应用文写作-请示、批复、会议纪要.ppt

2．按照文面规格，函可分为——公函和便函。 公函——按一般公文格式和要求行文。 便函——格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。 便函不列入正式文件范围。 3．按照行文方向，函可分为去函和复函。 去函——也叫来函，即主动发出的函。 复函——是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。 (三)函的结构和写法 1．标题。 函的标题有多种写法，一种是： 发文机关+事由+回复函对象+文种， 如《×县人民政府办公室关于棉籽价格问题给××县人民政府办公室的复函》。 另一种只写：事由+文种，省略发文机关， 如《关于请求拨款举办“民间艺术节”的函》——去函标题， 《关于拨款举办“民间艺术节”的复函》——复函标题。 2．正文。 （1）去函 “开头”——一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。 “事项”部分——叙述和说明，是什么就写什么，要简明扼要，又要交待清楚。 “要求”部分——可多可少，如果事项很简单，可同事项写在一起，一气呵成。 （2）复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由“引语”和“答复意见”两部分组成。“引语”——引述来函标题及来函文号。 “答复意见”——针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复。 常用结语有——“特此函复”，“此复”，等等。 (四)函与请示的区别 使用函还是请示，主要依据发文机关与受文机关的关系。 函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。 向主管单位请求批准有关事项，主管单位用复函批准请求事项。 请示则是用于有隶属关系的上下级机关，下级机关用请示向上级机关行文请求指示、批准重要事项。 在使用请示和函时，我们首先要弄清发文机关和受文机关的关系，然后才能确定用什么文种。 (六)函的写作要求 1．开门见山，直叙其事。 函一般写得很简短，简明扼要，切忌空话、套话、或者含糊其辞，不知所云。 2．措辞得体，平等待人。 函的语言表达非常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚恳。 对上要尊重、谦敬，但不恭维逢迎； 对下，要严肃，但不自傲训人； 对平行单位，不相隶属单位，要以礼待人，用商量口吻，不盛气凌人。 总之，语言表达要得体、礼貌、尊重对方，一般不用“必须”，“应该”，“注意”等指示性语言。 会议纪要 (三) 会议纪要的写法 会议纪要与其他公文不同的是—— 会议纪要不用主送单位和落款， 成文时间多写在标题下方。 会议纪要不盖公章。 1．标题 单标题：会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成， 例如：“全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要”。 有的会议纪要的标题还可写上召开会议的单位名称， 双标题：有的标题由正标题和副标题构成， ——正标题反映会议的主要精神和内容， ——副标题写会议名称和文种， 例如：“探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要”。 会议纪要的标题，可省略介词“关于”两字。 会议纪要 2．正文 会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。 (1) 导言 一般是概括会议的基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。 导言要简明扼要，让人们读后对会议有个总体的了解。 (2) 主体。主体是会议纪要的核心部分 它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果， 包括： 对工作的评价、 对问题的分析、 会议议定的事项、 提出的要求等等。 会议纪要 主体的写法一般有三种： 一是条文式： 就是把主体内容包括讨论的问题和议定的事项，按主次一条条列出来。 例如《关于加速设置广州市公用电话亭事宜会议纪要》的主体分5条写， 每一条写一个问题：第1条写电话亭的选点， 第2条写电话亭的照明用电， 第3条写电话亭的线路安装， 第4写开展精神文明教育，爱护电话亭， 第5条写广告收入的处理。 二是综述式： 就是把会议的内容或议定事项，进行综合概括，分成若干个部分。 一般把主要的、重要的放在前面，而且尽量写得详细、具体一些， 次要的和一般性的内容放在后面，可简略一些。 三是摘记式： 就是把与会者的具有典型性、代表性的发言要点摘录出来，按发言顺序或按内容性质先后写出。 这种写法可尽量保留发言人谈话的风格，比较客观、具体。 (3) 结尾。结尾一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾