年度年终总结报告--如何组织一个年终总结报告.pptVIP

把你的数据与标准，目标或者其他可以接受的规范相比较 问题：有时问题并不存在 制订内部共识的目标 把你数据与发展趋势相比较： ——与去年比较我们的成绩怎么样？ ——在过去的3、5、10里我们做得怎么样？ 将5到10年间的数据列成图表。连线的总体方向是有利的还是不利的？ 5到10年间的图表是典型的 基于事件做一个比较 从1990年开始，感染率的增长变缓慢了 时间——这是你的报告最重要的部分，所以要在这部分花最多的时间 强调词——你的听众期望听到什么？用足够的强调词给他们留给深刻印象，但是强调词不能用得太多。 缩写词 ——非常好用，因为他们都很短 ——如果是强调词，参考上面 内部交流时，用缩写词比较好 缺点——外行人不懂缩写词 比较恰当的方法是先写出单词的全称，然后写出缩写词 ——Trisodiump hosphate(tsp) 这个报告的中心思想是什么？ 报告的思想如何转变为未来的行动？ 两种可能： ——我们已经做得很好了（不需要解释） ——我们做得不好，因为……，我们应当做ABC以纠正它。 概要一般是独立的一部分 统计数据部分和解释部分可以结合在一起以便报告内容的组织，而结论则放在最后。 统计数据部分和结论部分也可以放在一起，作为项目的目标等。 * Charles J.Vukotich,Jr. ——这个讲座是Allegheny郡卫生部、伯利恒卫生局和伊丽莎白市健康与人类服务部制作的一系列报告中的一个 ——这个项目的组织者是东北地区公共卫生学院2000级的学生。需要更多信息，请联系：dcw01@health.state.ny.us * * 如果需要地方卫生部年度报告的范本，请联系： Allegheny郡卫生部 G. Cole 15213 * 1997年，传染病控制工程实现了它作为一个系统范围整合工程的目标。在医院传染病控制理事会和它的主席的指导下，对传染控制工程行动的回顾和护理调查结果的报告正在进行中。这个传染病控制工程主要是围绕着非医院传染的调查、传染病控制实践的监控、传染病预防和控制的定向和持续教育和部门间咨询和新项目等方面进行的。 * 医院传染病控制工程正在传染病控制理事会的指导下系统而完整地进行着。这个工程包括：医院传染病调查，定向和持续性教育，传染病控制实践的监控，专家参与和专业咨询。 * 越是技术性和正式性的报告，统计数据的应用就应当越多，这样可以发展你合理分析的能力。 * 概率必须用该学科的标准术语来描述。发病率一般用例/100000人来表示。妇产科和出生情况通常用每100个成活的婴儿。 如果你没有标准术语，那么，注意在你的报告中始终贯彻你所使用的表示方式。 * 免疫计划或者其他医学上认可的协议和实践也可以作为比较标准的基础。 * 也许你在过去的某一点作了改变。观察在改变的点前后的数据，如果可能的话，观察改变点前后3，5，10年的累积数据。如果在改变点后只有一到两年的数据，则观察改变点前3年和后1到2年的数据。改变之后的数据是否比改变之前的数据好？ * 图表有利于在事后观察其趋势或者改变。在上面的例子中，在1990年前后，年度数据均呈一条直线。将两条直线进行对比知道，感染率的增长在减缓。 * 如果这个缩写词容易引起歧义，则最好别用。 学习目标： ——学习什么是年度报告 ——知道听众的概念以及它对年度报告写作的影响 ——知道阐述数据的基本概念 ——懂得清晰的字迹的重要 行为目标 ——知道如何组织一个年度报告 ——知道如何从一个年度报告中选择数据 ——知道一些基本的分析方法来解释你的报告中的数据的意义 ——知道如何写一个年度报告 年度报告是你一年内你的工作的快照 年度报告可以包含对过去工作的分析以及来年的改进方法 你的老板 大众 外界官员 听众决定了报告的内容和风格 技术性报告 公共关系性的报告 给上级留下深刻印象 “为什么写这个报告”决定了报告了风格和内容。如果是面向公众，则需要更多的陈述。如果是技术性报告则需要更多的分析。 这个报告的篇幅应该是多大？ 这个报告应该是多详细？ 我制作这个报告的预算是什么？ 细节从一开始就限制了报告的范围 你知道如何写吗？ 你数据分析的技术怎么样？ 知道你的弱项。 如果遇到困难，你可以寻求外界的协助，参加培训课程或者让其他人来对你的工作进行评价。 简单的声明性语句 绝对不要用修饰语作为一个句子的开始 ——不要说“因为工作人员的流失，产量降低了”，而要说“产量降低是由于工作人员的流失” 在详细的数据分析和细节的写作上多花时间。 尽量简单 标明页数 如果你写得非常混乱，你最好寻求专业人士的帮助 不要把好的版式与好的报告混为一谈 要避免： ——把文字放在页面的边缘 ——奇怪的图表（除非是用LOTUS或者EXCEL做的优秀的图表） ——没有加入内容的图表 数字和表格： —