序》 （三）公文格式 ★一、眉首部分 1．公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 2.秘密等级和必威体育官网网址期限。秘密等级是指涉密公文的必威体育官网网址程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和必威体育官网网址期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和必威体育官网网址期限之间用“★”隔开。 （三）公文格式 ★一、眉首部分 3．紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 4．发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“海南海汽运输集团有限公司XX公司文件”等。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15m。 （三）公文格式 ★一、眉首部分 5．发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发〔2011〕82号”，“×政发”指发文机关代字，“ 〔2011〕 ”指年份，“ 82号”指发文序号。整个意思就是××省人民政府在2011年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。 各公司可参见： 《海南海汽运输集团有限公司公文发文代字》 （三）公文格式 ★一、眉首部分 6．签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号“：”，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 （三）公文格式 ★二、主体部分 1．公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》 ＊公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。 ＊除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。 （三）公文格式 ★二、主体部分 2．主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，如果主送机关过多，则一般用规范的统称。 标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 （三）公文格式 ★二、主体部分 3．公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 ＊排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 （三）公文格式 ★二、主体部分 4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 （三）公文格式 ★二、主体部分 5．成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“〇”）。成文时间标识时，右边要空4字。 （三）公文格式 ★二、主体部分