文档管理规定1.pptVIP

电脑中文档使用要求 每台电脑均统一安装了的windowsXP系统，杀毒软件，办公常用软件。 所有系统、软件存储在C盘。D盘项下分别设立办公及个人文件夹分别存储办公软件及个人下载相关软件，C盘禁止存放文档；个人及其它文件存储在E盘。 电脑出现故障，个人无法处理需要重装系统的情况下，通知行政人员做文件备份和重装系统。 电子文档制作规则 一、文件命名 正常情况下，文件名与正文题目一致 ，如正文题目不足以说明文件内容，则加后缀以补充说明 。 日期之后加设立文件之人的姓名的大写英文缩写，不添加任何标点符号。 文件名称构成—“文件名+日期+人名英文大写缩写”。 二、本人修改文件时的文件命名规则 隔天修改文件的，必须另存，非特殊情况不许改动文件名，只许改动日期； 当天修改文件的，如无原则性改动，在原文件上保存即可。如作实质性改动确需保留文本的，应另存，在日期之后加符号以示区别； 一切需对外交付的文件，均应区分过程文件与定稿文件。最后定稿的文本命名时，必须在姓名缩写之后加“定稿”二字； 定稿文件（包括样本性文件）不经合伙律师批准，不许改动。经批准改动的定稿文件，应将前一文件变为过程文件，后一文件按定稿文件的命名规则命名。 三、他人修改文件时的文件命名规则 律所内部互作文件修改的，不变更文件名称，修改日期按规定作相应调整； 交合伙人修改的文件，需要以示区别的，在文件设立人姓名缩写之后加“熊改”、“韩改”等字样。 样本文件的使用和修改 样本文件的设立、修改、定稿及定稿后的变更必须报合伙律师批准 ； 样本文件在命名时须在人名英文缩写后加“样本”二字，其他命名规则与文件命名规则一直； 使用样本制作文件时，必须另存，严禁在原稿上直接操作。 出差或外出工作时修改及新建文件的命名规则 出差或外出时，在携带的工作电脑中设立“出差文件”夹，下设“原本文件”和“新建及修改文件”。原本文件夹内放入的文件应当是从各组工作文件夹中复制过来的。新建及修改文件夹中存放所有在出差及外出工作时新建或修改的文件，该文件夹中的文件名不得与原本文件夹中的文件重名； 出差或外出工作回所后，要及时将新建及修改文件夹中的文件导入奥普克工作文件夹中，导入后将出差文件夹中所有文件进行删除。 模板文件的制作及使用 模板文件是业务文件编写的参考文件，每一类型有一个模板文件。 模板文件的设立、修改、定稿及定稿后的变更必须报合伙律师批准。 利用模板制作文件时，必须另存，严禁在原稿上直接操作。 文本内段落、排版格式要求 各级编号均应采用自动方式编制，避免手动编号造成排版混乱。确需手动编号的，文件报合伙律师审核； 一级标题独立为一行的，段前、段后均空白一行； 二级标题独立为一行的，段前空白一行，段后不留空白； 三级标题（以下）各段原则上不留空行； 无正文标题的文章，自然段间的空行可根据文章具体情况作适当掌握。 文本内制表格式要求 除需有特殊计算要求的统计类表格，一般文章内表格应用Word表格制作； 表格文字为12号字，1.5倍行距，正文为宋体，标题为黑体； 表格内线选用单线0.5磅，表格外框线及标题行下线可选用单线0.75磅或1磅； 表格内标题在单元格内居中，表格内正文根据文字性质选用单元格内居中或居左。 文本页面设置格式要求 正常文本页面设置要求为：左右边距3厘米，上下边距2.5厘米，页眉页角设置为基本值； 需要正式装订的文件，页面设置调整为：左边距3厘米，右边距2.8厘米，上下边距2.5厘米，左侧加0.5厘米装订线，页眉页角设置为基本值。 文本内文字部分的格式要求 文章正文部分格式要求选用12号字，宋体，行距为1.5倍； 文章标题部分格式要求选用16号字，黑体，根据标题字数调整字符间距，原则上在0.5磅至2磅之间； 文章的一级标题选用黑体，二级以下（包括二级）标题选用宋体。非特殊情况不选用加黑方式； 页眉页脚的文字部分选用10号字，黑体，如页眉字数较多，选用9号字； 序号后的标点符号一律选用“．”，带括号的三级以下标题序号后一律不加符号； 文章落款部分格式要求选用12号字，黑体。日期写明“年 月 日”。 交付文件的页眉脚格式要求 在草拟阶段应在word中的“视图”命令中选择“页眉页脚”，在“页眉页脚”中的“插入自动图文集”选择“日期”置于“页眉”的右侧，选择“页眉页脚”中的“插入自动图文集”选择“文件名、路径”置于“页脚”的左侧，在“页眉页脚”中的“插入自动图文集”选择“页码”“页数”置于“页脚”中间； 文件转换为正式提交文件后应去除页脚中的“文件名、路径”以及“页眉”中的“日期”。 欢迎成为本所一员 * 文档管理规定 *