华北物资公司物资结算管理办法.doc

华北物资公司物资结算管理办法 第一章 总则 为建立科学规范的物资结算管理体系，加强大宗、辅材发票挂账和付款的管理，制定本办法。 第二章 适用范围 本办法适用于华北物资公司物资结算部门。 本办法所称物资是指归属于冀东大区统一采购的大宗原燃材料、辅助材料等。 第三章 职责分工 华北物资公司（以下简称本公司）与结算相关部门的职责： 煤炭部、采购部负责业务接洽、价格询比、合同签订、大宗结算价格等工作。 物流部负责大宗、辅材调配与接收、大宗结算数量确认等工作。 结算中心负责辅材结算价格、联系开据辅材发票、票据审核与挂账及付款申请与手续经办等业务。 各单位相关部门职责： 生产技术部或库房负责按实际收货数量核对大宗完工单（辅材送货清单）数量。 质检部或相关质量验收部门负责出据质量检验（鉴定）结果的单证。 计财部负责发票财务挂账，形成应付账款；负责办理付款。 第四章 物资结算付款程序和要求 物资结算付款包括发票挂账，资金付款。 本公司结算中心根据华北区各公司财务规定，在规定的期限内完成物资结算各项手续的办理。 物资结算业务流程 发票挂账 数量核对： 大宗原燃材料：供应商按各单位规定的期限依据检斤单向物资部门提出结算申请，物流员、库管员、供应商共同核对，确定结算数量，库管员开据大宗原燃材料数量对账单（一式两联，见附件1），物流员留存第一联作为数量结算凭证，库管员留存第二联。 辅助材料：收货清单、（耐火材料、柴油）检斤单直接作为数量结算凭证。 （二） 质检部或相关质量验收部门出据质量检验（鉴定）结果（质检单或质量鉴定单），部门负责人签字后通知物流员取质检单或质量鉴定单。 （三）在无质量争议或其它纠纷的情况下，本公司采购员根据已核对的结算数量，对应质量检验（鉴定）结果，按照合同规定，计算结算单价、结算总金额，形成大宗价格确认单（见附件2）；核算员根据库房系统入库记录对应采购合同，形成辅材价格确单（见附件3），报本公司相关领导审批。 （四）价格确认单审批完成后，本公司采购员、核算员分别按大宗、辅材价格确认单内容通知供应商开据发票，并告知供应商发票送达的期限。 （五）供应商将发票送抵后，本公司核算员对发票的票面外观、开票内容进行检查，有明显的折痕、破损、印章不清或缺失或不符、打印内容压线或出格附件不全、开票内容有误等不合格发票，一律要求供应商退换，并做好发票退回记录。 （六）本公司物流员、核算员分别根据大宗、辅材发票在NC供应系统上填写发票入库单，核算员审核入账后打印入库（冲回）单据，并将大宗发票，含大宗价格确认单、质检单（或质量鉴定单）、大宗完工单、入库（冲回）单、采购合同原件；辅材发票，含（耐火材料、柴油）检斤单、入库（冲回）单、采购合同（内部运作单）原件统一装订，办理财务发票挂账手续。 资金付款 （一）每月3-5日（如遇节假日顺延），本公司核算员通过NC系统生成大宗、辅材（已确认、暂估）往来对账单，转各公司财务部，进行往来余额核对，核准后，一式两份，双方于对账单上签字确认。 （二）本公司核算员根据对账结果、预付款说明、结合采购合同规定、《月资金付款计划提报比例通知》编制当月付款计划明细表，经结算中心部门负责人审核后，报本公司总经理、冀东大区总经理、大区财务负责人审批，审批完成后存档并报计财部门备案。 （三）本公司核算员严格按照审批完成的月付款计划明细表填写付款申请单，经部门负责人→本公司总经理 →计财部会计→子公司总经理→计财部长→大区财务负责人审批后，交回子公司计财部门办理付款。对无计划或超计划申请付款的，各资金使用部门应提交追加资金计划申请，经本公司总经理审核后，报冀东大区总理审批。 （四）办理预付款申请单时，本公司采购员必须提供采购合同，如合同无明确注明预付比例或额度的必须提供预付款说明（大宗），预付款说明必须有出具部门负责人、本公司总经理签字并加盖本公司公章。 （五）本公司核算员取回财务开据的相应付款票据，进行妥善保管，并及时通知供应商取款。 （六）供应商取款的同时，要出示取款授权委托书且需开据与票据金额相符的收据，本公司核算员核对收据并存档后，将付款票据交给供应商。 对于货已到，在结算期限前未完成发票挂账手续的业务，本公司物流员、核算员，分别在各公司财务规定日期办理大宗、辅材暂估入库，并将暂估入库单报至计财部；取得发票后本公司核算员及时办理暂估入库冲回手续，并将发票、暂估冲回入库单一并报计财部进行发票挂账。各公司财务规定：有三个月以上暂估入库的大宗、辅材供应商，在暂估未冲回前，本公司不予办理付款申请。 第五章 专项考核 第十六条 本公司核算员办理发票财务挂账时，手续应齐全正确（本办法，第十四条 一、（六）），如有缺失、错误的，每月1日各公司财务部统计上月发票问题明细，报至本公司综合部，并减发相关责任