必威体育精装版高效会议管理专题讲座PPT.pptVIP

-鹰击长空企业顾问有限公司- -鹰击长空企业顾问有限公司- -鹰击长空企业顾问有限公司- -鹰击长空企业顾问有限公司- -鹰击长空企业顾问有限公司- 讲师：李 庆 远 目录 一、会议文化造就一流企业 二、不开无准备的会议 三、会议求同存异 四、会议的实行方法 五、会议发言与倾听的艺术 一、会议文化造就一流企业 目录 1、衰落企业频繁的马拉松会议 企业总是不得不面对或大或小的问题，可以说，会议不仅正是了解这些问题的手段，而且是解决问题的工具。 会议延长并频繁召开意味着什么呢？  那就是说，没有能够在会议中找到解决问题的对策. 1)三类错误的会议类型： ⑴ 不知道为何召开会议 不知道问题是什么 没有对策 没有结论 2、会议须重点考虑的地方① 必须使会议参加者明确地了解会议议题并对之进行准备。所有会议都必须存在的目的，具体告知会议参加者必须进行哪些准备。在会议议程中，如果有可能，则应当具体记入会议目的和参加者必须进行哪些准备的内容。 会议须重点考虑的地方② 在会议结束之后，应当将整理好的会议内容——会议记录分发给参加者及相关人员。 在会议录中，必须记入关于会议内容摘要和结果的整理情况。 必须包括哪些任务交给了谁、到何时完成该任务、如何进行反馈的内容。 3、会议之根本 ⑴ 是一定要召开的会议吗？ 不能由自己决定吗？ 没有更好的方式吗？ 2)3个原则： 第一个原则，确定不召开会议的工作日。 第二个原则，将会议时间定为1小时，最多不超过1个半小时。 第三个原则，将会议录整理成一张纸。 3)7条规定： 就召开会议而言，最重要的是严格遵守时间。 在会议材料中写明投入会议的经费，去除不必要的浪费。 将会议参加者限制为必要的合适人选和负责人，使会议规模尽可能小。 明确会议目的，不要转移到其他主题上或者成为闲谈或讨论。 事先分发会议资料。 就召开会议而言，为了防止以某个特定的人为主进行发言，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见。 为了尽可能地减少会议录，仅记录决定了的事项并进行保存。 4、会议内容必须联系工作 对于在会议室内进行讨论并得出结论的内容，只有向会场外的人进行传达才会得到改进。 与如何高效率地召开会议同样重要的是，如何传达会议内容、制订如何使其能够反映在工作中的步骤并使组织专门化。 1)从Word到Window再到Work 会议室中的内容（Word)不是仅停留在参加者身上,而是必须迅速、正确地传达给相关者（Window）。而且，在所传达的内容反映到实际工作（Work）中并付诸实施时，可以获得真正的会议效果。 5、因工作不同而多样化的会议 1）在有产品的地方召开会议 2）早间会议 头脑清醒； 不拖拖拉拉； 在身体上和精神上不受其他工作的影响 3）将效率提高2倍的站立式会议 4）连声音都记录的记录会议 二、不开无准备的会议 会议的成功有80%在于准备。 即便是细小的事情也毫无遗漏地进行准备，这不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。 目录 1、筹划会议 Why：寻求为什么必须召开这个会议、是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案。 What：对议题是否符合会议目的进行检查。 Where：对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。 When：对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认。 Who：让适合议题的人出席会议。 How：对如何得出符合议题的结论进行讨论。 2)会议主持者检查的事项： 确定好意义的目的和类型了吗？ 确定好会议的议题、日期、时间了吗？ 确定好会议参加者了吗？ 具备会场和各种备置用品了吗？ 准备好要分发的资料了吗？ 充分修饰会议前半部分了吗？ 3)会议参加者也有要准备的事项： 充分确认会议目的和议题。 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商。 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么。 试着寻求问题的解决对策。 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动。 2、明确会议目的 1）会议准备从会议目的开始 2）会议必须存在目的 3）遵循目的的会议形式 3、对会议事先进行公告 尽可能不要召开旨在进行单纯的信息传达或工作报告的会议。如果必须召开会议，就应当在1周之前，至少在1天之前预先通知。 应当事先告知为了什么而召开会议、事前必须进行哪些准备。 1)应当记入事前通知的项目： 会议名称和目的 会议主题、讨论项目及会议类型 召开日期、开始时间和结束时间 召开场所（地址、电话号码、示意图） 主持者姓名 参加者名单 附加会议资料 4、选定参加者 “会议时间的增加与参加者人数成正比” 最重要的方法就是对要参加会议的人一一