2008年广东某陶瓷公司人事文员基础常识培训.docVIP

行政文员基础知识第二课堂广东萨米特陶瓷集团有限公司人力资源培训部2008年4月序言在信息和知识飞速发展的时代，企业的管理正发生前所未有的变革。学习型企业是近年企业从传统向新形势挑战一个主要方向。因此，要求每一个员工、管理者都必须把学习放在第一位。强化专业学习，加快知识更新、提高技能和服务，是全面完善自己，从而达到自我管理的内涵式发展目标。行政文员是当前公司的一个重要职位，它担负着企业行政日常事务具体工作，如人员招聘入职、证件查验、合同办理、考勤稽查等等具体管理和操作，直接关系企业与员工利益的一个重要岗位。不仅在本部门上级的领导下完成工作任务，还要对部门的工作现状、问题和前景作出分析、预测和规划，为行政领导和企业高层决策提供相关管理依据和建议。由此可见，做好一个行政文员，不仅要具备一定知识才能，熟悉本部门的业务，还要一定的服务意识和修养，这样才能出色完成上级交办的工作，才能赢得领导和同事的尊重，才能实现自己的价值目标。第一节 行政文员的职责在企业中，无论什么级别的人员，都应该知道自己的岗位职责，这是做好自己份内工作的前提。行政工作复杂、琐碎，工作需要细致，所以更加要求大家对自己的职责清清楚楚。行政文员在工作中应具备的条件和要求:一、学历：中专高中以上文化程度比较合适；二、工作经验：有文件管理工作经验,有一定的交流经验会更好；三、应具备的知识：1、具备文秘方面的知识工作中经常会遇到#039;秘书#039;方面的工作；2、文件管理,文档知识,这应该算文员基本要求了；3、会做账表也就是能操作办公软件,WORD,Excel之类的；4、懂得人事，总务后勤相关知识。四、具有强烈的责任心与团队意识,你会经常处理公司人事招聘、岗位调动等工作,没有责任心是不行的；文员的工作要求文员工作中,经常会处理很多办公细节事务,要求也有很多:主要有:会议纪要记录、文书编写,保存修改,录入、信函收发、档案管理存档、客户来宾接待、宣传材料制作、文件和报纸的收发管理,业务电话接打,并且还需要负责传达引见等方面的具体工作,无论是办公室,还是行政,前台,甚至商务,销售文员都可能有以下这些具体的要求: 一: 拨打接听、转接客户电话,热情的接待来访宾客. 要求:必须做到言辞清晰准确,措辞得体,态度热情积极,动作灵活,充满活力. 前台和商务,销售文员会更多的接触.文员的工作要求二: 处理第一手信息资料,机秘文件要求严格必威体育官网网址，并做好文档的收集,整理,保存工作 要求:收集信息要及时,准确,整理文件文档要细心,耐心,杜绝因疏忽造成的错误, 另外机要文档需要做到必威体育官网网址,并另外保存!.主要属于办公室,行政文员和 统计文员工作范围.三: 为办公室营造清洁,舒适,整齐,空气清新的工作环境: 要求: 勤打扫,办公用品,设备合理整齐的摆放,经常更换室内外空气,保持清爽.四: 一般的企业公司领导都会经常要求文员参加会议,并做好记录,纪要,还可能会附带做一些比如,换茶倒水之类的工作. 要求:参加会议要专心,把握会议的主要内容并认真做好记录, 然后整理,保持条理清晰,主题明确.文员的工作要求五: 不同岗位的文员都会遇到 信函,邮件的收发,包括传真. 具体要求: 视邮件的重要程度进行排序,及时送交领导,并保持信件,邮件的完整性,不得私自拆阅,或因处理不当而发生破损....对于电子邮件需要进行查毒并判断是否为垃圾邮件,视具体情况做出适当处理,不得随意外传,转发! 尤其是商务文员!六:很多企业都会有自己的企业文化,一般都会开辟 宣传栏 而这一任务往往是有文员负责的:具体要求是: 态度要认真,字迹清晰,排版美观,信息及时准确,并要求体现主题. 经常保持更新也是必须的,否则就失去了宣传的作用.这一条 办公室,销售,前台以及行政文员[企业内招,或者行政人事变动,员工事迹等].需要注意.我们这里还有报刊写稿。文员的工作要求七: 员工的人事档案材料,制作,建立,更新,归档,工资单的发放以及社保项目申领,缴纳等也是文员重要的工作. 要求:细致严谨,不得发生错误,尤其是工资薪水的核算,有必要做到多次检查,确保无一遗漏,无一错误后才能发放,对于已经离职或新员工需要按照公司规定核算发放! 主要属于行政,办公室文员工作范围. 这一点尤其需要行政和财务文员注意.八: 管理好各种办公各用品,设备,以及公司财物,爱惜这些设施,并保持清洁,合理摆放. 其实文员是一个比较全面的工作,工作要求远不只这些,可能还需要处理一些 临时性的事务,这就需要大家按照领导的要求来完成了! 第一节 行政文员的职责1、办理招聘人员的入职手续及个人档案的建立，并输入HR系统管理；2、办理考勤登记、维护考勤管理，对异常实行追踪；每日、每月汇总，并发至各单位及个人核对；3、新进员工的体检查验以及学历、暂居证、计生证等查验；4、办理工卡、水卡，并对遗