文件、档案管理制度4.20.docVIP

成都凯悦信企业管理顾问有限责任公司 文件、档案管理制度 G/ZD-2010-01 编制： 审核： 批准： 2010－ 4 －16 发布　　　　　　　 2010－4－19实施 1 目的 为规范本公司的文件和档案管理工作，确保公司文件和档案的有效性和完整性，特制定本制度。 2 适用范围 本制度适用于公司在各项业务中有保存价值的文字材料。 3 职责 3.1 行政部门归口文件、档案的管理，负责组织管理文件的编制和文件的发放控制。 3.2 项目部总监负责组织和审核项目相关技术、管理文件，包括《项目管理制度》及项目档案等。 3.3 项目经理将项目成果、资料在项目完成后1周内转交行政部门内勤，由行政内勤整理形成项目档案进行管理和保存，并填写《文件交接清单》。 4 文件、档案管理工作程序 4.1 文件的分类和编号 4.1.1 文件的分类 A 管理类 B 项目类 4.1.2 文件按行政部编制的《文件、记录编号导则》进行分类、编号。 4.2 档案的范围 4.2.1 公司的员工名单、员工资料应作为员工档案进行管理。 4.2.2 项目完成后的成果、资料应作为项目档案进行管理。 4.2.3 其它经讨论需要形成档案的文件。 4.3 文件的编制 4.3.1 公司有关的管理类文件由行政部负责编制。 4.3.2 项目管理制度由项目总监安排人员编制。 4.3.3 项目进行过程中的技术文件或成果资料应由项目经理或咨询师编制。 4.4 文件的审批 文件发布前，应由相关负责人审批其充分性和适宜性： 4.4.1 公司相关管理制度类文件应由行政财务总监审核、批准。 4.4.2 项目类等技术文件应由项目总监或项目经理审核、批准，包括外来文件的适用性、有效性的确认。 4.5 文件、档案的发放和借阅 4.5.1 文件发放时，领用人应在《文件发放（回收）登记表》上签名领取。 4.5.2 公司文件不得随意复印，公司任何人员不得随意将公司文件提供给公司以外的人员。 4.5.3 若外部人员需借阅公司文件或参考资料时，应向相关部门上级领导申请，经批准后办理借阅手续，方可借阅。 4.5.4 若外部人员需借阅公司项目档案时，应向项目经理申请，由项目经理向公司办理借阅手续后，方可借阅，其一切后果由项目经理承担。 4.5.5 公司员工档案不得借阅。 4.6 文件、档案的变更和更新 4.6.1在公司机构、职责、项目方向等发生变化时，行政部应及时对文件进行变更或者更新，以确保文件的充分性、适宜性和有效性。 4.6.2 文件经多次修改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版文件作废换发新版本。 4.6.3 文件发生变更、更新时，应由发放部门填《文件变更台账》进行登记。 4.6.4 文件变更、更新后的审批、发放程序按原文件审批程序、发放进行。 4.6.5 作废文件由行政部门按《作废文件台账》收回并记录，作废文件统一销毁。 4.6.6 一般情况下，项目档案不做变更或更新。员工档案根据公司员工的调整和变更，由行政部对其进行更新。 4.6.7 档案更新不用填写《文件变更台账》。 4.7 文件、档案的保存 4.7.1 文件、档案拟制审批后，原版文件由各行政部门归口保存，各部门使用复件。 4.7.2 文件、档案可以是书面形式的，也可以是其它媒体形式。 4.7.3 书面文件、档案由行政部分类后装入文件袋，并在文件袋上做好编号，以便日后查找使用。 4.7.4电子版的文件、资料应刻入光盘保存，光盘的保存期限为两年，到期时由行政部对其进行翻刻、保存。 4.7.5 文件、档案的保存年限 保存期限 范围 永久保存 组织规程及相关制度 财务报表 政府机关核准文件 公司档案 其他经核定须永久保存的文件 10年保存 会计凭证 项目策划等资料 其他经核定须保存10年的文件 5年保存 期满或解除合约的合同原件 其他经核定须保存5年的文件 1年保存 1、项目结束后无长期保存必要的文件 备注 5 相关文件 《文件、记录编号导则》 6 相关表单 6.1文件发放（回收）登记表 6.2文件变更台账 6.3文件、记录借阅登记表 6.4文件交接清单 6.5作废文件台账 文件发放(回收)登记表 G/ZD-2010-01-01 日期 文件名称 文件编号 收文部门 签收人/时间 回收或换发时间 回收或换发时间 回收或换发时间 备注 文件变更台账 G/ZD-2010-01-02 序号 日期 文件名称