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广州卡尼博服饰设计有限公司 行政管理文件控制程序 目的 使公司行政管理文件和红头文件在编制、审批、发放、修改、保管方面规范运作。 适用范围 本规定适用于行政管理文件和行政红头文件的控是公司行政管理文件的归口管理部门，负责所有行政管理文件的初审、送批、编号及发放范围的审批。 是公司行政红头文件的归口管理部门，负责所有红头文件的初审、送批和编号。 各部门负责相关文件的起草、打印、发放。 分管领导负责相关文件的审核。 总经理负责所有行政文件的批准。术语 行政管理文件：公司内部的规章制度管理办法及通知。 政红头文件：对外上报的各类资料、机构设置、人事任免文件。程序 文件的起草、审批和编号。 行政管理文件的起草、审批和编号： 各相关部门负责行政管理文件的起草，需会签的还应负责将《文件会签、审批表》送会签部门会签：对已达成共识的文件送初审、编号；再负责送分管副总经理审核、送总经理批准，并对达不成共识的文件进行协调和处理。 行政红头文件的起草、审批和编号： 各相关部门负责红头文件的起草，并送初审和编号，再负责送分管领导审核，送总经理批准。 文件的发布、打印和发放 公司所有文件必须经批准后方可发布实施。 行政管理文件的打印和发放： 文件打印前，由填写《文件发放、回收记录》，以确定其发放范围和份数，原文件起草部门根据确定的发放范围和份负责办理打印、校对和装订工作。负责对装订好的文件编分发号和加盖受控标识。原文件起草部门按确定的范围和份数发放文件，完毕后将发放表送回。负责将原稿、《文件会签审批表》、《文件发放、回收记录》连同一份正式文件进行归档，年终汇后填写《文件归档登记表》交公司档案室归档保存。 公司行政红头文件由负责确认发放范围和份数，并实施文件分发编号和盖章，起草部门办理文件的打印和发放，完毕后发放表及时交总经办归档。 文件的更改 文件的更改由更改申请部门或原起草部门填写《文件更改请单》原审批人批准（当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员进行），再由归口管理部门发放《文件更改通知单》到各二级部门，各二级部门应按通知单规定的方式和内容，将原发放的每一份文件进行处置，不定期检查处置情况。 所有被更改的原文件必须由原起草部门负责回收，并交回归口管理部门，以确保有效文件的唯一性。 文件的领用 当需使用文件的人员未领到文件时，应填写《文件领用申请表》，经归口管理部门负责人审批后方可领用。 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。 文件的保存、作废与销毁 文件的保存 文件必须分类存放在干燥通风，安全的地方；各部门应填写本部门使用文件的《受控文件清单》，确保文件的清晰、易于识和和检索。 文件的作废和销毁 所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出并销毁，为某种原因需保留的任何已作废的文件，加盖“作废”印章。 各二级内部起草、发放的文件不属公司控制范围，各单位自行管理。 《文件会签、审批表》 《文件领用申请表》 《文件发放、回收记录》 《受控文件清单》 《文件更改申请单》 《文件更改通知单》 《文件归档登记表》文件发放、回收记录 起草部门 发放时间 印刷份数 发放份数 留档份数 留档部门 签收部门 签 收 人 签收份数 签收时间 受控文件清单文件更改申请单文件更改通知单文件归档登记表 广州卡尼博服饰设计有限公司 GUANGZHOU.KANIBO.FASHION.DESIGN.CO.LTD 管理类 第 1 页 共 7 页