建筑工程有限公司文件控制程序.docxVIP

文件控制程序1.目的 确保公司与管理体系有关场所的文件的编制、审批、使用、保管、作废等得到有效控制。2.适用范围适用于公司管理体系覆盖的场所。3.引用文件3.1 GB/T19001－2000 质量管理体系要求3.2 GB/T24001－1996 环境管理体系规范及使用指南3.3 GB/T28001－2001 职业健康安全管理体系规范3.4《管理手册》3.5 国家、地方相关的法律、法规4.职责4.1最高管理者 审批管理手册及有关行政文件。4.2管理者代表 审核管理手册, 审批程序文件及相关支持性文件。4.3副总经理 审批分管工作范围内的支持性文件。4.4经理办公室 4.4.1为本程序的主控部门，负责组织本程序的制定、实施、监视和测量；4.4.2负责本部门业务范围内文件的起草、印发工作。4.5 其他职能部门负责本部门业务范围内文件的制定、更改和控制，确保本部门发出或使用的文件是有效文件。4.6项目部负责本项目部专用文件、公司下发的文件及外部文件的控制和管理工作。5.工作程序5.1 文件的分类5.1.1通用文件：公司在生产经营活动中普遍使用的文件。分为内部文件、外来文件和外送文件。a.内部文件：公司制定的只在公司内部使用的文件。●行政文件：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函等;●会议文件：记载公司经理例会、经济工作会以及各级专题例会等会议主要精神、主要情况及议定事项的文件;●制度文件：管理手册、程序文件、支持性文件、管理制度等公司对某项工作或某一方面活动所制定的文件。b.外来文件：公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文等。c.外送文件：公司制定的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客发出的文件等。5.1.2专用文件：在公司某部门或业务范围内使用的专门文件。分为项目文件、合同文件。a.项目文件：施工组织设计、施工方案、标准图集、内业资料、图纸等项目施工专用文件;b.合同文件：施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、物资采购合同等公司所签订的具有法律效力的文件。5.2 文件的编制与审批文件由相关部门或个人拟写，文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发（文件控制-01），需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间。5.2.1行政文件、会议文件拟写后，须经所在单位相关负责人核稿、单位领导审批（或会签）签发。5.2.2管理手册由公司科技发展中心组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准。5.2.3程序文件由相关职能部门负责编写，科技发展中心汇总，管理者代表批准。5.2.4支持性文件由相关职能部门负责编写，部门负责人审核，主管领导批准。5.2.5项目文件中的施工组织设计、专项施工方案的编制、审批具体执行《生产与服务提供控制程序》；合同文件的签订执行《中华人民共和国合同法》。5.3文件的收发与登记5.3.1编号:文件签发后，由所在单位资料员进行编号，按《文件编号管理规定》执行。5.3.2用印:按《印章管理规定》执行。5.3.3收文：凡进入本单位的文件均应由资料员填写收文登记表。5.3.4发放:各职能部门/单位资料员根据批准的发放范围进行分发。a.管理手册、程序文件及支持性文件由公司经理办公室发放;b.施工图纸发放：项目部依据合同规定向业主领取，由资料员登记、标识并经项目经理批准后发至有关部门及人员;c. 设计变更单发放：由项目部将变更单负责发至有关部门及人员;d. 标准图集：由项目部资料员登记、标识后发给有关人员;e.有关法律、法规、行业标准、验收规范等外来文件由公司、项目部根据《文件编号管理规定》执行，编号后发至相关部门及人员;f.管理手册、程序文件和支持性文件的持有人在工作调动时，应将所使用的上述文件归还原发放部门，注销登记;g.文件丢失或破损，由文件使用部门或个人拟写申请报告，经原文件发放批准人批准后，由发放部门补发。5.3.5登记:所有收发文 (除便条、介绍信、回执等)均需在相应的收发文登记簿上登记 (文件控制-09、文件控制-02)。5.3.6传阅:对所收的与管理体系有关的外来文件应先由各级办公室负责人识别并确定传阅范围，相关人员阅后在“阅文表”(文件控制-08)上签署意见，需要转发给有关部门或人员时，按5.3.4条款办理，并由经办人注明办理结果。5.4文件的更改与作废5.4.1更改:文件需要更改时，应经过评审后，填写“文件更改通知单”(文件控制-04)，经原审批人批准，并由原文件发放部门按原发放范围下发至各部门，同时作好登记。更改文件时应按“通知单”将更改内容在原文件中用钢笔（蓝黑或黑色墨水）作出明显标识。一般可采用“划改”或“换页”。如系划改，则在需要更改处直接用钢笔在原有文件上划二条直线，再在上方或下方写上更改后的文字；如系换页，则撤下原页予以销毁，换上